商贸公司收付款财务制度

PAGE商贸公司收付款财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范商贸公司收付款业务的财务管理，确保公司资金的安全、准确、及时收付，提高资金使用效率，防范财务风险，保障公司正常运营。2.适用范围本制度适用于[商贸公司具体名称]及其所属各部门、分公司、子公司涉及的收付款业务。3.基本原则合法性原则：收付款业务必须符合国家法律法规及相关政策要求，确保每一笔款项的收付都有合法依据。准确性原则：财务人员应准确记录每一笔收付款业务，确保金额、账目清晰无误，避免出现财务差错。及时性原则：收付款业务应及时处理，确保资金及时到账或支付，避免因延误造成不必要的损失或影响公司信誉。安全性原则：加强资金安全管理，采取必要的风险防范措施，确保公司资金不受损失。二、收款管理1.收款流程业务部门发起：业务人员在与客户签订合同或达成交易意向后，应及时将相关信息传递给财务部门，并负责跟进款项回收情况。财务审核：财务人员收到业务部门传递的收款信息后，应审核合同条款、收款金额、收款方式等内容，确保收款依据充分、准确。开具发票：根据审核无误的收款信息，财务人员及时开具发票，并按照规定进行发票的交付和管理。款项收取：业务人员负责与客户沟通收款事宜，确保款项按时足额收回。财务人员应及时核对到账情况，如发现异常应及时与业务人员沟通并查明原因。2.收款方式银行转账：鼓励客户通过银行转账方式进行付款，财务人员应及时提供公司银行账户信息，并要求客户在转账时注明款项用途、合同编号等相关信息，以便准确核对。支票：对于收取支票的情况，财务人员应认真审核支票的真实性、有效性，包括支票的出票日期、金额、收款人名称、签章等。收到支票后，应及时送存银行，并在支票背面加盖公司预留印鉴。如发现支票存在问题，应及时与客户联系更换。现金：原则上尽量避免收取现金。如因特殊情况需要收取现金，业务人员应在收款当日将现金交至财务部门，并填写现金交款单。财务人员应及时清点现金，核对金额与交款单一致后，开具收款收据。3.应收账款管理账龄分析：财务部门应定期对应收账款进行账龄分析，按照账龄长短将应收账款分为不同类别，如1个月以内、13个月、36个月、6个月以上等。通过账龄分析，及时掌握应收账款的回收情况，发现潜在风险。催款措施：对于逾期未收回的应收账款，财务部门应及时向业务部门反馈，并协助业务部门采取催款措施。催款方式包括电话催款、邮件催款、发送催款函等。对于长期拖欠款项的客户，应考虑通过法律途径解决。坏账处理：对于确实无法收回的应收账款，按照公司相关规定进行坏账处理。坏账处理需经过严格的审批程序，包括业务部门提供详细的情况说明、财务部门审核、公司管理层审批等环节。坏账处理后，应及时进行账务核销，并做好相关记录。三、付款管理1.付款流程业务部门申请：业务部门根据合同约定或业务需要，填写付款申请单，详细注明付款事由、付款金额、收款单位名称、付款方式等信息，并附上相关合同、发票、验收报告等证明文件。部门负责人审批：业务部门负责人对付款申请进行审核，确认业务的真实性、必要性以及付款金额的合理性，签署审批意见。财务审核：财务人员收到付款申请单及相关证明文件后，重点审核付款依据是否充分、付款金额是否准确、付款方式是否合规等。如发现问题，应及时与业务部门沟通并要求补充或更正相关资料。财务经理审批：财务经理对付款申请进行再次审核，确保付款业务符合公司财务制度和资金预算安排，签署审批意见。总经理审批：对于金额较大或重要的付款业务，需报总经理审批。总经理根据公司整体经营情况和资金状况，做出最终的付款决策。款项支付：经各级审批通过后，财务人员按照规定的付款方式进行款项支付。对于银行转账支付，应确保收款账户信息准确无误；对于支票支付，应严格按照支票管理规定填写支票并交付收款人。2.付款方式银行转账：优先采用银行转账方式进行付款，确保资金支付的安全性和可追溯性。财务人员应按照审批后的付款申请单，准确录入收款单位银行账户信息，办理转账手续，并及时获取银行转账回单作为付款凭证。支票：如因特殊情况需要使用支票付款，财务人员应严格按照支票管理规定填写支票，确保支票内容准确无误。支票开具后，应及时登记支票领用记录，并跟踪支票的使用情况，确保款项支付到指定收款人。现金：严格控制现金付款范围，一般情况下，除符合国家现金管理规定的小额零星支出外，不得使用现金支付。如确需现金支付，应经公司管理层特别批准，并按照现金管理规定进行操作。3.资金预算管理年度预算编制：公司应根据年度经营计划和财务状况，编制年度资金预算。资金预算应涵盖公司各项收入、支出项目，包括采购付款、人员薪酬、费用报销等。各部门应根据业务需求，在规定时间内提交本部门年度资金预算草案，由财务部门汇总审核后报公司管理层审批。