2026年共享办公空间运营公司部门例会与空间运营例会联动管理制度

2026年共享办公空间运营公司部门例会与空间运营例会联动管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司总部部门例会与各异地共享办公空间运营例会的管理体系，打通总部职能部门与异地空间的信息壁垒，强化跨层级、跨部门的协同联动效率，确保公司运营战略精准落地、运营问题快速响应、资源配置高效适配，结合共享办公行业跨区域运营的特性及公司实际管理需求，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司总部所有职能部门（包括运营中心、人力资源中心、市场拓展中心、财务中心、合规风控部等）的例行会议管理，以及公司旗下所有跨省、跨市设立的共享办公空间（以下简称“异地空间”）的运营例会管理。总部与异地空间之间涉及例会联动的信息传递、议题衔接、决议落地等全流程工作，均需遵照本制度执行。第三条基本原则目标导向原则：所有例会及联动工作均围绕公司年度经营目标、异地空间运营核心指标展开，聚焦解决实际运营问题，避免无实质内容的形式化会议。信息互通原则：建立标准化的信息传递机制，确保总部部门决策、政策调整、资源支持等信息及时同步至各异地空间，异地空间的运营数据、实际难点、客户诉求等信息精准反馈至总部对应部门。高效务实原则：严控例会时长与频次，会议内容聚焦核心议题，联动流程简化高效，避免冗余环节，确保会议成果能够快速转化为落地动作。闭环管理原则：例会提出的问题、形成的决议、下达的任务均需明确责任人、完成时限，通过联动机制跟踪执行进度，确保“议而有决、决而有行、行而有果”。分级负责原则：总部部门例会与空间运营例会按“总部-区域-单空间”层级分级组织，联动事项按重要性、紧急性分级处理，常规事项按固定流程联动，紧急事项启动临时联动机制。第二章例会体系架构第四条例会类型及定位总部职能部门例会：各总部职能部门根据业务属性设定例会频次（运营中心周例会、人力/财务/市场等部门双周例会、合规风控部月度例会），核心定位是统筹本部门职责范围内的工作推进，分析行业趋势及公司管理要求，制定针对异地空间的支持政策或管控要求，接收并处理异地空间反馈的诉求。异地空间运营例会：按层级分为单空间周例会、区域月例会，单空间周例会聚焦本空间日常运营问题解决、数据复盘、客户服务优化等；区域月例会统筹本区域内各空间的运营情况，汇总共性问题，协调区域内资源调配，向总部提报跨空间的共性诉求。联动衔接会议：针对需多部门协同解决的异地空间重大问题，可临时召开跨部门联动衔接会议，由总部运营中心牵头，相关职能部门及异地空间负责人参会，确保问题高效解决。第五条例会联动层级总部部门与区域运营例会联动：总部各职能部门的决策、政策、资源支持等信息，优先同步至对应区域的月度运营例会；区域运营例会汇总的共性问题、区域级资源需求，定向反馈至总部对应职能部门。总部部门与单空间运营例会联动：单空间运营例会中发现的个性化、紧急性问题，可直接反馈至总部对口职能部门；总部职能部门针对单空间的专项要求、整改指令，直接传递至该空间周例会并跟踪落地。跨部门与跨空间联动：涉及多个总部部门、多个异地空间的共性问题，由总部运营中心统筹，组织跨部门、跨空间的联动沟通，确保信息对称、解决方案统一。第三章例会组织与职责第六条核心组织主体及职责总部运营管理委员会：作为例会联动机制的统筹决策主体，由公司高层、各总部职能部门负责人组成，负责审定例会联动的核心规则，裁决联动过程中的争议事项，每季度评估例会联动机制的有效性并提出优化方向。总部运营中心：作为例会联动的核心执行部门，负责制定例会联动的具体操作细则，收集总部各部门例会的联动信息并定向传递至对应空间，汇总各空间运营例会的反馈诉求并分发至总部对应部门，跟踪联动事项的执行进度，定期向运营管理委员会汇报联动效果。总部各职能部门负责人：组织本部门例会时，明确需向异地空间传递的信息清单，指定专人负责信息同步；及时接收并处理运营中心分发的空间诉求，在本部门例会中研讨解决方案，并将结果反馈至运营中心；确保本部门例会成果能够适配异地空间的实际运营需求。异地空间运营负责人：组织本空间运营例会时，梳理需总部支持的诉求、需同步的运营数据及问题，指定专人对接总部运营中心；接收总部传递的各类信息并在例会上传达，分解落实总部下达的任务，跟踪执行情况并及时反馈。例会联络员：总部各部门、各异地空间、各区域均指定1名例会联络员，负责日常信息的传递、会议纪要的同步、联动事项的跟踪提醒，确保信息传递无遗漏、无延迟。第七条例会联络员核心职责信息传递：在规定时限内完成本部门/本空间例会信息的上传下达，确保联动信息准确、完整。台账管理：建立联动事项台账，记录事项内容、责任人、完成时限、当前进度，定期更新并反馈至运营中心。异常提醒：对超期未完成的联动事项，及时提醒对应责任人；对无法解决的联动障碍，及时上报至运营中心协调处理。第四章例会核心流程第八条总部部门例会流程会前准备：部门负责人提前1个工作日明确例会议题，联络员收集本部门需同步至异地空间的信息、需解决的空间反馈诉求，形成会议资料。会议召开：聚焦议题展开讨论，形成决议、任务安排或需同步的信息清单，明确信息同步的范围（全区域/指定区域/指定空间）。会后联动：例会结束后1个工作日内，联络员将需联动的信息整理成标准化文档，提交至总部运营中心；需直接反馈的空间诉求解决方案，同步至运营中心并定向传递至对应空间。