化工公司专利申报管理规范

化工公司专利申报管理规范第一章总则

1.1制定依据与目的

本规范依据《中华人民共和国专利法》《专利审查指南》《国际专利合作条约》（PCT）、《保护工业产权巴黎公约》等国家法律法规、行业标准及国际公约，结合化工行业特性及企业国际化经营战略制定。针对当前企业专利申报管理中存在的流程不清晰、风险防控不足、申报效率低下等问题，核心目标在于规范专利申报管理流程，强化风险防控能力，提升专利创造与运用效率，保障企业核心知识产权安全，支撑企业全球化战略实施。

1.2适用范围与对象

本规范适用于公司所有涉及专利申报的业务领域及关联部门，包括研发部、技术中心、法务部、知识产权部、各分（子）公司及合作单位。适用对象包括但不限于专利专员、研发人员、技术负责人、项目经理、法务专员、合规专员等。例外场景包括紧急技术保密需求下的简化申报及境外特殊法律要求的特殊申报，此类申报需经总经理办公会审批。审批权限由法务部根据专利价值、技术敏感性及国际市场策略分级授权。

1.3核心原则

本规范遵循以下核心原则：

（1）合规性原则：严格遵循专利法及相关国际公约，确保申报过程合法合规；

（2）权责对等原则：明确各层级、各部门职责权限，责任与权限相匹配；

（3）风险导向原则：重点防控专利泄露、无效风险及国际合规风险；

（4）效率优先原则：优化流程节点，缩短申报周期，提升资源利用效率；

（5）持续改进原则：基于业务发展及政策变化动态优化制度体系。

1.4制度地位与衔接

本规范为公司基础性专项管理制度，与《公司内部控制基本规范》《财务审批管理办法》《合规风险管理规定》等制度协同执行。若存在冲突，以本规范为准，具体事项由法务部牵头协调解决，协调结果报总经理办公会备案。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司专利申报管理实行“决策层—执行层—监督层”三级管理架构。决策层由董事会负责重大专利战略决策；执行层由法务部牵头，研发部、技术中心等部门协同实施；监督层由内控部、审计部负责全流程监督，合规部负责涉外业务合规性审核。各层级职责边界清晰，执行层下设专利申报工作组，负责跨部门协调与信息归集。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：审批年度专利战略及重大专利投资预算；

（2）董事会：审定专利布局策略、核心专利保护方案及国际申请计划；

（3）总经理办公会：审批专利申报审批权限、紧急申报及境外合规方案。

2.3执行机构与职责

（1）法务部：专利申报总负责人，统筹申报策略、合规审核及权属管理；

（2）研发部：技术信息提供、技术秘密保护及发明披露；

（3）技术中心：专利挖掘、布局分析及申请文件质量把控；

（4）各分（子）公司：属地化合规申报及专利维护跟进。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：嵌入专利申报关键控制点，包括技术秘密隔离、申报时效监控；

（2）审计部：年度专项审计，重点核查申报合规性、费用合理性；

（3）合规部：涉外专利申请的地方法规适配与风险预警。

2.5协调与联动机制

建立专利申报月度联席会议制度，法务部主持，研发部、技术中心、财务部等参与。涉外业务增设属地法务顾问参与机制，确保符合《专利合作条约》及目标国专利法。信息共享通过公司ERP系统专利模块实现实时同步，跨部门数据冲突由法务部最终裁决。

第三章专利申报管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）专利授权率：核心技术领域年度授权率≥70%；

（2）申报时效：发明披露后180日内完成初步筛选，6个月内完成申请准备；

（3）合规差错率：年度申报合规差错率≤2%。

3.2专业标准与规范

（1）发明披露标准：采用《公司技术秘密保护规定》界定披露范围，敏感技术强制隔离审查；

（2）申请文件标准：符合《专利审查指南》要求，高价值专利需经专利代理机构预审；

（3）国际申请标准：PCT申请需覆盖目标市场主要国家，优先审查适用场景需法务部评估。

3.3管理方法与工具

（1）全生命周期管理：采用PDCA循环管控，从发明披露至专利维护全流程覆盖；

（2）风险矩阵：按技术敏感性、市场价值、法律风险分级管理，高风险专利强制双方法务审核；

（3）数字化工具：通过ERP专利模块实现申请进度跟踪、费用预算管理、法律状态监控，系统自动预警超期节点。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

专利申报主流程分为“发明披露—技术评估—合规筛选—申请准备—提交维护”五个阶段。各阶段责任主体及操作标准如下：

（1）发明披露阶段：研发人员填写《发明披露表》，技术中心进行技术秘密定级（一般/核心/绝密）；

（2）技术评估阶段：技术中心组织专家评审，法务部同步评估专利布局价值；

（3）合规筛选阶段：合规部审核目标市场专利壁垒及合规风险；

（4）申请准备阶段：专利代理人完成权利要求书撰写，法务部最终审核；

（5）提交维护阶段：法务部统一提交申请，技术中心跟进维护费用预算。

4.2子流程说明

（1）技术秘密隔离子流程：核心专利申报期间，研发实验室执行《实验室保密规定》，禁止非必要人员接触；

（2）紧急申请子流程：涉及重大技术突破的紧急申请需经法务部、技术负责人双重签字，加急通道审批时效≤2个工作日。

4.3流程关键控制点

（1）技术秘密隔离点：研发部与技术中心联合核查隔离措施落实情况，内控部现场抽检；

（2）合规性校验点：涉外申请提交前由合规部出具《国际专利申请合规评估报告》；

（3）时效监控点：ERP系统自动生成预警，法务部每日确认处理进度。

4.4流程优化机制

每年12月由内控部牵头，技术中心、法务部参与，对专利申报全流程开展颗粒度分析，优化节点设置。数字化工具应用不足环节（如自动化文件校验）优先纳入改进计划。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

