珠宝公司设计版权保护办法

珠宝公司设计版权保护办法第一章总纲

1.1制定依据与目的

本《珠宝公司设计版权保护办法》（以下简称“本办法”）依据《中华人民共和国著作权法》《集成电路布图设计保护条例》《保护工业产权巴黎公约》《世界知识产权组织版权公约》《与贸易有关的知识产权协定》等国家法律法规及国际公约制定，同时参照《企业内部控制基本规范》等行业标准，旨在规范公司设计版权管理体系，有效保护公司知识产权资产，防范侵权风险与法律纠纷，提升设计创新价值与核心竞争力，支撑企业国际化战略实施。针对当前设计版权管理中存在权属界定不清、流程衔接不畅、风险防控不足、数字化应用滞后等问题，本办法以价值创造、风险防控、效率提升为核心导向，构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，实现设计版权全生命周期有效管控。

1.2适用范围与对象

本办法适用于公司所有涉及设计版权创造、使用、保护、管理的业务活动及关联人员，覆盖设计研发部、法务合规部、知识产权部、生产部、市场部、采购部、人力资源部等部门及全体正式员工，并延伸至设计外包团队、合作设计机构、供应商等第三方合作伙伴。适用范围包括但不限于产品设计、工艺设计、包装设计、品牌视觉识别系统（VI）设计、珠宝镶嵌结构设计等所有具有独创性的智力成果。例外适用场景为内部非公开的初步创意构思、未经授权的试用设计等高风险事项，需经总经理办公会专项审批；涉及跨国业务的设计版权保护需同时遵循目标市场所在国法律法规及本办法。重大事项审批权限由董事会或总经理办公会行使，具体权限划分见本办法第五章。

1.3核心原则

本办法遵循以下核心原则：

（1）合规性原则：严格遵守国内外知识产权法律法规及行业规范，确保设计版权管理活动合法有效；

（2）权责对等原则：明确各层级、各部门、各岗位的版权管理职责与权限，确保责任主体可追溯；

（3）风险导向原则：聚焦高价值设计版权及高风险环节，实施差异化管控措施；

（4）效率优先原则：优化管理流程，减少不必要的审批节点，保障设计创新价值快速转化；

（5）持续改进原则：基于内外部审计、业务变化及政策调整动态优化制度体系；

（6）平等自愿原则：涉及设计版权对外合作时，坚持平等互利、公平诚信，签订权属清晰的合同。

1.4制度地位与衔接

本办法为公司基础性专项管理制度，效力层级等同于公司《内部控制基本规范》，与《财务报销管理办法》《合同管理办法》《采购管理办法》《员工手册》等制度形成有机衔接。具体衔接关系如下：

（1）涉及财务支付时，需依据本办法权属证明文件按《财务报销管理办法》执行；

（2）对外合作需签订合同，按《合同管理办法》履行审批程序；

（3）设计成果作为无形资产评估时，需经《资产评估管理办法》备案；

（4）违反本办法构成违纪的，同时按《员工手册》处理。制度冲突时，本办法优先适用，但需经法务合规部出具书面解释。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司设计版权管理体系采用“董事会主导、管理层执行、部门协同、专业监督”的四级架构。董事会负责顶层设计，审议重大版权战略与预算；总经理办公会统筹资源分配与跨部门协作；设计研发部作为执行主体，负责日常管理；法务合规部提供法律支持，知识产权部负责专项事务；内控部、审计部实施监督，确保体系有效运行。各层级关系通过制度授权、流程嵌入、信息共享实现闭环管理。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：对设计版权重大投资（如海外维权费用超100万元）及基础性制度修订具有最终决策权；