第九条异地空间运营例会流程会前准备：空间运营负责人提前1个工作日收集本空间运营数据、待解决问题、需总部支持的诉求，联络员整理成会议资料。会议召开：复盘运营数据，讨论解决日常运营问题，梳理需向总部反馈的诉求清单，明确诉求的紧急程度、所需支持的部门。会后联动：单空间周例会结束后2个工作日内，联络员将诉求清单提交至区域联络员；区域月例会结束后3个工作日内，区域联络员汇总本区域共性诉求，提交至总部运营中心；紧急诉求可在例会结束后1个工作日内直接提报至总部运营中心。第十条联动衔接流程信息接收与分发：总部运营中心收到各部门或各空间的联动信息后，1个工作日内完成分类、审核，定向分发至对应接收方的联络员。事项处理与反馈：接收方收到联动信息后，需在规定时限内处理（常规事项3个工作日，紧急事项1个工作日），处理完成后将结果反馈至运营中心；无法按时处理的，需说明原因及预计完成时间，由运营中心协调。进度跟踪与复盘：运营中心每周梳理联动事项台账，对未完成事项跟踪提醒；每月在运营管理委员会例会上复盘联动事项完成情况，分析未完成原因并提出改进措施。第五章例会内容与联动机制第十一条总部部门例会需联动的核心内容政策与规则类：公司绩效考核规则调整、薪酬福利政策变化、合规运营要求更新、品牌管理规范等，需同步至所有异地空间运营例会，确保空间执行标准统一。资源支持类：总部可调配的市场推广资源、培训资源、维修运维资源、财务支持政策等，需明确资源分配标准、申请流程，同步至各区域/空间运营例会。问题解决类：针对各空间反馈的共性问题，总部部门例会形成的解决方案、整改要求，需定向同步至对应区域/空间运营例会，指导空间落地。数据要求类：总部对运营数据提报的新要求、数据口径调整、重点监控指标变化等，需同步至各空间运营例会，确保数据提报准确、及时。风险提示类：行业监管政策变化、消防安全新规、客户投诉高发类型等风险提示，需第一时间同步至各空间运营例会，指导空间做好风险防控。第十二条异地空间运营例会需联动的核心内容运营数据类：空间入驻率、客户续约率、单工位营收、成本控制率等核心数据，需按要求提报至总部运营中心，由运营中心分发至对应部门例会分析。问题诉求类：空间在客户服务、场地运维、市场拓展、合规运营等方面遇到的实际问题，需明确问题类型、影响范围、所需支持的部门，提报至总部对应部门。落地反馈类：总部政策、解决方案在空间落地过程中的效果、遇到的阻力、优化建议等，需真实反馈至总部对应部门例会，为政策优化提供依据。创新建议类：空间在运营过程中总结的优秀经验、创新举措，需提报至总部运营中心，由运营中心评估后在全公司范围内推广。第十三条专项联动机制紧急事项联动：异地空间发生突发运营事件（如重大客户投诉、场地安全事故、合规风险事件），可跳过常规流程，由空间运营负责人直接联系总部运营中心及对应职能部门负责人，启动临时联动会议，确保事件快速处置。季度战略联动：每季度末，总部各部门例会汇总季度工作成果及下季度计划，运营中心统筹后在区域月度运营例会上同步，各空间结合总部计划制定下季度运营目标，形成“总部战略-空间执行”的闭环联动。考核结果联动：总部绩效考核结果在部门例会上审定后，运营中心第一时间同步至各空间运营例会，指导空间分析考核短板，制定改进计划，并将改进计划反馈至总部对应部门。第六章例会决议执行与监督第十四条会议记录与决议归档所有例会均需形成标准化会议纪要，明确会议议题、讨论结果、决议事项、责任人、完成时限，由联络员在会议结束后1个工作日内完成归档，总部部门例会纪要提交至运营中心备案，空间运营例会纪要提交至区域联络员及运营中心备案。联动事项需单独建立台账，台账包含事项编号、内容、发起方、接收方、责任人、完成时限、当前状态、完成结果等要素，由运营中心统一管理，确保可追溯、可核查。第十五条决议执行与跟踪决议事项责任人需按规定时限推进执行，联络员定期提醒责任人进度，每周更新联动事项台账。总部运营中心每月对联动事项完成情况进行统计，完成率低于90%的部门/空间，需向运营管理委员会提交书面说明，分析未完成原因并制定整改计划。第十六条监督与问责总部运营管理委员会每季度对例会联动机制的执行情况进行抽查，重点核查信息传递的及时性、决议执行的有效性、台账管理的规范性。对未按规定传递信息、未按时完成联动事项、台账管理混乱的部门/空间，视情节轻重给予责任人提醒、通报批评、绩效扣分等处理；因信息传递不及时或决议执行不到位导致公司损失的，按公司规章制度追究相关人员责任。第七章例会优化与调整第十七条例会效率评估总部运营中心每季度收集各部门、各空间对例会频次、时长、内容、联动流程的意见建议，评估例会是否存在形式化、冗余化问题，联动机制是否存在信息传递不畅、响应不及时等问题。运营管理委员会根据评估结果，每半年审议例会体系及联动机制的优化方案，调整例会频次、内容或联动流程，确保例会及联动工作贴合公司运营实际需求。第十八条形式优化针对参会人员跨区域的特点，可采用线上线下结合的会议形式，减少人员差旅成本，提高会议效率；常规信息传递可采用标准化文档、线上协同工具等方式，替代低效的会议沟通。对内容重复、价值低的例会议题进行删减，聚焦核心问题解决，避免例会占用过多工作时间。第八章附则第十九条制度解释与修订本制度由总部运营管理委员会负责解释，由总部运营中心负责具体修订工作。制度修订需经运营管理