供应商与财务制度

PAGE供应商与财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司与供应商之间的财务往来，确保公司采购活动的顺利进行，保障公司资金安全，维护公司与供应商的良好合作关系，促进公司可持续发展。2.适用范围本制度适用于公司所有涉及供应商采购业务的部门及相关人员，包括但不限于采购部门、财务部门、仓储部门等。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保公司与供应商的财务活动合法合规。准确性原则：财务数据记录准确、完整，确保公司与供应商之间的账目清晰、可追溯。及时性原则：及时处理与供应商的财务往来事项，确保各项财务信息及时传递，避免延误影响合作。风险防控原则：加强对供应商财务风险的评估与防控，保障公司资金安全，降低潜在财务损失。二、供应商选择与评估1.供应商选择标准资质信誉：供应商应具备合法有效的营业执照、税务登记证等相关资质证书，信誉良好，无不良经营记录。产品质量：提供的产品或服务应符合国家相关标准及公司要求，具备良好的质量稳定性。价格合理：在保证产品质量的前提下，价格具有市场竞争力，符合公司成本控制目标。供应能力：具备足够的生产能力或服务能力，能够按时、按量满足公司采购需求。财务状况：财务状况良好，具备一定的资金实力和偿债能力，无重大财务风险。2.供应商评估流程初步筛选：采购部门根据公司采购需求，收集潜在供应商信息，进行初步筛选，确定符合基本条件的供应商名单。实地考察：对初步筛选的供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、供应能力等情况，形成考察报告。资质审核：财务部门对供应商的财务状况进行审核，包括查看财务报表、信用记录等，评估其财务风险。综合评估：采购部门、财务部门等相关部门共同对供应商进行综合评估，根据评估结果确定合格供应商名单，并建立供应商档案。3.供应商动态管理定期评估：每年对供应商进行定期评估，根据评估结果调整供应商等级，对于不符合要求的供应商及时淘汰。实时监控：建立供应商实时监控机制，及时掌握供应商的生产经营状况、产品质量、交货期等情况，发现问题及时沟通解决。供应商激励与约束：对表现优秀的供应商给予适当的激励措施，如增加采购份额、优先付款等；对违反合作协议的供应商进行约束，如扣除货款、暂停合作等。三、采购合同管理1.合同签订流程合同起草：采购部门根据采购需求与供应商协商起草采购合同，明确双方的权利义务、产品规格、数量、价格、交货期、付款方式等条款。合同审核：采购合同初稿完成后，提交财务部门、法务部门等相关部门进行审核，重点审核合同条款的合法性、准确性、完整性以及财务风险等。合同签订：经审核通过的采购合同，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订正式合同，并加盖公司公章。2.合同执行跟踪采购部门负责：采购部门应及时跟踪采购合同的执行情况，确保供应商按时、按量、按质交货。如发现问题，及时与供应商沟通协调解决，并将相关情况反馈给财务部门。财务部门监督：财务部门根据采购合同约定的付款方式和时间节点，监督采购款项的支付情况，确保公司资金支付符合合同规定。3.合同变更与解除变更申请：如因市场变化、产品需求调整等原因需要变更采购合同条款，采购部门应及时向供应商提出变更申请，并经双方协商一致后签订变更协议。解除程序：如因不可抗力或其他原因需要解除采购合同，采购部门应按照合同约定及相关法律法规规定的程序办理解除手续，并及时通知财务部门进行相应的账务处理。四、采购付款管理1.付款审批流程采购申请：采购部门根据采购需求填写采购申请单，注明采购项目、供应商名称、采购金额、付款方式等信息。部门审核：采购申请单经采购部门负责人审核签字后，提交财务部门进行财务审核。财务审核：财务部门审核采购申请单的真实性、合理性、合规性以及资金预算情况，审核通过后提交公司领导审批。领导审批：公司领导根据公司资金状况、采购需求等情况对采购申请进行审批，审批通过后确定付款金额和付款时间。付款执行：财务部门根据领导审批意见，按照采购合同约定的付款方式和时间节点进行付款操作。2.付款方式选择预付款：对于金额较大、生产周期较长的采购项目，可根据合同约定支付一定比例的预付款，但需严格控制预付款比例，确保公司资金安全。货到付款：货到验收合格后支付货款，适用于采购风险较低、交货期较短的采购项目。分期付款：根据采购合同约定，分阶段支付货款，如按交货进度、验收进度等支付，以保障公司利益和供应商按时履行合同义务。