（2）董事会：审议年度版权保护战略、重大侵权案件处置方案、核心设计版权评估标准；设立专项议事规则，决策事项需三分之二以上董事同意；

（3）总经理办公会：审批年度版权预算、新设设计版权登记申请、合作设计版权权属分配方案；每月召开例会，决策事项需经法务合规部前置审核。

2.3执行机构与职责

（1）设计研发部：

主责：建立设计版权台账，实施“设计完成-权属登记-使用授权”全流程管理；

配合：配合法务部进行侵权风险评估，提供技术鉴定支持；

具体职责：按“设计类别+价值等级”划分管理标准，高风险设计（如年销售额超500万元的核心产品）需双方法务审核。

（2）法务合规部：

主责：制定版权保护策略，提供合同模板与法律咨询；

配合：监督设计研发部权属登记完整性，参与侵权案件处置；

具体职责：建立全球重点市场版权数据库，每年至少进行两次专项合规检查。

（3）知识产权部：

主责：执行版权登记、续展、维权程序；

配合：向设计研发部提供权属证明模板，参与设计成果评估；

具体职责：跨国设计版权申请需同步完成目标市场法律检索，高风险区域（如美国、欧盟）需聘请本地代理。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：嵌入“权属登记完整性核查”“使用授权合规性验证”“侵权风险评估”三个关键内控环节，每季度开展专项测试，核查标准为“权属证明文件齐全率≥95%”；

（2）审计部：每年至少开展一次专项审计，重点审计“高风险设计版权管理”“跨国维权费用合理性”，审计结果纳入总经理办公会决策参考；

（3）合规部：建立设计版权管理合规风险库，高风险项（如未登记的出口设计）需动态监控，每月提交风险预警报告。

2.5协调与联动机制

（1）建立“设计研发部牵头，法务合规部支持，知识产权部执行”的常态化协调机制，每月15日召开例会，解决跨部门争议；

（2）建立全球信息共享平台，实现设计版权台账实时同步，涉外事项需经驻外机构确认；

（3）设立“设计版权争议解决小组”，由法务合规部、设计研发部、知识产权部各指派一名专家，处理权属纠纷，决策需经三分之二以上成员同意。

第三章设计版权管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）管理目标：实现设计版权“应登尽登”“权属清晰”“使用规范”“风险可控”；

（2）核心指标：

版权登记率≥90%（含核心产品）；

使用授权合规率≥98%；

重大侵权事件发生率≤0.5%；

跨国设计版权保护覆盖率100%；

指标统计口径由知识产权部统一归集，纳入月度经营分析会。

3.2专业标准与规范

（1）权属登记标准：

原创设计完成30日内完成国内登记，高价值设计（年销售额超200万元）优先申请国际注册（PCT）；

设计类IP需经法务合规部出具权属证明，格式见附件A；

高风险项（如结构设计）需同步申请专利保护。

（2）使用授权标准：

内部使用需经设计研发部授权书（附件B），涉外使用需签订《设计版权许可协议》（附件C）；

授权期限原则上不超过3年，续展需经价值评估。

（3）风险控制点：

高风险点1（未登记即商用）：可能导致侵权诉讼，防控措施为“设计完成前完成权属登记”；

高风险点2（授权范围模糊）：可能导致商业秘密泄露，防控措施为“明确授权类型（独占/非独占）及地域限制”；

高风险点3（跨国保护滞后）：可能导致海外维权失败，防控措施为“同步完成WIPO国际注册”。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用“全生命周期管理”与“风险矩阵法”，对设计版权实施“事前预防-事中监控-事后处置”闭环；

（2）管理工具：

部署“设计版权管理系统”（ERP集成模块），实现台账电子化、流程自动化；

使用“IPRRiskMap”工具进行侵权风险评估，高风险设计需动态监控；

建立“全球设计版权数据库”，包含权属证明、使用记录、侵权信息等字段，与外部代理系统对接。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

