合同审批与执行流程表

合同审批与执行流程表工具指南一、适用范围与应用场景本流程表适用于各类企业、事业单位及社会组织在对外签订合同时对合同从发起、审批到执行、归档的全过程规范化管理。具体场景包括但不限于：采购类合同：如原材料采购、设备采购、服务外包等，需明确采购需求、预算匹配及供应商资质审核；销售类合同：如产品销售、服务提供等，需规范价格条款、交付周期及回款管理；合作类合同：如项目合作、联合研发等，需界定双方权责、收益分配及风险承担；其他类型合同：如租赁、借款、赠与等，需保证条款合法合规，规避潜在风险。通过标准化流程，可明确各环节责任主体，提高审批效率，降低合同履约风险，保障企业合法权益。二、全流程操作步骤详解（一）合同发起与材料准备责任主体：业务部门经办人（经办人）操作内容：明确合同需求：根据业务目标（如采购物资、提供服务），梳理合同核心条款（签约主体、标的、数量、金额、履行期限、违约责任等）；准备附件材料：包括但不限于合作方资质文件（营业执照、相关许可证）、需求说明、技术规格书、报价单、过往合作记录（如有）等；填写《合同审批与执行流程表》基础信息：合同名称、编号（按企业规则编制，如“年份-部门-序号”）、签约主体、合同总金额、合同类型、履行期限等。输出成果：完整的合同草案及全套附件材料、《合同审批与执行流程表》初稿。（二）业务部门初审责任主体：业务部门负责人（部门负责人）操作内容：审核合同必要性：确认合同内容是否符合部门年度计划及业务需求，避免重复或无效签约；核对业务条款：检查标的、数量、质量标准、交付方式、验收标准等是否与需求一致，合作方资质是否满足要求；评估业务风险：初步判断履约可行性（如供应商产能、客户支付能力），提出修改建议（如调整交付周期、增加质量保证金条款）。输出成果：业务部门审核意见（在流程表“业务部门审核”栏填写“同意”“修改后同意”或“不同意”，并注明具体修改意见）。（三）法务合规审核责任主体：法务部门专员（法务专员）操作内容：合法性审查：检查合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效、可撤销风险；条款完整性审核：确认合同是否包含必备条款（如当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点方式、违约责任、争议解决方式等）；风险提示：针对格式条款、知识产权归属、保密义务、违约责任等关键条款，提出法律风险点及修改建议（如明确“不可抗力”定义、补充争议管辖约定）。输出成果：法务审核意见（在流程表“法务审核”栏填写“合规”“需修改”或“不合规”，并附法律意见书）。（四）财务条款审核责任主体：财务部门专员（财务专员）操作内容：预算匹配性审核：确认合同金额是否在部门预算范围内，超预算合同是否履行了预算调整审批流程；资金条款审查：审核付款方式（如预付款、进度款、尾款比例）、收款账户信息是否准确，是否符合企业财务管理制度；税费与成本核算：检查合同中涉税条款（如发票类型、税率）是否合规，评估合同成本对企业利润的影响。输出成果：财务审核意见（在流程表“财务审核”栏填写“同意”“调整付款方式后同意”或“超预算需补充审批”，并注明修改建议）。（五）领导最终审批责任主体：分管领导/总经理（审批领导）操作内容：综合评估：结合业务、法务、财务审核意见，从企业战略、资源投入、风险可控性等角度进行最终决策；权限审批：根据合同金额及重要性，对应企业《合同管理办法》中的审批权限（如10万元以下由分管领导审批，10万元以上由总经理审批）；签署授权：对审批通过的合同，签署《合同签署授权书》（明确签署人、签署范围及生效条件）。输出成果：领导审批意见（在流程表“领导审批”栏签署“同意签署”并签字，或注明“退回重审”）。