某服装公司档案管理工作制度

某服装公司档案管理工作制度第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等行业法规、《ISO9001质量管理体系标准》《ISO27001信息安全管理体系标准》等国际公约及公司《国际化经营战略纲要》《数字化转型行动计划》制定。针对服装公司档案管理中存在的分散保管、查阅不便、安全隐患、合规风险等问题，核心目标在于通过规范化管理实现档案资源有效利用、风险全面防控及管理效率显著提升，支撑企业价值创造与国际化发展。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司总部各部门、各分子公司及所有关联单位（包括但不限于外包服务商、合作设计团队等），覆盖产品研发档案、生产制造档案、供应链档案、市场营销档案、人力资源档案、财务审计档案等全类别档案。正式员工、外包人员及合作单位均需严格遵守。例外场景包括经公司决策机构批准的临时性档案豁免，但需由档案管理部门备案。

1.3核心原则

（1）合规性原则：严格遵守档案相关法律法规及行业标准，确保档案管理全流程合法合规；

（2）权责对等原则：明确各级人员档案管理职责，责任与权限匹配；

（3）风险导向原则：重点关注高价值档案（如设计图纸、核心供应商合同）及敏感档案（如员工绩效记录）的风险防控；

（4）效率优先原则：优化流程设计，平衡管控与业务需求，支持数字化赋能；

（5）持续改进原则：定期复盘档案管理体系，结合业务发展动态调整优化；

（6）国际化适配原则：跨境档案管理需遵循属地法律要求，建立差异化管控机制。

1.4制度地位与衔接

本制度为公司基础性专项制度，与《公司内部控制基本规范》《信息安全管理办法》《合同管理办法》等制度构成体系化管控网络。冲突时以本制度为准，但需与《跨国数据跨境传输管理办法》等国际业务制度协同执行。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司档案管理实行“总部统筹、分级负责、专业协同”的架构。决策层（董事会）负责档案管理战略审批；执行层（总经理办公会）负责年度档案管理预算与重大事项决策；监督层（内控部、审计部）负责专项审计；执行层具体落实由档案管理委员会（下设办公室，隶属行政部）统筹协调。

2.2决策机构与职责

董事会负责档案管理制度及重大投入的审定；总经理办公会负责审批年度档案管理计划、跨部门协调事项及应急预案。

2.3执行机构与职责

（1）档案管理委员会办公室（行政部）：统筹总部档案分类标准、数字化平台建设及人员培训；

（2）研发部：负责产品档案（设计、工艺、测试）全生命周期管理，需通过“设计评审-工艺验证-生产导入”节点验收；

（3）供应链部：负责供应商档案（合同、资质、交付记录）的动态更新，每月至少校验一次有效性；

（4）生产部：负责生产过程档案（工单、质检、能耗）的实时归档，支持ERP系统自动抓取关键数据；

（5）人力资源部：负责员工档案（履历、合同、培训）的保密管理，仅授权部门主管及合规部查阅；

（6）财务部：负责会计档案的合规保管，需通过“凭证-账簿-报表”三重复核；

2.4监督机构与职责

内控部负责档案管理全流程风险排查（如季度抽样检查档案完整性）；审计部每年开展专项审计（覆盖率不低于档案总量30%）；合规部监控跨境档案合规性，需建立“国家-制度-档案”三级适配清单。

2.5协调与联动机制

建立“档案月度例会”机制，由行政部牵头，涉及部门每月5日前提交需求清单。涉外业务需联合法务部及当地合作伙伴制定档案交接清单，签署《跨境数据保护协议》。

第三章档案管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）档案完整率≥99%；

（2）档案可追溯率100%；

（3）档案查阅响应时效≤2小时；

（4）数字化档案覆盖率年均提升10%；

（5）跨境档案合规差错率≤0.5%。

3.2专业标准与规范

（1）分类标准：采用“一级类-二级类-三级类”三级分类法（如研发档案-设计图纸-主版/修改版）；

（2）载体规范：纸质档案需符合《档案保护技术规范》（GB/T1889）；电子档案需符合《企业电子文件归档管理规范》（GB/T29194）；

（3）风险管控点：

-高风险点：产品安全认证档案（如欧盟CE认证）、供应链关键节点档案（如核心面料采购合同）；

-防控措施：高价值档案采用双备份存储（总部+异地），敏感档案设置三级授权查阅。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：实施全生命周期管理（收集-整理-鉴定-保管-利用-销毁），应用风险矩阵法评估档案安全等级；

（2）管理工具：部署“档案云平台”，实现OA系统流程自动触发归档、ERP系统生产数据自动同步；对接CRM系统获取营销档案电子化需求。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

