小企业财务制度及报销流程

PAGE_小企业财务制度及报销流程一、总则（一）目的为加强本公司财务管理，规范财务行为，确保公司财务工作的正常有序进行，保障公司和员工的合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本财务制度及报销流程。（二）适用范围本制度适用于本公司全体员工。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和财务规章制度。2.规范性原则：各项财务活动和报销流程应规范、有序。3.准确性原则：财务数据和报销信息应准确无误。4.效益性原则：合理配置资源，提高资金使用效益。二、财务机构与人员设置（一）财务部门职责1.负责公司财务管理和会计核算工作。2.编制财务预算、决算，定期进行财务分析。3.负责资金筹集、使用和管理，确保资金安全。4.审核各项费用报销，控制成本支出。5.负责税务申报与缴纳，合理税务筹划。6.保管财务档案，定期进行归档整理。（二）财务人员岗位职责1.财务经理全面负责财务部门工作，制定财务工作计划和目标。组织财务核算，审核财务报表，确保财务数据准确。负责资金管理，合理安排资金，防范资金风险。根据公司战略，参与制定财务预算和成本控制方案。协调与税务、银行等相关部门的关系。对财务人员进行培训、考核和监督。2.会计按照国家会计准则和公司财务制度，进行会计核算。编制记账凭证，登记账簿，定期结账和对账。负责财务报表的编制和报送。协助财务经理进行财务分析。负责财务档案的整理和保管。3.出纳办理现金收付和银行结算业务。根据审核后的报销凭证支付款项。登记现金日记账和银行存款日记账。保管库存现金、有价证券和空白支票。定期盘点现金，编制现金盘点表。三、财务管理制度（一）预算管理制度1.公司实行全面预算管理，包括年度预算、季度预算和月度预算。2.预算编制应遵循“上下结合、分级编制、逐级汇总”的原则，由各部门根据公司战略目标和经营计划编制本部门预算，经财务部门审核后报公司管理层审批。3.在预算执行过程中，各部门应严格按照预算控制各项费用支出，财务部门定期对预算执行情况进行监控和分析，及时发现问题并提出改进措施。4.预算调整应严格按照规定程序进行，由提出调整申请的部门说明调整原因和调整金额，经财务部门审核后报公司管理层审批。（二）收入管理制度1.公司收入包括主营业务收入、其他业务收入等。2.业务部门应按照合同约定及时收取款项，确保收入的及时足额入账。3.财务部门应加强对收入的核算和管理，定期核对收入数据，确保收入的真实性和准确性。4.对于应收账款，财务部门应定期进行账龄分析，督促业务部门及时催收，防范坏账风险。（三）成本费用管理制度1.成本费用是指公司在经营过程中发生的各项耗费，包括生产成本、销售费用、管理费用、财务费用等。2.各部门应严格控制成本费用支出，制定合理的费用标准和审批流程。3.费用报销应按照本制度规定的报销流程进行，经审核批准后方可报销。4.财务部门应定期对成本费用进行分析，查找成本费用控制的关键点，提出降低成本费用的措施和建议。（四）资产管理制度1.公司资产包括流动资产（如货币资金、应收账款、存货等）和非流动资产（如固定资产、无形资产等）以及其他资产。2.固定资产的购置、折旧、处置等应按照国家相关规定和公司财务制度执行。财务部门应建立固定资产台账，定期进行清查盘点，确保固定资产账实相符。3.无形资产应按照规定进行摊销，财务部门应加强对无形资产的管理，保护公司的知识产权。4.其他资产（如长期待摊费用等）应按照规定进行核算和管理，确保资产的合理使用和摊销。（五）税务管理制度1.公司应依法纳税，按照国家税收法律法规的规定及时申报和缴纳各项税款。2.财务部门应加强税务管理，熟悉税收政策，合理进行税务筹划，降低税务风险。3.税务申报应准确、及时，申报数据应与财务核算数据一致。财务部门应定期对税务申报情况进行核对和检查。4.对于税务事项的处理，应严格按照规定程序进行，重大税务事项应及时向公司管理层报告。四、报销流程（一）报销准备1.员工在发生费用支出后，应及时取得合法有效的报销凭证，报销凭证应包括发票、收据、清单等，并符合国家法律法规和公司财务制度的规定。2.报销凭证应注明费用发生的日期、内容、金额、付款方式等信息，并由经办人签字确认。