月度预算执行：财务部门应根据年度资金预算，分解编制月度资金预算执行计划。各部门应严格按照月度预算执行计划控制费用支出，确保资金使用合理、合规。财务部门应定期对月度预算执行情况进行监控和分析，及时发现偏差并采取措施进行调整。预算调整：如因市场变化、业务拓展等原因需要调整资金预算，相关部门应提出书面申请，说明调整原因、调整金额及对公司财务状况的影响。经财务部门审核、公司管理层审批后，方可进行预算调整。四、票据管理1.发票管理发票开具：财务人员应按照国家税收法律法规及发票管理规定，在确认收入实现后及时开具发票。发票开具应确保内容真实、准确、完整，包括发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等。开具发票后，应加盖公司发票专用章，并做好发票开具记录。发票取得：业务部门在采购商品或接受服务时，应及时取得对方开具的合法有效发票。取得的发票应符合以下要求：发票内容与实际交易相符；发票必须加盖销售方发票专用章；发票开具日期、金额等信息应清晰可辨。业务人员应在取得发票后及时交至财务部门进行审核和入账。发票保管：财务部门应设立专门的发票保管岗位，负责发票的日常保管工作。发票应按照发票号码顺序存放，确保发票的安全、完整。定期对发票进行盘点，核对发票库存数量与系统记录是否一致。如发现发票丢失、被盗等情况，应及时报告税务机关，并按照规定进行处理。发票作废与红冲：如因开票有误、销售退回等原因需要作废或红冲发票，应按照税务机关规定的程序进行操作。作废发票应在发票各联次上加盖“作废”戳记，并全联次留存；红冲发票应取得税务机关认可的相关证明文件，并按照规定开具红字发票。2.收据管理收据开具：财务部门负责收据的统一管理和开具。收据应按照规定的格式和内容填写，包括收据号码、开票日期、收款单位名称、付款单位名称、收款事由、金额等。开具收据后，应加盖公司财务专用章，并做好收据开具记录。收据使用：收据仅限于公司内部往来款项、押金、保证金等业务的收款凭证，不得用于经营性收入的开具。业务部门在使用收据时，应按照规定的用途填写，并及时交回财务部门核销。收据保管：财务部门应妥善保管收据存根联，定期进行盘点和归档。收据存根联保存期限应符合国家法律法规及公司档案管理规定。如发现收据存根联丢失或损坏，应及时查明原因并采取相应措施进行处理。五、财务核对与监督1.账实核对现金核对：财务人员应每日对库存现金进行盘点，确保现金账面余额与实际库存金额一致。盘点时，应由财务部门负责人或其他指定人员监盘，并填写现金盘点表。如发现现金长款或短款情况，应及时查明原因并进行处理。银行存款核对：每月末，财务人员应取得银行对账单，并与银行存款日记账进行核对。核对内容包括银行存款日记账余额与银行对账单余额是否一致、未达账项是否真实合理等。对于未达账项，应编制银行存款余额调节表，确保银行存款账实相符。应收应付账款核对：定期与客户、供应商进行应收应付账款的核对工作。财务人员应根据账龄分析情况，选择重点客户和供应商进行函证，核实应收账款和应付账款的余额及明细情况。如发现差异，应及时与对方沟通并查明原因，进行相应的账务调整。2.内部审计监督定期审计：公司内部审计部门应定期对收付款业务进行审计，检查财务制度的执行情况、收付款流程的合规性、资金的安全性等。审计内容包括收款是否及时足额入账、付款是否经过审批、票据管理是否规范等。审计结束后，应出具审计报告，提出审计意见和建议。专项审计：对于重大收付款业务或存在风险隐患的业务，应开展专项审计。专项审计应深入调查业务背景、交易过程、资金流向等情况，确保业务的真实性、合法性和效益性。专项审计报告应及时提交公司管理层，为决策提供依据。六、财务人员职责1.财务经理职责负责制定和完善公司收付款财务制度，并监督制度的执行情况。审核收付款业务的相关文件和凭证，确保付款依据充分、金额准确、付款方式合规。组织编制公司资金预算，监控预算执行情况，合理安排资金，确保公司资金正常运转。定期对公司收付款业务进行财务分析，为公司管理层提供决策支持。协调与银行、税务等相关部门的关系，维护公司良好的财务形象。2.会计职责负责收付款业务的账务处理，准确记录每一笔收付款业务，确保账目清晰、准确。审核业务部门提交的收款信息和付款申请单，核对相关合同、发票等证明文件，确保业务真实、合规。开具发票、收据等票据，并按照规定进行票据的保管和使用。定期与业务部门核对应收应付账款，及时清理往来账目，确保账款相符。协助财务经理进行财务分析和资金预算编制工作。3.出纳职责负责办理现金收付、银行结算等具体收付款业务，确保款项收付准确、及时。登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结，账款相符。保管库存现金、有价证券、空