档案安全与消防制度

PAGE档案安全与消防制度一、总则（一）目的为加强公司档案安全管理，预防和减少火灾事故对档案造成的损失，确保档案信息的完整性、准确性和安全性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中涉及的档案安全与消防相关事宜。（三）基本原则1.预防为主原则采取有效的预防措施，消除火灾隐患，防止火灾事故的发生。2.安全第一原则始终将档案安全放在首位，确保档案在存储、保管和使用过程中的安全。3.依法管理原则严格遵守国家有关档案安全与消防的法律法规及行业标准，依法进行档案安全管理。二、档案安全管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案安全管理制度，明确档案安全管理流程和要求。2.组织开展档案安全培训，提高员工的档案安全意识和操作技能。3.定期对档案存储场所进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。4.负责档案的整理、归档、存储和保管，确保档案的完整性和准确性。5.制定档案应急预案，定期组织演练，提高应对火灾等突发事件的能力。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的质量和完整性。2.配合档案管理部门做好档案安全管理工作，严格遵守档案安全管理制度。3.对本部门员工进行档案安全宣传教育，提高员工的档案安全意识。4.发现档案安全问题及时报告档案管理部门，并协助采取措施进行处理。（三）员工职责1.严格遵守档案安全管理制度，爱护档案，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。2.按照规定的程序和方法进行档案的整理、归档、存储和使用，确保档案安全。3.积极参加档案安全培训和演练，提高档案安全意识和应急处理能力。4.发现档案安全隐患或火灾事故及时报告，并协助进行处理。三、档案存储场所安全管理（一）选址与布局1.档案存储场所应选择在远离火源、水源充足、通风良好、地势较高且干燥的地方。2.档案库应与其他建筑物保持一定的安全距离，周围不得堆放易燃、易爆物品。3.档案库内应合理划分档案存储区、整理区、查阅区等功能区域，确保工作流程顺畅，避免交叉干扰。（二）建筑与设施要求1.档案库的建筑结构应坚固耐用，具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。2.档案库的门窗应采用防火、防盗性能良好的材料制作，并安装门锁、门栓等防护设施。3.档案库内应配备必要的消防设施和器材，如灭火器、消火栓、自动喷水灭火系统等，并确保其完好有效。4.档案库内应设置通风设备，保持空气流通，控制温度和湿度在适宜范围内。一般温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。5.档案库内应安装火灾自动报警系统，以便及时发现火灾隐患。（三）档案存储设备要求1.档案架、柜应选用符合国家标准的产品，具有防火、防潮、防虫等功能。2.档案架、柜应排列整齐，便于档案的存放和查找。3.档案存储应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，标识清晰，便于管理。四、档案整理与归档安全管理（一）整理要求1.档案整理应遵循档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系。2.档案整理应按照规定的分类标准和方法进行，确保档案分类准确、编号规范。3.档案整理过程中应注意保护档案的原始面貌，不得擅自涂改、损坏档案。（二）归档要求1.档案应及时归档，确保档案的时效性。2.归档的档案应齐全完整，符合质量要求。3.档案归档应填写归档清单，注明档案的名称、数量、保管期限等信息，并签字确认。（三）整理与归档场所安全管理1.整理与归档场所应保持整洁，不得堆放杂物，确保通道畅通。2.整理与归档场所内应配备必要的消防设施和器材，如灭火器、消火栓等，并确保其完好有效。3.整理与归档场所内应设置通风设备，保持空气流通，控制温度和湿度在适宜范围内。五、档案查阅与使用安全管理（一）查阅程序1.查阅档案应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经部门负责人签字批准。2.档案管理部门根据查阅申请表提供档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员应严格遵守查阅纪律，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。（二）使用要求1.查阅人员如需复印、拍照档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行操作。2.复印、拍照的档案应妥善保管，不得用于其他用途。3.查阅人员使用档案后应及时归还档案管理部门，不得擅自留存。（三）查阅与使用场所安全管理1.查阅与使用场所应保持整洁，不得堆放杂物，确保通道畅通。2.查阅与使用场所内应配备必要的消防设施和器材，如灭火器、消火栓等，并确保其完好有效。3.查阅与使用场所内应设置通风设备，保持空气流通，控制温度和湿度在适宜范围内。六、消防管理（一）消防设施与器材管理1.档案存储场所应按照规定配备足够数量的消防设施和器材，如灭火器、消火栓、自动喷水灭火系统、火灾自动报警系统等。2.消防设施和器材应定期进行检查、维护和保养，确保其完好有效。3.消防设施和器材的检查、维护和保养应记录在案，并存档备查。（二）火灾预防措施1.加强对员工的消防安全教育，提高员工的消防安全意识和自防自救能力。2.严禁在档案存储场所内吸烟、使用明火和电气设备。如需进行电气设备安装、维修等作业，应经档案管理部门批准，并采取相应的防火措施。3.档案存储场所内应保持整洁，不得堆放易燃、易爆物品和杂物。4.定期对档案存储场所进行消防安全检查，及时发现和消除火灾隐患。（三）火灾应急处置1.制定档案火灾应急预案，明确火灾应急处置流程和各部门、人员的职责。2.定期组织员工进行火灾应急演练，提高员工的应急处置能力。3.发生火灾时，应立即启动应急预案，组织人员疏散档案，并及时报警。4.在确保人员安全的前提下，组织力量进行灭火，尽量减少火灾损失。5.火灾扑灭后，应保护好火灾现场，协助消防部门进行调查处理。七、监督与检查（一）定期检查1.档案管理部门应定期对档案安全与消防制度的执行情况进行检查，每月至少进行一次全面检查。2.检查内容包括档案存储场所的安全状况、消防设施和器材的完好情况、档案整理与归档的质量、档案查阅与使用的规范等。（二）专项检查1.根据工作需要，档案管理部门可组织开展专项检查，如针对档案存储场所的防火、防潮、防虫等专项检查。2.专项检查应制定详细的检查方案，明确检查内容、方法和标准。（三）检查记录与整改1.每次检查应做好记录，包括检查时间、检查人员、检查内容、发现的问题及整改情况等。2.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改。3.整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。八、培训与教育（一）培训计划1.档案管理部门应制定年度档案安全与消防培训计划，明确培训内容、培训方式、培训时间和培训人员等。2.培训计划应根据公司档案安全管理的实际情况和员工的需求进行制定。（二）培训内容培训内容应包括档案安全法律法规、档案安全管理制度、档案整理与归档知识、消防知识与技能等。（三）培训方式培训方式可采用集中培训、现场演示、案例分析、在线学习等多种形式，以提高培训效果。（四）培训记录每次培训应做好记录，包括培训时间、培训地点、培训内容、培训人员等，并将培训记录存档备查。九、奖励与处罚（一）奖励1.对在档案安全与消防工作中表现突出的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。2.奖励方式包括荣誉证书