设计版权管理主流程按“设计创意-成果形成-权属登记-使用授权-监控评估-维权处置”六环节推进：

（1）设计创意阶段：需经市场部提供需求清单，设计研发部输出创意方案，法务合规部进行商业秘密评估；

（2）成果形成阶段：完成设计后需经“设计研发部自审-技术总监审核-法务合规部合规性验证”三级校验；

（3）权属登记阶段：知识产权部根据审核结果同步发起登记申请，目标完成时限为30个工作日；

（4）使用授权阶段：市场部提出使用需求后，需经“设计研发部确认-法务合规部授权审核-总经理审批”三级流程；

（5）监控评估阶段：每年12月由知识产权部牵头，对已登记版权的使用情况进行全面评估，评估报告需经法务合规部确认；

（6）维权处置阶段：发现侵权时需启动“法务合规部发起-设计研发部取证-境外代理处置”流程，处置方案需经董事会审批。

4.2子流程说明

（1）涉外设计版权申请子流程：需同步完成目标市场法律检索（由法务合规部委托代理机构），检索不合格需重新设计；

衔接节点：检索通过后同步启动国内登记程序；

表单要求：需附《法律检索报告》（附件D），格式由知识产权部提供。

（2）紧急使用授权子流程：适用于临时性商业活动（如展会），需经“市场部申请-设计研发部确认-法务合规部加急审批”流程；

衔接节点：审批通过后同步推送生产部；

表单要求：需附《紧急使用说明》（附件E），明确使用范围与期限。

4.3流程关键控制点

（1）权属登记完整性核查：知识产权部需核对“登记证书-权属证明-使用合同”三份文件，缺失任一项需退回补充；

（2）使用授权合规性验证：法务合规部需抽查授权文件，重点核查“授权类型-使用期限-地域限制”三要素；

（3）侵权风险评估：每年6月由法务合规部牵头，对重点市场（如美国、日本）进行侵权风险扫描，高风险设计需同步完善保护措施。

4.4流程优化机制

（1）优化发起条件：当流程平均处理时长超过5个工作日，或合规检查发现问题率＞2%时，需启动优化；

（2）评估流程：由牵头部门提交优化方案，法务合规部组织跨部门评估，评估标准为“效率提升≥10%且合规风险不变”；

（3）审批权限：优化方案需经总经理办公会审议，重大优化需董事会审批；

（4）复盘周期：每年6月30日前完成上年度流程复盘，优化方案需在9月30日前落地。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

权限分配按“设计价值+业务类型+岗位层级”三级模型划分：

（1）设计价值：年销售额≤100万元的普通设计，由设计研发部主管审批；＞100万元且≤500万元的，需法务合规部审核；＞500万元的，需总经理审批；

（2）业务类型：商业授权需经法务合规部前置审核，内部使用仅需设计研发部备案；

（3）岗位层级：部门负责人仅限审批“≤20万元”的设计使用，副总经理审批权限为“≤100万元”。

5.2审批权限标准

（1）常规审批路径：

设计类IP（低风险）：设计研发部→法务合规部→知识产权部；

涉外IP（高风险）：设计研发部→法务合规部→总经理→知识产权部；

（2）审批时限：常规事项≤3个工作日，涉外事项因代理周期需预留15个工作日缓冲；

（3）越权禁止：审批人需在系统中完整记录审批意见，越权审批视为无效。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：需同时满足“设计完成”“权属清晰”“使用目的明确”三个条件；

（2）授权范围：授权文件需明确“使用方式（复制/改编）、期限、地域、费用”四要素；

（3）代理备案：涉外代理需经法务合规部备案，备案文件需包含“代理机构资质证明-授权委托书-服务费用标准”；

（4）期限管理：授权文件有效期最长3年，到期前30日需续展，续展率需达95%以上。

5.4异常审批流程

（1）紧急审批：适用于临时性重大活动，需经“市场部申请-设计研发部确认-法务合规部加急审批-总经理特批”流程；

（2）权限外审批：需提交“风险说明-替代方案-补偿措施”三份文件，审批意见需经审计部复核；

（3）补批要求：未按流程审批的，需在5个工作日内补办手续，补批文件需附“合规性说明”。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：所有设计版权管理活动需通过“设计版权管理系统”完成，禁止手工操作；

（2）表单填报：需完整填写“设计名称-权属状态-使用记录-风险等级”四项核心字段；

（3）痕迹留存：电子记录需双备份（总部+异地灾备），纸质文件由知识产权部集中归档，保存期限不少于5年；

（4）执行不到位判定：当月系统记录与实际使用不符＞5%，或权属证明文件缺失＞3项，视为执行不到位。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：由法务合规部每月抽查“设计台账-使用记录-审批文件”，重点关注“高风险设计管理”“授权合规性”；

（2）专项监督：每年4月由内控部牵头，对“权属登记完整率”“使用授权合规率”开展专项检查，检查标准为“抽样覆盖率≥20%”；

（3）突击检查：每年6月由审计部对“跨国维权程序”“授权费用合理性”开展突击检查，检查结果需纳入绩效考核。

6.3检查与审计

（1）检查频次：专项审计每年≥1次，日常检查每月≥1次，涉外审计每季度≥1次；

（2）审计方法：采用“数据分析+现场核查+访谈验证”三结合方式，重点核查“授权文件签署流程”“侵权处置时效”；

（3）报告应用：审计发现的问题需形成《设计版权管理审计报告》，明确整改责任人与时限，整改率纳入部门考核。

6.4执行情况报告

（1）报告周期：月度报告（含当期指标完成率、问题清单）、季度报告（含趋势分析）、年度报告（含全年总结）；

（2）报告主体：知识产权部编制，法务合规部审核，总经理办公会审议；

（3）报告内容：含“指标完成情况-重大风险事件-改进措施成效”三部分，需附数据图表及改进建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）设计研发部：

