基层卫生院采购管理制度

PAGE基层卫生院采购管理制度一、总则1.目的为加强基层卫生院采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、公开、公正、透明，提高采购资金使用效益，保障卫生院医疗业务的正常开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于基层卫生院所有物资、设备、药品、耗材等的采购活动。包括但不限于医疗设备、办公用品、医用耗材、药品、试剂等的采购。3.采购原则合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购活动合法合规。公开透明原则：采购过程应公开透明，接受社会监督。公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，确保采购质量和价格合理。效益原则：追求采购资金的最大使用效益，降低采购成本。质量优先原则：优先采购质量可靠、性能稳定的产品和服务。二、采购组织与职责1.采购管理委员会组成：由卫生院领导、相关职能部门负责人、临床专家等组成。职责：审议采购政策、制度和流程。审定采购预算和采购计划。对重大采购项目进行决策。监督采购活动的执行情况。2.采购部门人员配备：配备专业的采购人员，负责具体采购业务的实施。职责：执行采购管理委员会的决议。编制采购预算和采购计划。组织采购活动，包括招标、谈判、询价等。与供应商签订采购合同。跟踪采购合同的执行情况。建立采购档案，保存采购相关资料。3.需求部门职责：根据卫生院业务需求，提出物资、设备、药品、耗材等的采购申请。参与采购项目的技术评估和验收工作。反馈采购产品的使用情况和质量问题。三、采购预算管理1.预算编制采购部门应会同财务部门、需求部门等，根据卫生院的发展规划、年度工作计划和业务需求，编制采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。采购预算应经采购管理委员会审议通过后执行。2.预算调整因政策变化、业务发展等原因需要调整采购预算的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整内容。采购部门应会同财务部门对调整申请进行审核，并报采购管理委员会批准。采购预算调整后，应及时调整采购计划和采购合同。四、采购计划管理1.计划编制采购部门应根据采购预算和实际业务需求，编制采购计划。采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容。采购计划应经采购管理委员会审议通过后执行。2.计划执行采购部门应按照采购计划组织采购活动，确保采购任务按时完成。在采购过程中，如遇特殊情况需要变更采购计划的，采购部门应及时向采购管理委员会报告，并说明变更原因和变更内容。采购管理委员会应根据实际情况决定是否批准变更采购计划。五、采购方式1.公开招标公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，必须进行公开招标：货物、服务采购项目单项采购金额达到100万元以上。工程采购项目单项采购金额达到200万元以上。公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规的规定进行。2.邀请招标邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。邀请招标应按照相关法律法规的规定进行，采购人应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。3.竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。竞争性谈判应按照相关法律法规的规定进行，采购人应成立谈判小组与供应商进行谈判。4.单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应按照相关法律法规的规定进行，采购人应与供应商就采购价格、数量、质量等内容进行协商，并签订采购合同。5.询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价应按照相关法律法规的规定进行，采购人应向不少于三家的供应商发出询价单，并对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。六、采购流程1.采购申请需求部门根据业务需求，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。采购申请表应经需求部门负责人审核签字后，提交采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请表后，应会同财务部门对采购申请进行审核。审核内容包括采购项目的必要性合理性、预算金额的准确性等。经审核通过的采购申请，报采购管理委员会审批。采购管理委员会应根据采购政策、制度和流程，对采购申请进行审批，并做出是否批准的决定。3.采购实施采购部门根据采购管理委员会的审批意见，组织采购活动。采购活动应按照选定的采购方式进行，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。在采购过程中，采购部门应与供应商进行沟通和协商，确保采购项目的顺利进行。采购部门应按照相关法律法规的规定，与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准付款方式、违约责任等内容。4.验收采购项目到货后，采购部门应及时通知需求部门和质量控制部门进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行验收。验收合格的，验收人员应在验收报告上签字确认。验收不合格的，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商更换产品或采取其他补救措施。5.付款采购部门应根据采购合同和验收报告，填写付款申请单。付款申请单应经采购部门负责人、财务部门负责人审核签字后，报卫生院领导审批。卫生院领导应根据审批意见，安排财务部门付款。财务部门应按照采购合同的约定，及时足额支付货款。七、供应商管理1.供应商选择采购部门应建立供应商库，对供应商进行分类管理。供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。采购部门应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式，从供应商库中选择合格的供应商。2.供应商评价采购部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价。评价方式包括实地考察、问卷调查、数据分析等。根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。3.供应商激励与约束采购部门应建立供应商激励机制，对于长期合作、供货质量好、价格合理的供应商给予一定的奖励，如优先采购、增加采购量等。采购部门应建立供应商约束机制，对于违反采购合同、供货质量不合格、售后服务不到位的供应商，采取相应的处罚措施，如扣除货款、暂停合作、取消供应商资格等。八、采购合同管理1.合同签订采购部门应按照相关法律法规的规定，与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。采购合同签订后，应及时报采购管理委员会备案。2.合同执行采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保采购项目按时、按质、按量完成。在合同执行过程中，如遇特殊情况需要变更合同条款的，采购部门应及时与供应商协商，并签订补充合同。补充合同应报采购管理委员会备案。3.合同验收采购项目到货后，采购部门应及时通知需求部门和质量控制部门进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行验收。验收合格的，验收人员应在验收报告上签字确认。验收不合格的，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商更换产品或采取其他补救措施。4.合同付款采购部门应根据采购合同和验收报告，填写付款申请单。付款申请单应经采购部门负责人、财务部门负责人审核签字后，报卫生院领导审批。卫生院领导应根据审批意见，安排财务部门付款。财务部门应按照采购合同的约定，及时足额支付货款。九、采购档案管理1.档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件、合同文件、验收文件、付款文件等。采购文件应包括招标公告、投标文件、评标报告、谈判文件、询价文件等。合同文件应包括采购合同、补充合同等。验收文件应包括验收报告、检验报告等。付款文件应包括付款申请单、发票等。2.档案整理采购部门应指定专人负责采购档案的整理和保管。采购档案应按照时间顺序、项目类别等进行分类整理，建立档案目录，便于查阅和管理。3.档案保管采购档案应妥善保管，保存期限应符合相关法律法规的规定。采购档案应存放在安全、防火、防潮、防虫的地方，防止档案损坏、丢失。4.档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经采购部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或复制。查阅档案后，应及时归还档案，并在档案查阅登记表上签字确认。十、监督与检查1.内部监督卫生院应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的监督检查。采购管理委员会应定期对采购活动进行监督检查，发现问题及时整改。财务部门应加强对采购资金的管理和监督，确保采购资金使用合法、合规、合理。审计部门应定期对采购项目进行审计，检查采购活动的合法性、合规性、效益性。2.外部监督卫生院应接受社会监督，主动公开采购信息，接受公众的监督和质疑。财政部门、卫生行政部门等应加强对卫生院采购活动的监督检查，发现问题及时处理。十一、责任追究1.违规行为在采购活动中，如有下列违规行为，将追究相关人员的责任：违反采购政策、制度和流程的。采购过程中存在腐败行为的。与供应商串