行政办公物资采购与管理制度规范手册

行政办公物资采购与管理制度规范手册第一章总则1.1目的与依据为规范公司行政办公物资采购行为，保障物资供应及时、质量可靠、成本可控，提高行政办公效率，依据国家相关法律法规及公司内部管理要求，特制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司各部门（含分支机构）的行政办公物资采购、验收、领用、管理及相关监督活动，涵盖办公用品、设备耗材、劳保用品、清洁用品等行政办公所需各类物资。1.3基本原则需求导向：以实际工作需求为出发点，杜绝盲目采购。预算控制：严格执行年度预算，超预算采购需履行特殊审批流程。公开透明：采购过程规范公开，关键环节留痕可追溯。廉洁高效：坚持公平、公正、公开原则，保证采购效率与质量。第二章管理场景说明2.1日常办公物资采购适用于各部门常规办公消耗品（如纸张、笔、文件夹、墨盒等）的补充采购，由部门按月度需求提报，行政部统一汇总采购。2.2新增/配置物资采购适用于因部门扩张、新员工入职、设备更新等原因需新增的办公物资（如电脑、打印机、办公桌椅等），需提交专项需求说明及预算明细。2.3紧急情况采购适用于突发性、紧急性办公物资需求（如临时会议急需物料、设备故障急需更换配件等），可启动紧急采购流程，事后需补办审批手续。2.4定期批量采购适用于消耗量大、使用频率高的标准化物资（如A4纸、饮用水、清洁剂等），行政部可根据季度需求开展集中采购，降低采购成本。第三章采购管理流程3.1采购申请与审批3.1.1申请发起申请人填写《行政办公物资采购申请表》（详见第四章表单一），注明物资名称、规格型号、数量、预估单价、用途、预算科目等信息，经部门负责人*审核确认。新增/大额采购（单次金额≥5000元）需附《新增物资配置说明》或《采购需求评估表》，由行政部复核需求合理性。3.1.2审批权限常规采购（金额＜2000元）：部门负责人*审批后，报行政部备案。一般采购（2000元≤金额＜5000元）：部门负责人审批后，由行政主管复核。大额采购（金额≥5000元）：部门负责人、行政主管联合审核，报总经理*审批。紧急采购：可先由部门负责人口头请示行政主管，采购后2个工作日内补书面审批手续。3.2供应商选择与管理3.2.1供应商准入行政部建立《合格供应商名录》，供应商需具备合法经营资质（营业执照、相关经营许可证等），并通过质量、价格、服务能力评估。新供应商申请合作时，需填写《供应商信息登记表》（详见第四章表单二），并提供资质证明文件，由行政部组织考察评审。3.2.2供应商选择公开招标：单次采购金额≥10000元，需通过公开招标方式确定供应商，由行政部牵头，财务部、使用部门共同参与评标。询价比价：2000元≤金额＜10000元，行政部需向不少于3家合格供应商询价，填写《询价比价记录表》，选择性价比最优供应商。定点采购：日常消耗品可与合作≥1年的定点供应商签订年度框架协议，按需分批采购。3.2.3供应商评价行政部每季度对供应商履约情况（质量、交期、服务、价格）进行评价，评价结果分为优秀、合格、不合格三个等级。连续两次评价不合格的供应商，从《合格供应商名录》中剔除。3.3采购执行与订单管理行政部根据审批通过的《采购申请表》，向选定供应商发出《采购订单》，明确物资名称、规格、数量、单价、交货时间、交货地点、付款方式等条款。采购订单需经行政主管*审核后生效，供应商需在订单规定时间内送达物资，遇特殊情况需提前3个工作日沟通变更。3.4物资验收与入库3.4.1验收组织物资送达后，由行政部组织验收小组（至少2人，含行政专员、使用部门代表）对照《采购订单》进行验收。大额设备采购（如电脑、打印机等）需邀请技术人员参与验收，检查设备功能、配置是否符合要求。3.4.2验收标准数量验收：核对实物数量与订单数量是否一致，短缺需当场记录并由供应商签字确认。质量验收：检查物资外观、包装、合格证、保质期等，试用物资需测试功能是否正常。不合格处理：验收不合格的物资，行政部需在24小时内通知供应商退换货，由此产生的费用由供应商承担。