财务制度用印流程

PAGE财务制度用印流程一、总则1.目的本财务制度用印流程旨在规范公司财务文件及相关资料的用印行为，确保用印过程的合法性、准确性和规范性，维护公司财务信息安全，保障公司的合法权益。2.适用范围本流程适用于公司内部涉及财务制度、财务报表、财务合同、财务审批文件等各类财务相关文件及资料的用印管理。3.基本原则严格遵守国家法律法规及公司各项规章制度，确保用印行为合法合规。明确用印责任，实行专人负责、分级审批制度，保证用印文件的真实性、准确性和完整性。加强用印过程的监督与管理，提高工作效率，确保用印工作有序进行。二、用印范围1.财务制度文件包括但不限于公司财务管理制度、财务核算制度、财务预算制度、财务内部控制制度等正式发布的制度文件。2.财务报表月度、季度、年度财务报表，以及经审计后的财务报告等。3.财务合同与供应商签订的采购合同、与客户签订的销售合同中涉及财务条款的部分，以及其他各类财务相关合同，如借款合同、担保合同等。4.财务审批文件费用报销单、资金支付审批表、财务事项审批报告等经过各级审批的文件。5.其他财务相关资料如财务分析报告、财务审计工作底稿、财务档案整理清单等与财务工作直接相关的资料。三、用印流程1.申请用印申请人应填写《财务制度用印申请表》（以下简称“申请表”），详细注明用印文件的名称、编号、用途、用印份数、预计用印日期等信息。对于财务合同类用印申请，申请人还需附上合同文本及相关审批文件，确保合同内容符合公司财务政策和法律法规要求。申请表应由用印文件的起草人或负责人签字，并按照公司内部审批流程完成相应的审批手续。2.审核部门负责人对用印申请进行初审，重点审核用印文件的内容是否符合本部门工作要求，是否与公司财务制度及相关规定相符，审批手续是否齐全。财务部门负责人对用印申请进行复审，从财务专业角度审核文件内容的准确性、合规性，确保用印文件不会给公司带来财务风险。对于涉及重大财务事项或金额较大的用印申请，还需提交公司分管领导进行终审，以确保决策的科学性和准确性。3.用印登记经审核通过的用印申请，由专人负责在《财务制度用印登记簿》上进行详细登记。登记内容包括用印日期、用印申请人、用印文件名称、编号、用途、用印份数、审批情况等信息。用印登记簿应妥善保管，以备查阅和审计。4.用印用印人员应严格按照审批后的申请表内容进行用印操作，确保用印位置准确、清晰，不遗漏、不重复。对于财务合同类文件，应在用印后加盖骑缝章，以保证合同的完整性和真实性。用印过程中，如发现用印文件存在内容错误、审批手续不全等问题，应立即停止用印，并及时通知申请人进行更正或补充手续。5.文件发放与存档用印完成后，用印人员应及时将用印文件发放给申请人，并要求申请人在《文件发放签收表》上签字确认。同时，用印人员应将用印申请表、用印文件复印件等相关资料整理归档，按照公司财务档案管理制度进行妥善保管。四、用印审批权限1.财务制度文件用印公司统一制定的财务制度文件，由财务部门负责人审核后，报公司分管领导批准用印。各部门根据公司财务制度制定的具体实施细则或补充规定，经本部门负责人审核、财务部门复审后，报公司分管领导批准用印。2.财务报表用印月度、季度财务报表，经财务部门负责人审核后，加盖公司财务专用章。年度财务报表及经审计后的财务报告，在加盖公司财务专用章后，还需报公司法定代表人签字确认。3.财务合同用印合同金额在[X]万元以下的财务合同，由业务部门负责人审核、财务部门复审后，报公司分管领导批准用印。合同金额在[X]万元以上（含[X]万元）的财务合同，除上述审批流程外，还需提交公司总经理办公会审议通过后，方可用印。4.财务审批文件用印一般费用报销单、资金支付审批表等常规财务审批文件，经财务部门负责人审核后，加盖公司财务专用章。涉及重大财务决策或特殊事项的财务审批文件，需报公司分管领导或总经理批准用印。五、用印管理要求1.印章保管公司财务专用章由财务部门指定专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章保管制度。印章应存放于安全可靠的保险柜或专用印章保管箱内，实行双人保管制度，确保印章的安全。印章保管人员不得擅自将印章交予他人使用，如因特殊情况需要委托他人代用印时，必须经过严格的审批手续，并在现场监督用印过程。2.印章使用监督财务部门应定期对印章使用情况进行检查，确保用印行为符合规定流程和审批权限。公司内部审计部门有权对财务制度用印流程进行审计监督，如发现违规用印行为，应及时责令整改，并追究相关人员的责任。对于涉及重大财务事项的用印文件，应进行专项监督检查，确保文件的真实性、合法性和完整性。3.印章维护与更换印章保管人员应定期对印章进行检查，如发现印章磨损、损坏或字迹不清等情况，应及时报告财务部门负责人，并申请更换印章。印章的更换应按照公司相关规定进行审批和备案，确保新印章的启用符合规定程序。旧印章应及时收回，并按照公司印章销毁制度进行妥善处理，防止印章流失和滥用。六、违规处理1.对于未经审批擅自用印的行为，一经发现，将视情节轻重给予相关责任人警告、罚款、降职等处分，并责令其承担由此给公司造成的全部损失。2.对于在审核过程中把关不严，导致不符合规定的文件用印的审核人员，将给予批评教育，并视情节轻重追究相应责任。3.对于因保管不善导致印章丢失、被盗用或滥用的印章保管人员，将依法追究其法律责任，并要求其承担相应的经济赔偿责任。4.对于违反财务制度用印流程，给公司造成经济损失或不良影响的其他相关人员，公司将根据情节轻重，给予严肃处理，直至解除劳动合同，