3.对于涉及多个部门或多个项目的费用，应分别填写报销凭证，并注明分摊情况。（二）报销审批1.员工将填写完整的报销凭证提交给所在部门负责人进行初审，部门负责人应审核费用的真实性、合理性和必要性，并签字确认。2.部门负责人初审通过后，将报销凭证提交给财务部门进行审核，财务部门应审核报销凭证的合法性、合规性和准确性，对不符合规定的报销凭证予以退回，并说明原因。3.财务审核通过后，报销凭证提交给公司管理层进行审批，公司管理层根据公司财务状况和相关规定进行审批。4.对于金额较大的报销项目，应实行集体审批制度，由公司管理层组织相关人员进行讨论和审批。（三）报销支付1.经审批通过的报销凭证，由出纳根据报销金额和付款方式进行支付。2.对于现金支付的报销项目，出纳应在报销凭证上加盖“现金付讫”章，并将现金支付给报销人。3.对于银行转账支付的报销项目，出纳应按照报销人提供的银行账号信息进行转账，并在报销凭证上加盖“银行付讫”章。4.报销支付完成后，出纳应及时登记日记账，并将报销凭证交会计进行账务处理。（四）报销期限1.员工应在费用发生后[X]个工作日内提交报销申请，逾期未提交的，财务部门有权拒绝报销。2.对于特殊情况需要延期报销的，应提前向财务部门说明原因，并经财务部门同意后方可延期。五、费用报销标准及规定（一）差旅费报销标准1.交通费用员工乘坐飞机、火车、轮船等交通工具应根据公司规定的级别选择相应的舱位或座位等级。乘坐飞机经济舱的，凭有效机票报销；乘坐火车软卧、高铁一等座、动车一等座的，凭有效车票报销；乘坐火车硬卧、高铁二等座、动车二等座、轮船二等舱及以下的，凭有效车票报销；乘坐长途汽车的，凭有效车票报销。在市内因公务需要乘坐出租车的，应注明事由并经部门负责人批准，凭有效发票报销。2.住宿费用员工出差应根据公司规定的级别选择相应的住宿标准。住宿费应凭正规发票报销，发票上应注明住宿日期、房间号、住宿人数等信息。两人及以上同行出差的，应根据实际情况安排住宿，原则上不得超过公司规定的住宿标准。3.餐饮补贴员工出差期间可享受餐饮补贴，补贴标准为[X]元/天。餐饮补贴应在出差结束后一次性报销，凭出差期间的餐饮发票或其他有效凭证报销。（二）业务招待费报销标准1.业务招待费应严格控制，确因业务需要发生的业务招待费，应提前向公司管理层申请，经批准后方可安排。2.业务招待费报销应凭正规发票报销，发票上应注明招待日期、招待对象、招待事由等信息。3.业务招待费报销标准为：单次招待费用在[X]元以下的，由部门负责人审批；单次招待费用在[X]元以上的，由公司管理层审批。（三）办公用品及设备采购报销规定1.办公用品及设备采购应按照公司规定的采购流程进行，由采购部门统一采购。2.采购完成后，采购人员应及时将发票、清单等报销凭证提交给财务部门进行报销。3.办公用品及设备采购报销应凭正规发票报销，发票上应注明采购日期、采购内容、采购数量、采购金额等信息。4.对于固定资产采购，应按照固定资产管理制度进行核算和管理，办理相关的验收、入账手续。（四）通讯费报销规定1.员工通讯费报销标准为[X]元/月，凭通讯费发票报销。2.通讯费发票上应注明手机号码、费用所属期间等信息。3.员工应确保通讯费发票的真实性和合法性，不得虚开发票报销通讯费。六、财务审批权限（一）一般费用审批1.单次费用在[X]元以下的，由部门负责人审批。2.单次费用在[X]元以上至[X]元的，由部门负责人初审后，报财务经理审核，再由公司管理层审批。3.单次费用在[X]元以上的，由部门负责人初审，财务经理审核，公司管理层集体审批。（二）重大资金支出审批1.重大资金支出是指涉及金额较大、对公司财务状况和经营成果有重大影响的资金支出，如重大投资项目、大额贷款等。2.重大资金支出应经过可行性研究、风险评估等程序，由公司管理层组织相关人员进行讨论和决策。3.在决策通过后，按照公司规定的审批流程进行审批，确保资金支出的合理性和安全性。七、财务监督与检查（一）内部审计1.公司设立内部审计部门，定期对公司财务状况、经营活动和内部控制进行审计。2.内部审计人员应独立开展工作，客观公正地评价公司财务和经营管理情况，提出审计意见和建议。3.对于审计发现的问题，公司应及时整改，确保公司财务工作的规范运行。（二）财务检查1.财务部门应定