（六）合同签署与用印责任主体：行政部/综合管理部（用印管理员）、签约代表（签约人）操作内容：合同文本定稿：根据审批意见修改最终版合同，保证各方留存文本内容一致（通常为一式多份，如正本1份、副本3份）；用印申请：提交《合同用印申请表》、已审批的《合同审批与执行流程表》及最终版合同文本，由用印管理员审核用印条件；正式签署：双方签约代表（需提供法定代表人证件号码明或授权委托书）在合同指定位置签字或盖章，保证“骑缝章”完整；文件分发：签署完成后，按合同约定份数分发至相关部门（如原件由财务部归档、副本交业务部门执行、合作方留存）。输出成果：签署生效的合同文本、《用印登记记录》。（七）执行过程跟踪责任主体：业务部门执行人（执行人）、财务部（财务专员）操作内容：制定执行计划：明确合同履行关键节点（如交付时间、验收节点、付款节点），责任到人；进度更新：定期（如每周/每月）在流程表“执行跟踪”栏记录履行情况（如“2024年3月1日完成首批交付，客户已签收”），附相关凭证（如验收单、物流单）；异常处理：若出现延迟履行、违约等情况，及时上报分管领导，启动协商或争议解决程序（如发送催告函、提起诉讼）。输出成果：《合同执行进度记录表》（可附于流程表后）、异常情况处理报告。（八）合同归档管理责任主体：档案管理员（档案员）操作内容：归档材料收集：整理合同审批全流程文件（包括流程表、草案、附件、各环节审核意见、签署文本、执行记录、结算凭证等）；电子与纸质归档：将材料扫描存档至企业合同管理系统（按合同编号分类），同时将纸质材料装订成册，标注“合同编号-名称-归档日期”；借阅管理：建立《合同借阅登记表》，明确借阅人、借阅事由、归还时间，涉密合同需经分管领导审批。输出成果：完整的合同电子档案库、纸质档案卷宗、《合同归档清单》。三、合同审批与执行流程表模板合同基本信息合同编号（如：2024-采-001）合同名称（如：办公设备采购合同）签约主体（甲方）（企业全称）签约主体（乙方）（合作方全称）合同总金额（元）（大小写一致，如：人民币伍万元整）合同类型□采购□销售□服务□合作□其他______履行期限（自_年_月_日至_年__月__日）主要条款概述（简述标的、交付/服务内容、付款方式等核心条款）审批流程记录环节内容/意见发起人姓名：经办人；部门：业务部；联系方式：*（内部联系方式）业务部门审核审核意见：□同意□修改后同意（修改说明：________）□不同意（原因：________）法务审核审核意见：□合规□需修改（修改说明：________）□不合规（原因：________）财务审核审核意见：□同意□调整后同意（调整说明：________）□超预算需补充审批领导审批审批意见：□同意签署□退回重审（原因：________）签署情况签署日期：____年__月__日；签署份数：__份；持有部门：甲方__份、乙方__份执行跟踪执行负责人姓名：执行人；联系方式：*（内部联系方式）关键节点完成情况（示例：1.__月__日完成交付，验收单号：X；2.__月__日收到首付款，金额：X）执行状态□正常履行□存在延迟（延迟原因：________）□已履行完毕□发生争议（争议内容：________）归档信息归档日期____年__月__日归档编号（与合同编号一致）归档材料清单□流程表□合同文本□附件□审核意见□执行记录□其他______四、关键注意事项与风险提示（一）材料完整性是前提发起合同审批时，须保证合作方资质（如营业执照、授权委托书）、需求说明、技术规格等附件齐全，避免因材料缺失导致审批延误或合同无效。（二）审批时效需把控各环节审核人应在收到审批申请后2个工作日内完成审核（紧急合同可约定时限），无正当理由不得拖延；若需补充材料，应及时发起人说明，明确所需内容及反馈时间。（三）风险点重点关注签约主体资质：核实合作方是否具备履约能力（如检查其经营范围、过往业绩、涉诉记录）；核心条款明确性：避免使用“大概”“约”等模糊表述，质量标准、交付时间、违约责任等需量化或可执行；知识产权与保密：涉及技术、信息的合同，需明确知识产权归属及保密义务期限，防止商业秘密泄露。（四）执行动态需跟踪业务部门应指定专人负责合同执行，定期（至少每月）向分管领导汇报履行进度，对异常情况（如延迟交付、付款逾期）需在24小时内上报，并制定应对方案。（五）归档规范不可少合同履行完毕或终止后，应在15个工作日内完