项目归档考核制度

PAGE项目归档考核制度一、总则（一）目的为加强公司项目文档管理，确保项目文档的完整性、准确性和规范性，提高项目管理效率和质量，特制定本项目归档考核制度。本制度旨在规范项目文档的归档流程、明确归档标准和考核要求，保障公司项目信息的有效积累和传承，为公司的决策、运营和发展提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司内所有项目，包括但不限于研发项目、工程项目、营销项目、管理项目等。涉及项目立项、实施、验收等全过程产生的各类文档资料，均需按照本制度进行归档管理和考核。（三）基本原则1.真实性原则：归档文档必须如实反映项目实际情况，确保信息真实可靠。2.完整性原则：涵盖项目从启动到结束各个阶段的相关文档，保证文档体系完整。3.准确性原则：文档内容准确无误，数据统计、技术参数等符合项目实际要求。4.规范性原则：遵循统一的文档格式、编号规则和分类标准，保证文档规范有序。5.及时性原则：项目文档应随项目进展及时归档，确保信息的时效性。二、项目归档范围与分类（一）项目前期文档1.项目立项文件：包括项目可行性研究报告、项目立项申请、立项批复等。2.项目策划文件：项目整体规划、项目进度计划、项目预算等。（二）项目实施过程文档1.项目会议纪要：项目周会、月会、专题会议等会议记录。2.项目工作报告：项目周报、月报、季报、年报等工作进展报告。3.技术文档：项目涉及的技术方案、技术图纸、技术变更记录等。4.合同文档：项目相关的采购合同、服务合同、合作协议等。5.沟通协调文档：与项目相关方的往来函件、邮件、电话记录等沟通资料。（三）项目验收文档1.项目验收申请：项目完成后提交的验收申请文件。2.项目验收报告：包括验收结论、验收意见、验收组成员名单等。3.项目成果文档：项目交付的产品说明书、使用手册、测试报告等。（四）其他相关文档1.项目风险管理文档：风险识别、评估、应对措施等相关文档。2.项目质量控制文档：质量计划、质量检验记录、质量问题处理报告等。3.项目文档变更记录：文档的修改、补充、删除等变更情况记录。三、项目归档职责分工（一）项目负责人1.负责组织项目文档的收集、整理和初步审核工作。2.确保项目文档与项目实际进展同步，及时发现和解决文档管理中存在的问题。3.对项目文档的完整性、准确性和规范性负责。（二）项目团队成员1.根据项目负责人的要求，及时提供各自工作范围内产生的文档资料。2.协助项目负责人进行文档的整理和分类工作，保证所提供文档的质量。（三）文档管理部门1.制定和完善项目文档归档管理制度和流程。2.负责项目文档的集中归档存储、保管和维护工作。3.对项目文档进行最终审核，确保符合归档要求，并进行统一编号和分类存储。4.定期对项目文档进行清查和盘点，保证文档的安全和完整。（四）其他相关部门在各自职责范围内，配合项目负责人和文档管理部门做好项目文档的归档工作，如提供涉及本部门的项目相关资料等。四、项目归档流程（一）文档收集1.项目负责人应在项目启动初期，明确项目文档收集的范围、要求和时间节点，并传达给项目团队成员。2.项目团队成员按照要求，定期将各自工作中产生的文档资料提交给项目负责人。3.项目负责人负责收集项目实施过程中与外部相关方的往来文档，如合同、函件等。（二）文档整理1.项目负责人对收集到的文档进行初步整理，按照文档分类标准进行分类。2.对文档进行编号，确保编号的唯一性和系统性，以便于查找和管理。3.检查文档的完整性和准确性，对缺失或错误的文档及时与相关人员沟通补充或修正。（三）文档审核1.项目负责人完成文档整理后，提交给文档管理部门进行审核。2.文档管理部门按照归档标准对文档进行全面审核，重点检查文档的格式规范、内容准确性、分类合理性等。3.对于审核中发现的问题，及时反馈给项目负责人，要求其进行整改。整改完成后重新提交审核，直至审核通过。（四）文档归档1.审核通过的项目文档，由文档管理部门进行统一归档存储。