档案馆财务制度

PAGE档案馆财务制度一、总则（一）目的为了规范档案馆的财务行为，加强财务管理，提高资金使用效益，保障档案馆各项工作的顺利开展，根据国家有关法律法规和财务制度，结合本档案馆实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于档案馆内各部门及全体工作人员。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家法律法规和财经纪律，依法进行财务活动。2.真实性原则财务核算应当以实际发生的经济业务为依据，如实反映财务状况和经营成果。3.完整性原则全面涵盖档案馆的各项财务收支活动，确保财务管理无遗漏。4.准确性原则财务数据的记录、计算和报告应当准确无误，保证财务信息的质量。5.效益性原则合理配置资源，提高资金使用效益，避免浪费和低效支出。二、财务管理体制（一）财务机构设置档案馆设立独立的财务部门，配备专业的财务人员，负责日常财务管理工作。财务部门应明确各岗位的职责分工，确保财务管理工作的有序进行。（二）财务人员职责1.财务负责人全面负责档案馆的财务管理工作，制定财务工作计划和财务管理制度。组织财务核算，编制财务报表，定期进行财务分析，为领导决策提供依据。负责资金的筹集、使用和管理，合理安排资金，确保资金安全。协调与财政、税务等相关部门的关系，依法纳税，维护档案馆的良好形象。2.会计人员按照国家统一的会计制度进行会计核算，填制会计凭证，登记会计账簿，编制财务报表。负责财务档案的整理、归档和保管工作，确保财务档案的完整和安全。协助财务负责人进行财务分析，提供相关财务数据和信息。3.出纳人员负责现金收付、银行结算等日常资金收支业务，严格遵守现金管理和银行结算制度。登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结，账款相符。保管库存现金、有价证券和各种票据，确保资金和票据的安全。三、预算管理（一）预算编制1.档案馆应根据事业发展规划和年度工作计划编制年度财务预算。预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保预算的科学性和合理性。2.各部门应根据本部门的工作任务和实际需求，提出年度预算建议数，报财务部门审核汇总。财务部门对各部门的预算建议数进行综合平衡后，编制档案馆年度财务预算草案，提交馆务会议审议通过。3.年度财务预算草案经馆务会议审议通过后，报上级主管部门和财政部门审批。（二）预算执行1.档案馆应严格执行经批准的年度财务预算，不得擅自调整预算。如因特殊情况需要调整预算的，应按照规定的程序报经批准。2.各部门应按照预算安排组织实施本部门的工作，确保各项工作任务的顺利完成。财务部门应加强对预算执行情况的监控和分析，及时发现问题并提出改进措施。3.建立预算执行考核制度，对各部门预算执行情况进行考核评价，将考核结果与部门绩效挂钩，确保预算执行的严肃性。（三）预算调整1.预算执行过程中，如遇国家政策调整、事业发展规划变化、不可抗力等因素影响，导致预算收支发生重大变化，需要调整预算的，应按照以下程序办理：各部门提出预算调整申请，详细说明调整的原因、项目、金额等情况，并附相关证明材料。财务部门对各部门的预算调整申请进行审核，提出审核意见，报馆领导审批。馆领导根据财务部门的审核意见，对预算调整申请进行审批。经批准的预算调整申请，由财务部门下达调整通知，并相应调整预算指标。2.预算调整应遵循“先有预算、后有支出”的原则，严格控制预算调整范围和幅度，确保预算的严肃性和权威性。四、收入管理（一）收入范围档案馆的收入主要包括财政拨款收入、事业收入、经营收入、上级补助收入、附属单位上缴收入和其他收入等。（二）收入管理要求1.各项收入应按照国家有关规定及时足额收取，不得截留、挪用。2.财政拨款收入应按照财政部门的要求和规定的用途使用，确保专款专用。3.事业收入应按照国家有关规定进行核算和管理，严格执行收费标准，依法开具票据。4.经营收入应按照市场经济规律进行核算和管理，加强成本核算，提高经济效益。5.上级补助收入、附属单位上缴收入和其他收入应按照相关规定进行核算和管理，确保收入的真实性和合法性。（三）票据管理1.档案馆应按照国家有关规定，统一使用财政部门监制的票据。票据的购领、使用、保管和核销应严格按照规定的程序办理。2.财务部门应建立票据管理制度，明确票据管理人员的职责，定期对票据的使用情况进行检查和核对，确保票据的安全和规范使用。3.票据管理人员应妥善保管票据，不得丢失、损坏。如发现票据丢失或损坏，应及时报告并采取相应的补救措施。五、支出管理（一）支出分类档案馆的支出分为基本支出和项目支出。基本支出是指为保障档案馆正常运转、完成日常工作任务而发生的支出，包括人员经费和公用经费；项目支出是指为完成特定工作任务和事业发展目标而发生的支出。（二）支出审批1.严格执行支出审批制度，各项支出应按照规定的审批程序进行审批。审批流程如下：经办人填写支出报销单，注明支出事由、金额、用途等，并签字确认。部门负责人对支出的真实性、合理性进行审核，签字批准。财务负责人对支出的合法性、合规性进行审核，签字批准。馆领导根据财务负责人的审核意见，对重大支出进行审批。2.