会务筹备组财务制度

PAGE会务筹备组财务制度一、总则（一）目的为加强会务筹备组财务管理，规范财务行为，确保会务筹备工作顺利进行，提高资金使用效益，根据国家相关法律法规及公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于会务筹备组在筹备会议期间的所有财务活动，包括但不限于会议经费的预算编制、收入管理、支出审批、费用报销、财务核算及监督等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和财务制度，依法进行财务活动。2.预算管理原则：实行全面预算管理，各项收支均应纳入预算，严格按照预算执行。3.收支平衡原则：确保会务筹备期间的收入与支出平衡，合理控制费用，避免浪费和超支。4.专款专用原则：会议经费应专款专用，不得挪作他用，确保资金用于与会议筹备相关的各项工作。5.公开透明原则：财务信息应及时、准确、完整地公开，接受相关部门和人员的监督。二、预算管理（一）预算编制1.编制依据：根据会议的规模、规格、议程、预计参会人数等因素，结合以往类似会议的费用支出情况，编制会务筹备组财务预算。2.编制内容：预算应涵盖会议筹备期间的各项收入和支出，包括但不限于场地租赁、设备租赁、餐饮住宿、交通接送、资料印刷、会议服务、宣传推广、工作人员酬金等。3.编制流程筹备组各职能小组根据职责范围提出预算草案：如场地布置组负责场地租赁及布置费用预算，后勤保障组负责餐饮住宿及交通接送费用预算等。财务人员对各小组预算草案进行汇总、审核：审核预算的合理性、准确性，对不合理的预算项目提出调整建议。筹备组负责人组织召开预算评审会议：各职能小组汇报预算草案，经讨论、协商后确定最终预算方案。预算方案经公司/组织审批后执行：审批通过的预算方案作为会务筹备期间财务收支的依据。（二）预算执行1.严格按照预算执行：各职能小组应严格按照批准的预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行审批。2.建立预算执行监控机制：财务人员定期对预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中的问题，并向筹备组负责人汇报。3.预算调整程序提出调整申请：因不可抗力或其他特殊原因导致预算需要调整的，由职能小组提出调整申请，说明调整原因、调整金额及调整后的预算安排。审核调整申请：财务人员对调整申请进行审核，核实调整原因的真实性和合理性，提出审核意见。审批调整申请：筹备组负责人根据财务人员的审核意见，对调整申请进行审批。金额较大的调整申请需报公司/组织相关领导审批。调整预算并执行：经审批通过的调整申请作为预算调整的依据，财务人员及时调整预算，并监督调整后的预算执行情况。三、收入管理（一）收入来源会务筹备组的收入主要包括会议报名费、赞助费、广告收入、政府补贴等。（二）收入确认1.会议报名费：以实际收到的报名费金额确认收入，在报名截止后，根据报名情况进行统计和核对。2.赞助费：按照赞助协议约定的金额和支付方式确认收入，在收到赞助款项后，及时开具发票或收据。3.广告收入：根据广告合同约定的广告投放时间和金额确认收入，在广告投放完成后，进行收入核算。4.政府补贴：以收到政府补贴款项的金额确认收入，按照相关规定进行账务处理。（三）收入核算1.财务人员应按照国家统一的会计制度进行收入核算：设置相应的会计科目，准确记录各项收入的发生时间、金额、来源等信息。2.定期编制收入报表：向筹备组负责人及相关部门汇报收入情况分析，为会议筹备工作提供决策依据。（四）收入上缴1.按照公司/组织规定及时上缴收入：对于应上缴公司/组织的收入款项，会务筹备组应在规定时间内足额上缴，不得截留、挪用。2.上缴流程财务人员根据收入情况编制上缴清单：详细列出应上缴的收入项目、金额、上缴时间等信息。筹备组负责人审核上缴清单：确保上缴金额准确无误，审核通过后签字确认。财务人员按照规定的方式和渠道进行上缴：将收入款项及时足额上缴至公司/组织指定的账户，并保留相关上缴凭证。四、支出管理（一）支出审批1.审批流程费用报销人填写费用报销单：详细注明费用发生的时间、地点、事由、金额等信息，并附上相关发票、收据、清单等原始凭证。部门负责人审核：对费用的真实性、合理性进行审核，签字确认是否同意报销。财务人员审核：审核报销凭证的合法性、合规性、完整性，以及费用是否符合预算安排，审核通过后签字。筹备组负责人审批：根据财务人员和部门负责人的审核意见，对费用报销进行最终审批，签字批准报销金额。2.审批权限小额费用：金额在[X]元以下的费用报销，由筹备组负责人审批。中等金额费用：金额在[X]元至[X]元之间的费用报销，经筹备组负责人审核后，报公司/组织相关领导审批。大额费用：金额在[X]元以上的费用报销，需经筹备组负责人、公司/组织财务部门审核后，报公司/组织主要领导审批。（二）费用报销1.