2.归档存储应采用电子存储和纸质存储相结合的方式，确保文档的安全性和可查阅性。3.建立项目文档索引目录，方便快速查找和检索项目文档。五、项目归档标准（一）格式规范1.文档应统一采用公司规定的格式，如A4纸张大小、字体字号、排版格式等。2.电子文档应采用常见的办公软件格式，如Word、Excel、PPT、PDF等，确保文档在不同设备上均可正常打开和查阅。（二）内容要求1.文档内容应完整、清晰、准确，语言表达规范，逻辑严谨。2.涉及数据、图表等应真实可靠，标注清晰，与正文内容相互印证。3.文档中的签字、盖章等手续应齐全，符合法律法规和公司规定。（三）编号规则1.项目文档编号应包含项目编号、文档类别编号和流水号。2.项目编号按照公司统一的项目编号规则编制，确保项目编号的唯一性。3.文档类别编号根据文档分类标准进行设定，便于快速分类查找。4.流水号按照文档产生的先后顺序依次编排，保证编号的连续性。（四）分类标准1.严格按照本制度规定的项目归档分类进行文档分类，不得随意变更分类方式。2.对于跨类别的文档，应根据其主要内容和用途，归入相应的类别中，并在其他相关类别中进行索引标注。六、项目归档考核内容与标准（一）归档及时性1.考核项目文档是否按照规定的时间节点及时归档。2.以项目各阶段关键时间点为依据，检查文档的实际归档时间是否在规定期限内。3.对于未按时归档的文档，每延迟一个工作日，扣除相应责任人一定分数。（二）归档完整性1.检查项目文档是否涵盖了项目从前期到验收全过程的各类资料，无重要文档缺失。2.对照项目归档范围，逐一核对每个项目的文档完整性，对于缺失关键文档的项目，扣除项目负责人及相关责任人相应分数。（三）归档准确性1.审核文档内容是否准确无误，数据、技术参数、文字表述等是否与项目实际情况相符。2.对发现的错误或不准确信息，根据错误的严重程度扣除相应分数，如严重影响项目理解和实施的错误，扣除分数较高。（四）归档规范性1.检查文档格式、编号、分类等是否符合公司规定的归档标准。2.对于不符合规范的文档，要求限期整改，整改期间暂停该项目的归档考核评分，整改后仍不符合要求的，扣除相应分数。（五）文档保管质量1.考察文档存储的安全性，是否存在丢失、损坏、泄密等情况。2.检查文档保管环境是否符合要求，电子文档存储是否定期备份，纸质文档是否妥善存放。3.对于出现文档保管问题的项目，根据问题的严重程度扣除相关责任人及文档管理部门相应分数。七、考核方式与周期（一）考核方式1.定期检查：文档管理部门定期对项目文档进行清查和检查，按照考核内容和标准进行评分。2.不定期抽查：根据项目实际情况，对部分项目文档进行不定期抽查，发现问题及时记录并纳入考核。（二）考核周期1.月度考核：每月对当月完成归档的项目进行初步考核，统计考核得分情况。2.年度考核：每年对全年所有项目的归档情况进行综合考核，根据月度考核结果和年度抽查情况，计算年度总得分。八、考核结果应用（一）绩效奖金挂钩1.将项目归档考核结果与项目团队成员的绩效奖金挂钩。2.根据年度考核得分情况，按照一定比例调整项目团队成员的绩效奖金，得分越高，奖金系数越高。（二）晋升与评优参考1.在员工晋升、评优等过程中，将项目归档考核结果作为重要参考依据。2.对于项目归档工作表现优秀的员工，在同等条件下优先考虑晋升和评优。（三）培训与改进1.根据考核结果，分析项目文档管理中存在的普遍问题和薄弱环节。2.针对问题制定相应的培训计划和改进措施，提高项目团队整体的文档管理水平。九、罚则（一）一般违规1.对于在项目归档过程中出现的一般性违规行为，如文档格式不规范、编号错误等，责令相关责任人限期整改。2.整改期间，对责任人进行批评教育，并根据违规情节轻重，扣除一定比例的当月绩效奖金。（二）严重违规1.若出现严重违规行为，如故意隐瞒重要文档、提供虚假文档等，视情节严重程度给予警告至辞退等处分。2.对因严重违规行为给公司造成损失的，依法追究相