对于金额较大的支出，应实行集体决策制度，由馆务会议或相关会议进行审议通过后，方可支出。（三）支出标准1.人员经费支出应按照国家有关规定和标准执行，确保人员工资、津贴、补贴等按时足额发放。2.公用经费支出应按照勤俭节约、合理使用的原则，制定相应的支出标准和定额，严格控制支出规模。3.项目支出应按照项目预算和合同约定执行，严格控制项目经费的使用范围和支出标准，确保项目资金专款专用。（四）费用报销1.费用报销应提供真实、合法、有效的原始凭证，原始凭证应符合国家有关规定和财务制度的要求。2.经办人应在费用发生后及时办理报销手续，填写支出报销单，并按照审批程序进行审批。3.财务部门应按照规定对报销凭证进行审核，对不符合规定的报销凭证不予报销。审核内容包括：凭证的真实性、合法性、完整性、准确性；审批手续是否齐全；支出是否符合规定的标准和范围等。4.报销的费用应通过银行转账等方式支付，原则上不得支付现金。特殊情况需要支付现金的，应经财务负责人批准。六、资产管理（一）资产分类档案馆的资产分为流动资产、固定资产、无形资产等。流动资产包括货币资金、短期投资、应收及预付款项、存货等；固定资产是指使用期限超过一年，单位价值在规定标准以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产，包括房屋及建筑物、专用设备、一般设备、文物和陈列品、图书、其他固定资产等；无形资产是指不具有实物形态而能为档案馆提供某种权利的资产，包括专利权、商标权、著作权等等。（二）资产购置1.资产购置应按照预算管理的要求，纳入年度预算。购置资产前，应进行充分的论证和审批，确保资产购置的必要性和合理性。2.资产购置应按照政府采购的有关规定进行，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式进行采购，确保采购过程的公开、公平、公正。3.购置的资产应及时办理验收手续，验收合格后，由财务部门进行账务处理，登记固定资产卡片和台账。（三）资产使用1.建立资产使用管理制度，明确资产使用部门和使用人员的职责，确保资产的安全和正常使用。2.资产使用部门应定期对资产进行清查盘点，做到账账相符、账实相符。发现资产盘盈、盘亏、毁损等情况，应及时查明原因，报财务部门进行账务处理。3.资产使用人员应爱护资产，合理使用资产，不得擅自转借、出租、变卖资产。如需对资产进行处置，应按照规定的程序报经批准。（四）资产处置1.资产处置包括资产的出售、出让、转让、对外捐赠、报废、报损等。资产处置应按照规定的程序进行审批，未经批准不得擅自处置资产。2.资产处置应按照公开、公平、公正的原则，通过拍卖、招投标、协议转让等方式进行，确保资产处置的价值最大化。3.资产处置收入应及时足额上缴财政，实行“收支两条线”管理。七、财务监督（一）内部监督1.建立健全内部财务监督制度，加强对财务活动的全过程监督。财务部门应定期对财务收支、预算执行、资产管理等情况进行检查和分析，及时发现问题并提出改进措施。2.审计部门应定期对档案馆的财务收支进行审计监督，对发现的问题及时提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。3.各部门应配合财务部门和审计部门的工作，自觉接受监督检查，如实提供财务资料和相关情况。（二）外部监督1.接受财政、税务、审计等部门的监督检查，按照要求及时报送财务报表和相关资料。2.主动接受社会监督，定期向社会公开财务收支情况，提高财务管理的透明度。八、财务报告与财务分析（一）财务报告1.财务部门应定期编制财务报告，全面反映档案馆的财务状况、经营成果和现金流量等情况。财务报告包括资产负债表、收入支出表、现金流量表、财政拨款收入支出表等主表以及相关附表和财务情况说明书。2.财务报告应按照国家统一的会计制度和财务报告编制要求进行编制，确保财务报告的真实性、完整性和准确性。3.财务报告编制完成后，应及时报送馆领导、上级主管部门和财政部门。（二）财务分析1.财务部门应定期对财务报告进行分析，为领导决策提供参考依据。财务分析的内容包括预算执行情况、财务状况分析、收入支出分析、资产负债分析、资金使用效益分析等。2.财务分析应采用科学的方法和指标体系，对财务数据进行深入分析和比较，揭示财务活动中存在的问题和原因，提出改进措施和建议。3.财务分析报告应及时报送馆领导，为领导决策提供有力支持。九、会计档案管理（一）会计档案的范围会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映档案馆经济业务的重要史料和证据。（二）会计档案的整理与归档1.会计年度终了后，会计人员应及时对会计档案进行整理、装订和归档。会计档案应按照分类标准进行分类整理，确保档案的整齐、规范。2.会计档案应编制档案目录，注明档案的名称、日期、编号、保管期限等信息，便于查阅和管理。3.会计档案整理完成后，应移交档案部门保管。档案部门应按照档案管理的要求，对会计档案进行妥善保管，并建立档案查阅登记制度。（三）会计档案的保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。（四）会计档案的查阅与销毁1.查阅会计档案应按照规定的程序进行审批，经批准后方可查阅