KPI1：版权登记率（权重30%）；KPI2：设计使用授权合规率（权重20%）；KPI3：创新设计获奖数量（权重10%）；

（2）法务合规部：

KPI1：侵权案件胜诉率（权重25%）；KPI2：涉外版权保护覆盖率（权重15%）；KPI3：合规检查问题整改率（权重10%）；

（3）知识产权部：

KPI1：系统使用完整率（权重30%）；KPI2：代理费用控制率（权重20%）；KPI3：知识成果转化率（权重10%）。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：月度自评、季度互评、年度总评；

（2）评估方法：数据统计（70%）、现场核查（20%）、员工访谈（10%）；

（3）重点考核：每季度对“高风险设计管理”“授权费用合理性”进行专项评估。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：一般问题（≤7个工作日）、重大问题（≤30个工作日）、紧急问题（≤3个工作日）；

（2）闭环流程：“发现-立案-整改-复核-销号”，整改措施需经责任部门负责人签字确认；

（3）问责机制：整改不到位的，按《员工手册》对责任部门负责人进行绩效考核扣分。

7.4持续改进流程

（1）改进建议来源：审计报告、绩效考核结果、业务部门反馈；

（2）评估标准：改进方案需经“可行性分析-效果预测-风险评估”三步验证；

（3）跟踪机制：法务合规部建立改进台账，每季度跟踪进度，确保年度内完成80%以上改进项。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：

个人：设计作品获国际大奖、成功维权获赔偿、提出优化建议被采纳；

团队：年度版权保护目标达成、创新设计成果转化显著；

（2）奖励类型：精神奖励（通报表扬）、物质奖励（奖金/实物）、发展奖励（优先晋升）；

（3）奖励标准：根据贡献程度分级，一般贡献奖励3000-5000元，重大贡献奖励≥10000元；

（4）程序要求：个人申请→部门推荐→法务合规部审核→总经理审批→公示（3个工作日）→人力资源部发放。

8.2违规行为界定

（1）一般违规（罚款1000-3000元）：未及时登记非核心设计、授权文件不完整；

（2）较重违规（罚款3000-5000元）：授权范围超限、未按程序使用设计版权；

（3）严重违规（纪律处分/解除劳动合同）：故意侵权、泄露商业秘密、伪造权属证明。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚层级：按违规情节轻重对应“警告-罚款-降级-解除合同”；

（2）程序要求：调查取证→告知→听证（严重违规需听证）→审批→执行→申诉；

（3）合法性保障：处罚决定需同时抄送员工工会代表，保障陈述权。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚决定后3个工作日内提出书面申诉；

（2）受理部门：人力资源部设立“申诉办公室”，由法务合规部、人力资源部各指派一名专员负责；

（3）复议流程：收到申诉后10个工作日内组织复议，复议结果5个工作日内书面通知申诉人。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）重大侵权预案：成立“危机处置小组”，由法务合规部牵头，设计研发部、市场部、知识产权部成员参与；

响应流程：发现侵权→取证→评估损失→制定方案→实施处置；

（2）境外维权预案：针对跨国侵权，需同步启动“本地律师取证-目标市场诉讼-国内申请证据保全”三线作战；

资源保障：设立专项预算（年额度不低于设计营收的0.5%），优先保障美、欧、日等高发市场维权。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：设计作品进入公有领域、合作方违约导致权属变更、自然灾害导致登记失效；

（2）审批权限：需经“法务合规部出具书面说明-总经理审批”；

（3）例外记录：需在系统中标注“例外原因-审批意见-后续措施”，作为制度优化依据。

9.3危机公关与善后

（1）危机公关主体：市场部牵头，法务合规部支持，需制定“统一口径-分级发布-舆情监控”三步策略；

（2）境外适配：针对美、日等市