小公司报销财务制度

PAGE小公司报销财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范小公司的报销流程，确保公司财务支出的合理性、合法性和透明度，保障公司和员工的利益，促进公司的健康发展。2.适用范围本制度适用于公司全体员工在执行公司业务过程中发生的费用报销。3.基本原则真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够证明经济业务的实际发生。合理性原则：报销费用应符合公司的业务需求和相关规定，不得超出合理范围。及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。审批原则：所有报销均需按照规定的审批流程进行审批，未经审批的报销不予支付。二、报销范围1.差旅费员工因公务需要出差，包括国内出差和国外出差，所发生的交通、住宿、餐饮等费用。出差补贴按照公司规定的标准执行，具体标准根据地区差异和出差时间长短确定。2.业务招待费公司为开展业务活动，招待客户、合作伙伴等所发生的餐饮、住宿、礼品等费用。业务招待费应严格控制，遵循必要性、合理性和合规性原则，不得用于与业务无关的支出。3.办公用品费公司日常办公所需的文具、纸张、墨盒、硒鼓、文件夹等办公用品费用。办公用品应按照公司的采购流程进行采购，由专人负责管理和发放。4.通讯费员工因工作需要使用手机、固定电话等通讯工具所发生的费用。通讯费报销标准根据员工的职位和工作需要确定，具体标准由公司另行制定。5.运输费公司因业务需要运输货物、设备等所发生的运输费用。运输费报销应提供合法有效的运输发票，并注明运输货物的名称、数量、起运地、目的地等信息。6.培训费员工参加与工作相关的培训课程、研讨会、讲座等所发生的培训费用。培训费用报销应提供培训通知、培训发票、培训证书等相关证明材料。7.会议费公司召开会议所发生的场地租赁、餐饮、住宿、会议资料等费用。会议费报销应提供会议通知、会议议程、参会人员名单、会议发票等相关证明材料。8.其他费用除上述费用外，员工因工作需要发生的其他合理费用，如邮寄费、快递费、水电费等。其他费用报销应提供合法有效的发票或收据，并注明费用的用途和金额。三、报销流程1.填写报销单员工应根据实际发生的费用，按照报销单的格式要求填写报销内容，包括费用日期、费用项目、金额、发票号码等。报销单应使用黑色或蓝色中性笔填写，字迹清晰、工整，不得涂改。2.粘贴报销凭证将与报销费用相关的发票、收据、车票、机票等报销凭证整齐地粘贴在报销单背面，粘贴顺序应与报销单上的费用项目顺序一致。报销凭证应真实、合法、有效，发票应加盖发票专用章，收据应加盖财务专用章或发票专用章。3.部门负责人审批员工将填写完整并粘贴好报销凭证的报销单提交给所在部门负责人进行审批。部门负责人应根据公司的业务情况和相关规定，对报销费用的真实性、合理性进行审核，签署审批意见。4.财务审核部门负责人审批通过后，报销单提交给财务部门进行审核。财务人员应根据财务制度和相关法律法规，对报销凭证的真实性、合法性、有效性以及报销金额的准确性进行审核，签署审核意见。5.总经理审批财务审核通过后，报销单提交给总经理进行审批。总经理应根据公司的财务状况和业务需求，对报销费用进行最终审批，签署审批意见。6.报销支付总经理审批通过后，财务部门根据报销金额和公司的支付方式，将报销款项支付给员工。支付方式可以选择银行转账、现金支付等，具体支付方式由公司根据实际情况确定。四、报销标准1.差旅费报销标准交通费用飞机票：经济舱实报实销，特殊情况需乘坐头等舱或商务舱的，需提前经总经理批准。火车票：根据出差实际需要乘坐的车次和座位类型报销，软卧需经总经理批准。长途汽车票：按照实际票价报销。市内交通费：根据出差地区的实际情况，按照规定的标准报销，具体标准由公司另行制定。住宿费用一线城市：[X]元/天。二线城市：[X]元/天。三线及以下城市：[X]元/天。两人及以上同行出差，原则上应合住标准间，如需单独住宿，需经总经理批准，并按照实际发生费用报销。餐饮补贴一线城市：[X]元/天。二线城市：[X]元/天。三线及以下城市：[X]元/天。餐饮补贴已包含在出差补贴中，不再另行报销餐饮费用。2.业务招待费报销标准业务招待费应根据业务实际需要合理安排，不得铺张浪费。