3.4.3入库管理验收合格的物资，填写《物资验收单》（详见第四章表单三），注明验收信息、存放地点等，行政部专人负责登记入《行政物资台账》。物资入库后，行政部及时更新库存信息，保证账实相符。3.5领用与发放管理3.5.1领用申请部门领用物资需填写《物资领用登记表》（详见第四章表单四），注明领用部门、领用人、物资名称、数量、用途等信息，经部门负责人*审批。大额物资（如办公设备）领用时，需提前3个工作日提交领用申请，行政部协调库存或采购。3.5.2发放原则按需领用，杜绝浪费，办公用品实行“按部门定额+按需补充”管理，消耗品每月集中领用1次。新员工入职物资配置（如文具、工牌等）由行政部根据人事部入职通知统一发放。3.5.3登记管理行政部对领用物资实时登记，保证《物资台账》《领用登记表》《库存台账》三者数据一致，每月末盘点库存，编制《库存盘点表》。3.6费用结算与档案归档3.6.1结算流程供应商提交供货清单及《费用结算单》，行政部核对《采购订单》《物资验收单》《领用登记表》无误后，填写《采购费用报销单》（详见第四章表单五），附相关单据按审批权限报批。财务部根据审批通过的报销单办理付款手续，大额采购通过银行转账，小额采购可使用备用金支付。3.6.2档案管理采购档案包括《采购申请表》《采购订单》《供应商资质文件》《物资验收单》《领用登记表》《费用报销单》等，由行政部按“一采购一档”原则整理归档，保存期限≥3年。第四章表单模板4.1表单一：行政办公物资采购申请表申请部门申请日期申请人联系方式物资名称规格型号单位数量用途说明预算科目□行政办公费□办公设备费▔■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■审批意见部门负责人*：日期：行政主管*：日期：总经理*（≥5000元）：日期：4.2表单二：供应商信息登记表供应商名称统一社会信用代码注册地址经营地址联系人联系方式经营范围成立日期主要产品/服务资质文件清单□营业执照□税务登记证□相关经营许可证□ISO认证□其他：供应历史记录合作起始时间：合作次数：年均采购金额：备注评审意见评审人*：日期：行政主管*：日期：4.3表单三：物资验收单验收单编号验收日期采购订单号供应商名称物资名称规格型号单位数量验收情况说明不合格处理□退换货□折价接受□其他：验收人员签字行政专员：使用部门代表：日期：供应商确认（签字）：日期：4.4表单四：物资领用登记表领用日期领用部门领用人物资名称规格型号单位数量用途审批意见部门负责人*：日期：发放人签字行政专员*：日期：4.5表单五：采购费用报销单报销部门报销日期供应商名称采购订单号费用所属期间结算方式□转账□现金费用明细物资名称数量单价报销金额（大写）：（小写）：¥附件清单□采购订单□验收单□领用登记表□供应商发票□其他：审批意见部门负责人*：日期：行政主管*：日期：财务主管*：日期：总经理*（≥10000元）：日期：第五章管理要点与风险提示5.1预算控制要求各部门需按年度预算编制月度采购计划，超预算采购需提交《预算调整申请表》，经财务部、总经理*审批后方可执行。行政部定期分析采购支出结构，对超预算或异常采购行为预警，保证预算执行偏差率≤5%。5.2采购合规性管理严禁化整为零规避审批，严禁未经审批擅自采购，严禁指定供应商或与供应商串通抬高价格。采购过程中形成的所有书面材料需真实、完整，严禁伪造、篡改单据。5.3物资质量管理优先选择质量稳定、口碑良好的供应商，对涉及人身安全的物资（如劳保用品）需查验产品合格证、检测报告。建立物资质量追溯机制，因质量问题造成损失的，由行政部牵头追究供应商及相关责任人责任。5.4廉洁自律规范采购人员严禁收受供应商回扣、礼品或接受宴请，严禁利用职务之便为个人或他人谋取私利。定期对采购人员进行廉洁培训，每年签订《廉洁采购承诺书》。5.5紧急采购特殊管理紧急采购需由需求部门提交《紧急采购说明》，详细说明紧急事由、无法正常采购的原因，经部门负责人、行政主管双签后方可执行。紧急采购后3个工作日内，需求部门需补全《采购申请表》及审批手续，行政部备案说明材料。5.6节约使用与成本控制推行无