3.付款风险防控加强审核：财务部门在付款前应严格审核采购合同、发票、验收单等相关凭证，确保付款依据充分、合规。资金预算管理：合理安排资金预算，避免因资金不足导致逾期付款或影响公司正常运营。建立供应商信用档案：根据供应商的付款记录、信用状况等建立信用档案，对信用不良的供应商采取相应的风险防控措施，如减少预付款比例、加强货款催收等。五、发票管理1.发票开具要求供应商应按规定开具发票：供应商应在销售货物或提供服务后，按照国家税收法律法规规定及时开具合法有效的发票，发票内容应与采购合同一致，包括货物或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等。发票类型：根据采购项目及公司财务核算要求，确定发票类型，如增值税专用发票、增值税普通发票等。2.发票审核与认证财务部门审核：财务部门收到供应商开具的发票后，应及时进行审核，重点审核发票的真实性、合法性、完整性，包括发票的格式、印章、内容等是否符合规定。发票认证：对于增值税专用发票，财务部门应在规定时间内进行认证，确保发票能够正常抵扣进项税额。3.发票保管与归档妥善保管：财务部门应妥善保管供应商开具的发票，按照发票号码顺序进行整理存放，防止发票丢失、损毁。归档管理：建立发票档案管理制度，将发票及相关凭证按照年度、月份等进行分类归档，便于查询和核对。六、财务核算与对账1.财务核算原则按照会计准则：公司财务部门应按照国家会计准则及相关财务制度的规定，对与供应商的财务往来进行准确核算，确保财务报表真实、准确、完整。明细核算：对每一笔与供应商的采购业务进行明细核算，记录采购日期、供应商名称、采购项目、金额、付款情况等详细信息，便于查询和核对。2.对账流程定期对账：财务部门每月定期与供应商进行对账，核对双方的账目记录是否一致，包括采购金额、付款金额、发票金额等。对账方式：对账方式可采用函证、电子邮件、电话沟通等方式进行，确保对账信息准确传递。差异处理：如发现双方账目存在差异，应及时查明原因，进行调整处理。对于因发票开具、付款时间等原因导致的差异，应及时与供应商沟通解决，并做好记录。3.财务报表编制与分析报表编制：财务部门根据与供应商的财务往来核算结果，编制相关财务报表，如应付账款明细表、采购成本分析表等，为公司管理层提供决策依据。财务分析：定期对与供应商的财务往来情况进行分析，包括采购金额、付款情况、成本变动等，评估公司采购业务的财务状况和经营效益，发现问题及时提出改进措施。七、财务风险管理1.供应商信用风险风险评估：建立供应商信用风险评估体系，定期对供应商的信用状况进行评估，包括信用等级、财务状况、经营稳定性等方面，及时发现潜在的信用风险。风险预警：设定供应商信用风险预警指标，如逾期账款比例、信用评级下降等，当出现预警信号时，及时采取相应的风险防控措施，如暂停采购、加强货款催收等。2.资金支付风险资金预算管理：加强公司资金预算管理工作，合理安排资金，确保有足够的资金支付供应商货款，避免因资金短缺导致逾期付款或违约行为。付款审批控制：严格执行付款审批流程，加强对付款环节的审核和监督，防止不合理或违规的资金支付。3.合同风险合同条款审核：在签订采购合同前，加强对合同条款的审核，特别是关于付款方式、违约责任、争议解决等条款，确保合同条款合法合规、明确清晰，降低合同风险。合同执行监督：加强对采购合同执行情况的监督，及时发现合同执行过程中的问题，如供应商违约、合同变更等，按照合同约定及时采取措施维护公司权益。八、监督与检查1.内部审计监督定期审计：公司内部审计部门定期对与供应商的财务往来情况进行审计，检查财务制度的执行情况、采购合同的签订与执行情况、付款审批流程的合规性等，发现问题及时提出整改意见。专项审计：根据公司经营管理需要，对特定采购项目或供应商进行专项审计，深入调查财务往来中的疑点和问题，保障公司资金安全和采购业务的规范运作。2.财务部门自查日常自查：财务部门定期对与供应商的财务账目进行自查，核对账目记录、发票管理、付款情况等是否符合财务制度规定，及时发现并纠正存在的问题。定期总结：财务部门定期总结与供应商财务往来管理工作中的经验教训，针对存在的问题提出改进措施和建议，不断完善财务管理制度。3.违规处理对于违反财务制度：如发现公司员工在与供应商财务往来过程中存在违反财务制度、法律法规等行为，将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等，并追究相关人员的法律责任。对供应商违规：如供应商存在违反采购合同约定、提供虚假发票等违规行为，公司将按照合