新车档案考核制度

PAGE新车档案考核制度一、总则（一）目的为加强公司新车档案管理，确保新车档案的完整性、准确性和规范性，提高公司运营效率，保障公司合法权益，特制定本考核制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及新车档案管理的部门和人员，包括销售部门、售后部门、档案管理部门等。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保新车档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映新车的实际情况，数据准确无误。3.完整规范原则：新车档案应涵盖新车从购入到交付过程中的各类资料，做到内容完整、格式规范。4.及时归档原则：各类新车相关资料应在规定时间内及时归档，确保档案的时效性。二、新车档案管理职责分工（一）销售部门职责1.负责新车销售过程中客户信息、销售合同、车辆配置等相关资料的收集与整理。2.在新车交付前，确保将完整的销售资料提交给档案管理部门，并协助档案管理部门进行资料核对。3.对销售过程中产生的特殊情况或问题及时反馈给档案管理部门，以便做好档案记录。（二）售后部门职责1.负责新车售后维修保养过程中产生的维修记录、零部件更换记录、质量反馈等资料的收集与整理。2.将售后相关资料按照规定时间和要求提交给档案管理部门，并配合档案管理部门进行资料审核。3.对售后发现的与新车档案相关的问题及时通知档案管理部门进行调整和补充。（三）档案管理部门职责1.制定新车档案管理制度和流程，明确档案管理的标准和要求。2.负责新车档案的集中管理，包括档案的收集、整理、归档、存储和查阅等工作。3.定期对新车档案进行检查和核对，确保档案的质量和完整性。4.对违反新车档案管理制度的行为进行监督和纠正，提出相应的考核意见。（四）其他部门职责与新车档案管理相关的其他部门，应按照公司规定，在各自职责范围内配合做好新车档案管理工作，提供必要的资料和支持。三、新车档案内容及要求（一）客户信息档案1.客户基本资料：包括客户姓名、性别、年龄、联系方式、身份证号码、地址等。2.购车信息：购车日期、车型、车架号、发动机号、购车价格、付款方式等。3.客户特殊要求记录：如车辆内饰颜色、配置特殊定制等相关信息。要求客户信息准确无误，联系方式保持畅通，特殊要求记录清晰明确。（二）销售合同档案1.合同文本：完整的新车销售合同，包括合同编号、双方当事人信息、车辆信息、价格条款、付款方式、交付时间、违约责任等条款。2.合同附件：如车辆配置清单、赠品清单、补充协议等相关附件。销售合同应符合法律法规要求，条款清晰，附件齐全，合同签订手续完备。（三）车辆配置档案1.车辆标准配置清单：详细记录车辆出厂时的标准配置，包括但不限于发动机、变速器、内饰、外观等方面的配置信息。2.车辆实际配置记录：对于客户特殊定制或选装的配置，应准确记录实际配置情况，并与销售合同保持一致。车辆配置档案应与车辆实际情况相符，配置信息准确详细。（四）新车交付档案1.车辆交付凭证：客户签字确认的车辆交付单，包括交付日期、车辆状态、随车物品清单等。2.车辆检验报告：新车交付前的车辆检验报告，包括外观、内饰、性能等方面的检验结果。3.车辆保险资料：车辆保险合同、保险单、缴费凭证等相关资料。新车交付档案应齐全完整，交付凭证和检验报告真实有效，保险资料符合规定。（五）售后维修档案1.维修记录：每次维修的日期、维修项目、维修人员、维修费用、零部件更换记录等详细信息。2.质量反馈记录：客户对车辆质量问题的反馈及处理情况记录。售后维修档案应及时、准确记录维修情况，质量反馈记录处理得当。四、新车档案考核标准（一）档案完整性考核1.客户信息档案：缺少客户基本资料中任何一项关键信息，或购车信息、特殊要求记录不完整，每项扣[X]分。2.销售合同档案：合同文本缺失关键条款，或附件不齐全，每份合同扣[X]分。3.车辆配置档案：标准配置清单或实际配置记录有误或不完整，每项扣[X]分。4.新车交付档案：缺少交付凭证、检验报告或保险资料中的任何一项，每项扣[X]分。5.售后维修档案：维修记录或质量反馈记录不完整，每次维修扣[X]分。（二）档案准确性考核1.客户信息档案：客户姓名、身份证号码等关键信息错误，每项扣[X]分。2.销售合同档案：合同条款与实际情况不符，每份合同扣[X]分。3.车辆配置档案：配置信息与车辆实际配置不一致，每项扣[X]分。4.新车交付档案：交付凭证、检验报告等信息与实际交付情况不符，每项扣[X]分。5.售后维修档案：维修记录、零部件更换记录等信息错误，每次维修扣[X]分。（三）档案规范性考核1.档案格式不规范：如字体、字号、排版不符合要求，每份档案扣[X]分。2.档案签字盖章不全：重要文件缺少相关人员签字或盖章，每份文件扣[X]分。3.档案编号混乱：档案编号不连续、重复或错误，每次发现扣[X]分。（四）档案及时性考核1.销售部门未在规定时间内提交销售资料，每次逾期扣[X]分。2.售后部门未按时提交售后资料，每次逾期扣[X]分。3.档案管理部门未及时归档新车档案，每次逾期扣[X]分。五、新车档案考核流程（一）日常检查档案管理部门定期对新车档案进行日常检查，按照考核标准对档案的完整性、准确性、规范性和及时性进行评估，填写检查记录。（二）定期抽查公司定期组织对新车档案进行抽查，抽查范围涵盖不同时间段、不同部门的档案。抽查人员按照考核标准进行评分，并填写抽查报告。（三）问题反馈与整改1.对于检查和抽查中发现的问题，档案管理部门及时向责任部门反馈，并下达整改通知书。2.责任部门应在规定时间内对问题进行整改，并将整改情况书面报告档案管理部门。（四）考核结果汇总档案管理部门根据日常检查和定期抽查结果，对各部门和相关人员的新车档案管理工作进行考核结果汇总，计算考核得分。（五）考核结果公示与通报考核结果在公司内部进行公示，公示期为[X]个工作日。公示无异议后，对考核结果进行通报，表彰优秀部门和个人，对不达标的部门和个人提出批评，并责令其限期改进。六、考核结果应用（一）绩效奖金挂钩1.将新车档案考核结果与部门和个人的绩效奖金挂钩。考核得分达到[X]分及以上的部门和个人，按照公司绩效奖金标准全额发放；得分在[X][X]分之间的，酌情扣减绩效奖金；得分低于[X]分的，大幅扣减绩效奖金。（二）晋升与评优参考1.在员工晋升、评优等方面，将新车档案考核结果作为重要参考依据。连续[X]年考核优秀的员工，在同等条件下优先晋升；考核成绩较差的员工，在评优时予以限制。（三）培训与改进计划1.根据考核结果，针对存在问题的部门和个人，制定相应的培训与改进