运营招采制度

PAGE运营招采制度一、总则（一）目的为规范公司运营招采工作，确保采购活动合法、合规、高效、透明，保障公司利益，提高运营效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及运营物资、服务采购及相关招标活动。包括但不限于办公用品、设备采购、工程建设、外包服务等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保招采活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，确保竞争环境公平公正。3.公开透明原则：招采流程、标准、结果等信息应公开透明，接受公司内部监督。4.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本最低化，提高公司经济效益。5.诚信原则：与供应商建立诚信合作关系，履行合同约定，维护公司信誉。二、招采组织与职责（一）招采决策机构公司设立招采领导小组，由公司高层管理人员组成。负责对重大招采项目进行决策，审议招采制度、政策及重大采购事项。（二）招采执行部门1.采购部门负责日常采购工作的组织实施，包括采购计划制定、供应商选择、采购合同签订与执行跟踪等。建立和维护供应商数据库，定期评估供应商绩效。收集市场采购信息，为公司采购决策提供参考。2.招标部门（如有）负责组织招标活动，包括编制招标文件、发布招标公告、组织开标评标等。对投标文件进行评审，确定中标候选人或中标人。协助采购部门签订招标项目合同，并监督合同执行情况。（三）其他相关部门1.需求部门根据业务需求，提出采购申请，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等。参与采购过程中的技术规格谈判、验收等工作。2.财务部门负责审核采购预算，监督采购资金使用。参与采购合同付款条款审核，确保资金支付合规。3.法务部门对招采合同进行法律审查，确保合同合法有效。处理招采过程中的法律纠纷，提供法律咨询服务。三、招采流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、预算、需求时间等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.根据采购金额大小，按照公司审批权限规定，提交相应层级领导审批。小额采购（金额在[X]元以下）由采购部门负责人审批。中等金额采购（金额在[X]元至[X]元之间）由分管领导审批。大额采购（金额在[X]元以上）由招采领导小组审批。（三）采购计划制定1.采购部门根据审批通过的采购申请，制定采购计划。采购计划应明确采购方式、采购时间安排、采购责任人等。2.对于紧急采购需求，采购部门应在确保合规的前提下，优先安排采购，同时及时向相关领导汇报。（四）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。根据采购物资或服务的要求，对供应商进行初步筛选，确定潜在供应商名单。2.供应商评估采购部门组织相关人员对潜在供应商进行评估，评估内容包括供应商资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。可以采用实地考察、问卷调查、样品测试、参考过往业绩等方式进行评估。3.供应商确定根据评估结果，采购部门选择合适的供应商，并与其进行商务洽谈，明确采购价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。对于重要采购项目，可采用招标、竞争性谈判等方式确定供应商。4.供应商管理采购部门建立供应商档案，记录供应商基本信息、评估结果、合作历史等。定期对供应商进行绩效评估，根据评估结果调整合作策略，如增加或减少采购份额、暂停合作等。（五）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商协商拟定采购合同条款，确保合同内容符合法律法规要求和公司利益。2.采购合同经法务部门审核通过后，由公司授权代表与供应商签订。3.采购合同应明确双方权利义务、采购物资或服务的规格数量、价格、交货期、质量验收标准、付款方式及违约责任等内容。（六）采购执行与验收1.采购执行采购部门按照采购合同要求，跟踪供应商交货进度，确保按时、按质、按量交货。如遇供应商交货延迟或质量问题，采购部门应及时与供应商沟通协调，要求其采取补救措施。2.验收需求部门负责组织采购物资或服务的验收工作。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购物资的数量、质量、规格等进行检验。验收合格后，验收人员填写验收报告，并签字确认。如验收不合格，应及时通知采购部门与供应商协商解决，直至达到验收标准。（七）付款结算1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购款项支付申请。2.审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。3.对于分期付款的采购项目，财务部门应做好付款记录和跟踪，确保按时支付各期款项。四、招标管理（一）招标范围符合下列条件之一的采购项目，应采用招标方式进行：1.采购金额达到公司规定的招标限额标准（金额在[X]元以上）。2.涉及公共利益、公众安全的采购项目。3.法律法规规定必须进行招标的项目。（二）招标程序1.招标申请：需求部门或采购部门填写招标申请表，说明招标项目基本情况、招标理由、招标范围、预算金额等信息，经审批后提交至招标部门。2.招标文件编制：招标部门根据招标项目特点和要求，编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、技术规格、评标标准、合同条款等内容。3.招标公告发布：招标部门通过公司官网、行业媒体、公共资源交易平台等渠道发布招标公告，邀请潜在投标人参与投标。4.投标文件接收与开标：招标部门接收投标人提交的投标文件，并在规定时间和地点组织开标。开标过程应公开进行，唱标记录所有投标文件的主要内容。5.评标：招标部门组织评标委员会对投标文件进行评审。评标委员会由公司内部相关专业人员和外部专家组成。评标委员会按照评标标准对投标文件进行综合评审，推荐中标候选人。6.中标公示与合同签订：招标部门将中标候选人名单进行公示，公示期为[X]个工作日。公示无异议后，采购部门与中标人签订采购合同。（三）评标标准评标标准应根据招标项目的特点和需求制定，一般包括以下方面：1.价格因素：投标报价是否合理，是否最低评标价法或综合评标价法适用。2.技术因素：投标产品或服务的技术规格、性能指标是否满足招标文件要求。3.商务因素：投标人资质、信誉、业绩、售后服务承诺等。4.其他因素：如投标文件的完整性、响应程度等。五、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对招采活动进行审计监督，检查招采流程是否合规、采购合同执行情况、采购资金使用效益等。2.公司设立举报邮箱和电话，接受员工对招采活动中违规行为的举报。对于举报信息，应及时进行调查核实，并根据调查结果进行处理。（二）外部监督1.主动接受政府相关部门的监督检查，配合提供招采活动相关资料。2.对于涉及公共利益的重大采购项目，可邀请社会公众参与监督，如通过网络直播开标评标过程等方式增加透明度。六、违规处理（一）违规行为界定1.供应商存在提供虚假材料、串通投标、低价倾销、以次充好等不正当竞争行为。2.公司内部人员在招采活动中存在收受供应商贿赂、滥用职权、泄露商业机密等违规行为。（二）处理措施1.对于供应商的违规行为，采购部门有权终止与其合作，并要求其承担相应法律责任。同时，将该供应商列入公司黑名单，禁止其参与公司后续招采活动。2.