档案管理主流程为“需求发起-审批分配-收集整理-审核归档-动态维护-利用销毁”：

（1）需求发起：各部门通过OA系统提交归档需求，需附业务背景说明；

（2）审批分配：档案管理委员会办公室审核需求合理性，分配至责任岗；

（3）收集整理：档案责任人按标准分类，电子档案需完成格式转换（如PDF/A）；

（4）审核归档：档案管理员进行“完整性-合规性-关联性”三重校验；

（5）动态维护：每年开展档案质量核查，及时补充缺失信息；

（6）利用销毁：超出保管期限档案需通过“部门申请-合规部审核-审批人批准”流程销毁，纸质档案需销毁登记、监销。

4.2子流程说明

（1）跨境档案管理子流程：需经法务部评估风险等级，签订《档案保管责任书》，采用区块链技术确保流转可追溯；

（2）应急响应子流程：发生火灾等突发事件时，由档案管理委员会启动“现场保护-异地调取-数据恢复”预案。

4.3流程关键控制点

（1）收集环节：设置“业务完成日-档案移交日”≤3个工作日时限；

（2）审核环节：建立“档案质量核查表”，需包含“附件是否齐全”“关键数据是否准确”等核查项；

（3）利用环节：设置“授权记录-查阅登记-内容摘录”闭环管理。

4.4流程优化机制

每年6月30日前完成流程复盘，通过“数据采集-瓶颈分析-方案设计-试点验证”循环优化，数字化档案审批时效目标≤1个工作日。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

（1）查阅权限：研发档案仅限研发部及经授权的设计供应商；

（2）复制权限：生产档案仅供生产部及合规部查阅，需经部门主管批准；

（3）跨境权限：需同时满足“业务必要性-属地合规性-数据脱敏”，由档案管理委员会审批。

5.2审批权限标准

（1）常规审批：部门主管在OA系统24小时内完成；

（2）特殊审批：总经理授权财务部在2个工作日内处理；

（3）越权处理：需提交书面申请及风险评估报告，由档案管理委员会办公室裁决。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，有效期最长12个月，临时代理需经直接上级批准并报备。

5.4异常审批流程

紧急查阅需经分管副总批准，但需在3个工作日内补充完整审批手续；重大异常需提交专题报告，由董事会审议。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）表单规范：使用档案管理系统标准化表单，禁止手写补充；

（2）痕迹留存：电子档案需记录“操作人-操作时间-操作内容”；纸质档案需双人核对后在系统留痕。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：档案管理委员会办公室每月抽查档案室环境（温湿度、防火防盗）；

（2）专项监督：合规部每季度开展跨境档案合规性检查；

（3）内控嵌入：通过ERP系统自动校验生产档案同步率，设置预警阈值。

6.3检查与审计

（1）检查频次：总部部门每季度检查，分子公司每半年检查；

（2）审计内容：重点审计“档案安全事件记录”“销毁审批单”等关键环节；

（3）审计应用：审计报告需纳入被审计部门绩效考核。

6.4执行情况报告

每月5日前提交《档案管理执行报告》，包含“档案数量统计表”“风险事件汇总表”“数字化进度表”，报告需经档案管理委员会审议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）关键指标：档案完整率（权重40%）、查阅响应时效（权重20%）；

（2）辅助指标：数字化率（权重20%）、跨境合规差错率（权重20%）。

7.2评估周期与方法

（1）周期：季度评估，年度综合考核；

（2）方法：结合“系统数据自动统计”“现场核查”及“员工访谈”。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：一般问题7个工作日内整改，重大问题30日内整改；

（2）责任追究：连续两次整改未达标的部门负责人需约谈。

7.4持续改进流程

基于考核结果建立“问题库”，每半年开展改进方案评审，优先解决排名前5的档案管理痛点。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：档案管理创新、重大风险规避等；

（2）奖励标准：精神奖励为主，年度评优优先考虑。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：未按流程归档，可通报批评；

（2）较重违规：导致档案损毁，需追责相关人；

（3）严重违规：造成重大经济损失，按《员工手册》处理。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚梯度：警告-罚款-降级；

（2）程序要求：需告知当事人，并给予申辩机会。

8.4申诉与复议

由人力资源部受理申诉，需在收到处罚后5个工作日内提交书面材料，复议决定需报总经理批准。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）组织架构：设立应急小组，由行政部牵头，各部门派员参与；

（2）处置流程：发现档案损毁时，立即启动“现场隔离-损失评估-恢复重建”流程。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：重大促销活动临时性档案需求；

（2）处理要求：需经分管副总批准，并在活动结束后10个工作日内归档。

9.3危机公关与善后

（1）善后措施：建立“档案安全事件台账”，记录处理过程；

（2）跨境适配：针对不同国家制定差异化公关方案，如欧盟适用GDPR，美国适用CCPA。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由档案管理委员会办公室负责解释。

10.2相关制度索引

（1）《企业内部控制基本规范》（文号：财会〔2015〕18号）；

（2）《跨国数据跨境传输管理办法》（文号：国办发〔2020〕11号）；

（3）《档案云平台操作指南》（公司内部编号：ADM-2023-001）。

10.3修订与废止程序

修订需经总经