报销凭证要求发票：必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整、准确，包括发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等信息，并加盖发票专用章。收据：对于确实无法取得发票的支出，可使用财政部门监制的收据或税务部门认可的其他收据，但收据上应注明收款单位名称、收款日期、收款项目、金额等信息，并加盖收款单位财务专用章。清单：对于购买办公用品、会议材料等批量采购的支出，应提供详细的清单，清单上应注明商品名称、规格型号、数量、单价、金额等信息，并加盖销售单位公章。其他凭证：如合同、协议、文件等，应作为费用报销的辅助凭证，证明费用支出的真实性和合理性。2.报销时间要求费用报销应在费用发生后及时进行：原则上不得超过[X]个工作日，特殊情况需提前向财务人员说明原因。超过报销时间的费用：财务人员有权拒绝报销，如因特殊原因需要报销的，需经筹备组负责人批准。3.报销方式现金报销：对于金额较小的费用报销，可采用现金报销方式。报销人在领取现金时，应在费用报销单上签字确认。银行转账报销：对于金额较大的费用报销，应采用银行转账方式支付。财务人员根据审批后的费用报销单，将报销款项转账至报销人指定的银行账户。（三）支出控制1.严格按照预算控制支出：各项支出应严格控制在预算范围内，不得超预算支出。如因特殊情况需要超预算支出，应按照预算调整程序进行审批。2.加强对支出的审核和监督：财务人员应认真审核每一笔支出，确保支出的真实性、合理性、合法性。对于不符合规定的支出，有权拒绝报销。同时，筹备组应定期对支出情况进行检查和分析，发现问题及时整改。3.建立支出台账：财务人员应建立详细的支出台账，记录每一笔支出的发生时间、金额、用途、审批人等信息，便于对支出情况进行跟踪和管理。五、财务核算（一）会计核算1.设置会计科目：根据国家统一的会计制度和会务筹备组的实际情况，设置相应的会计科目，对会务筹备期间的财务活动进行核算。2.记账方法：采用借贷记账法进行记账，按照会计凭证的编制要求，及时、准确地记录各项经济业务。3.会计凭证编制：财务人员应根据审核无误的原始凭证编制会计凭证，会计凭证应包括记账凭证、原始凭证粘贴单等。记账凭证应注明经济业务的摘要、会计科目、金额、借贷方向等信息，并由制单人、审核人、记账人、会计主管等签字盖章。4.账簿登记：根据会计凭证及时登记账簿，包括总账、明细账、日记账等。账簿应按照规定的格式和要求进行登记，做到账账相符、账证相符、账实相符。（二）财务报表编制1.定期编制财务报表：财务人员应定期编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等，以及相关的附表和附注。财务报表应真实、准确、完整地反映会务筹备组的财务状况和经营成果。2.报表报送：财务报表编制完成后，应及时报送筹备组负责人及公司/组织相关部门。筹备组负责人应认真审核财务报表，对报表反映的财务情况进行分析和研究，为会议筹备工作提供决策依据。六、财务监督（一）内部监督1.建立健全内部监督机制：会务筹备组应建立健全内部监督机制，加强对财务活动的监督和检查。财务人员应定期对财务收支情况进行自查，发现问题及时整改。2.加强对财务人员的监督：筹备组负责人应加强对财务人员的监督和管理，确保财务人员严格遵守财务制度和职业道德规范。财务人员应定期接受培训和考核，提高业务水平和综合素质。3.接受内部审计监督：公司/组织内部审计部门应对会务筹备组的财务活动进行定期审计和专项审计，检查财务制度的执行情况、财务收支的真实性和合法性、资金使用效益等方面的情况，发现问题及时提出审计意见和建议。（二）外部监督1.接受税务部门监督：会务筹备组应按照国家税收法律法规的规定，及时足额缴纳各项税款，接受税务部门的监督检查。2.接受其他相关部门监督：根据会议的性质和要求，会务筹备组可能还需要接受其他相关部门的监督检查，如财政部门、审计部门、行业主管部门等。筹备组应积极配合相关部门的工作，如实提供财务资料和信息。七、财务人员职责（一）财务负责人职责1.负责会务筹备组财务管理工作的组织和领导：制定财务管理制度和工作流程，明确财务人员的职责分工，确保财务管理工作的顺利开展。2.组织编制财务预算：根据会议筹备工作的需要，组织编制财务预算，并对预算执行情况进行监控和分析。3.审核财务收支：对会务筹备组的各项财务收支进行审核，确保收支的真实性、合理性、合法性。4.编制财务报表：定期编制财务报表，向筹备组负责人及公司/组织相关部门汇报财务状况和经营成果。5.加强财务监督：建立健全内部监督机制，加强对财务活动的监督和检查，防范财务风险。6.协调与外部相关部门的关系：与税务部门、财政部门、审计部门等外部相关部门保持良好的沟通和协调，确保会务筹备组的财务活动符合法律法规和政策要求。（二）财务经办人员职责1.负责日常财务核算工作：按照国家统一的会计制度和财务管理制度的要求，进行会计凭证的编制、账簿的登记、财务报表