单次业务招待费超过[X]元的，需提前经总经理批准。业务招待费报销应提供详细的招待事由、招待对象、招待时间等信息。3.办公用品费报销标准办公用品应按照公司的采购流程进行采购，原则上不得自行购买。办公用品的报销应提供购买清单和发票，发票上应注明办公用品的名称、规格、数量、单价等信息。4.通讯费报销标准员工通讯费报销标准根据职位和工作需要确定，具体标准如下：高层管理人员：[X]元/月。中层管理人员：[X]元/月。基层员工：[X]元/月。通讯费报销应提供通讯费发票，发票上应注明手机号码、费用所属期间等信息。5.运输费报销标准运输费应根据实际发生的费用报销，报销时应提供合法有效的运输发票，并注明运输货物的名称、数量、起运地、目的地等信息。运输费的报销标准按照公司与运输公司签订的合同执行。6.培训费报销标准员工参加与工作相关的培训课程、研讨会、讲座等所发生的培训费用，应按照公司的培训计划和相关规定进行报销。培训费用报销应提供培训通知、培训发票、培训证书等相关证明材料。培训费用的报销标准根据培训内容和培训级别确定，具体标准由公司另行制定。7.会议费报销标准公司召开会议所发生的场地租赁、餐饮、住宿、会议资料等费用，应按照公司的会议预算和相关规定进行报销。会议费报销应提供会议通知、会议议程、参会人员名单、会议发票等相关证明材料。会议费的报销标准根据会议规模和会议地点确定，具体标准由公司另行制定。8.其他费用报销标准其他费用应根据实际发生的费用报销，报销时应提供合法有效的发票或收据，并注明费用的用途和金额。其他费用的报销标准按照公司的相关规定执行。五、报销凭证要求1.发票发票必须是由税务机关统一印制的正规发票，发票上应加盖发票专用章。发票的内容应真实、完整，包括发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额等信息。发票的开具应符合国家税收法律法规的规定，不得开具虚假发票或与实际业务不符的发票。2.收据收据必须是由财政部门统一印制的正规收据，收据上应加盖财务专用章或发票专用章。收据的内容应真实、完整，包括收据号码、开票日期、收款方名称、付款方名称服务内容、金额等信息。收据的开具应符合国家财政法律法规的规定，不得开具虚假收据或与实际业务不符的收据。3.车票、机票车票、机票应是由交通运输部门或航空公司出具的正规票据，票据上应加盖财务专用章或发票专用章。车票、机票的内容应真实、完整，包括票据号码、开票日期、出发地、目的地、票价等信息。车票、机票的开具应符合国家交通运输法律法规的规定，不得开具虚假票据或与实际业务不符的票据。4.其他凭证除发票、收据、车票、机票外，其他报销凭证应是由相关部门或单位出具的正规凭证，凭证上应加盖出具单位的公章或财务专用章。其他报销凭证的内容应真实、完整，包括凭证号码、开票日期、出具单位名称、服务内容、金额等信息。其他报销凭证的开具应符合国家相关法律法规的规定，不得开具虚假凭证或与实际业务不符的凭证。六、报销时间规定1.员工应在费用发生后[X]个工作日内办理报销手续，将填写完整并粘贴好报销凭证的报销单提交给所在部门负责人进行审批。2.部门负责人应在收到报销单后的[X]个工作日内完成审批，并将审批通过的报销单提交给财务部门进行审核。3.财务部门应在收到报销单后的[X]个工作日内完成审核，并将审核通过的报销单提交给总经理进行审批。4.总经理应在收到报销单后的[X]个工作日内完成审批，并将审批结果通知财务部门。5.财务部门应在收到总经理审批通过的报销单后的[X]个工作日内，将报销款项支付给员工。七、特殊情况处理1.因特殊原因未能及时取得报销凭证的，员工应在费用发生后及时向财务部门说明情况，并在取得报销凭证后的[X]个工作日内办理报销手续。2.对于确实无法取得发票的费用支出，如小额办公用品采购、市内交通费等，员工应提供相关的收据或其他证明材料，并经部门负责人和财务部门审核后，按照公司的相关规定进行报销。3.对于超过报销标准的费用支出，员工应提前向总经理申请，经总经理批准后，方可按照实际发生的费用进行报销。4.对于不符合报销范围或报销规定的费用支出，财务部门有权拒绝报销，并向员工说明原因。八、监督与检查1.公司财务部门应定期对报销情况进行检查，确保报销流程的规范执行和报销费用的合理性、合法性。2