专利申报权限按“发明披露—申请提交—费用预算—涉外申请”四级分层，具体标准如下：

（1）发明披露：技术员级可披露一般技术，工程师级可披露核心技术，高级工程师可披露绝密技术；

（2）申请提交：初级专利专员可提交金额≤50万元的申请，中级专员可提交≤200万元，高级专员可提交不限金额；

（3）费用预算：技术中心编制预算需经财务部复核，金额＞500万元的需总经理审批；

（4）涉外申请：PCT申请需董事会审批，目标市场＞5个的需法务部专项评估。

5.2审批权限标准

（1）常规审批：按权限矩阵逐级审批，单级审批时限≤3个工作日；

（2）分级审批：金额＞1000万元的专利申请需董事会审议，加急审批需附《专利战略价值评估报告》；

（3）越权审批：禁止越级审批，发现后由内控部发起责任追溯。

5.3授权与代理机制

授权有效期最长12个月，技术秘密类授权需经技术负责人签字。临时代理需经授权人书面委托，代理期限≤15个工作日，结束后3个工作日内完成交接。

5.4异常审批流程

（1）紧急审批：通过法务部—技术中心—总经理三级加急通道，需附《紧急申报理由及风险评估报告》；

（2）补批程序：审批流程缺失的，由法务部补办审批，补批材料需附《流程合规性说明》。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）表单填报：通过OA系统专利模块提交，电子表单需双因素认证；

（2）信息录入：ERP专利模块需同步技术特征、法律状态等数据，更新频率≥每月一次；

（3）痕迹留存：电子审批记录、纸质文件扫描归档，存储期限≥10年。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：专利专员每日核查ERP系统节点完成度，法务部每周抽查表单合规性；

（2）专项监督：内控部每季度开展全流程模拟测试，重点核查技术秘密隔离环节；

（3）突击检查：审计部每年至少两次，覆盖专利申请文件、费用支付等全流程。

6.3检查与审计

（1）检查内容：专利申请文件完整性、保密措施落实情况、费用预算执行偏差；

（2）审计频次：年度专项审计，重大专利申请前开展预审；

（3）审计结果：形成《专利申报管理审计报告》，明确整改责任及完成时限。

6.4执行情况报告

法务部每月向总经理办公会提交《专利申报管理执行报告》，包含：

（1）数据统计：当期申报量、授权率、费用预算执行率；

（2）风险分析：典型违规案例、国际合规风险；

（3）改进建议：流程优化方向、数字化工具升级方案。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）研发部：年度专利授权量（权重40%）、核心专利占比（权重30%）；

（2）技术中心：专利挖掘覆盖率（权重20%）、申请文件质量评分（权重10%）；

（3）法务部：申报合规差错率（权重50%）、国际申请成功率（权重30%）。

7.2评估周期与方法

（1）月度评估：由内控部根据ERP数据开展；

（2）季度评估：法务部牵头，技术中心、财务部参与；

（3）年度评估：纳入公司全面绩效考核体系。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：一般问题由责任部门限期整改，重大问题提交总经理办公会协调；

（2）整改时限：一般问题≤7个工作日，重大问题≤30个工作日；

（3）责任追究：整改未完成的责任人，按《公司问责规定》处理。

7.4持续改进流程

（1）建议收集：通过OA系统专利模块提交优化建议，法务部每月汇总；

（2）评估审批：技术中心、法务部联合评估，总经理办公会审批；

（3）跟踪落实：内控部跟踪改进措施落地情况，纳入次年审计计划。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：专利授权量超额、核心专利获国际大奖、流程优化显著提升效率；

（2）奖励类型：年度技术贡献奖、专利专项奖金、晋升优先；

（3）奖励程序：专利专员提交申请→法务部核实→技术中心评估→总经理办公会审批→财务部发放。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：专利申请文件遗漏非关键信息；

（2）较重违规：技术秘密泄露至非关联方；

（3）严重违规：专利权属争议导致诉讼。

8.3处罚标准与程序

（1）分级处罚：一般违规通报批评，较重违规罚款500-2000元，严重违规解除劳动合同；

（2）处罚程序：法务部调查→责任部门告知→当事人申辩→总经理审批→人力资源部执行。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚通知后3个工作日内提出；

（2）受理部门：法务部；

（3）复议结果：5个工作日内出具，不服可向董事会申诉。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）预案内容：专利侵权应急响应、专利权属争议处置、国际专利诉讼应对；

（2）处置流程：启动后由法务部牵头，技术中心、公关部协同，董事会决策重大资源调配。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：突发技术泄露、政府强制要求披露；

（2）处理要求：提交《例外申报说明》，法务部强制审核，总经理审批。

9.3危机公关与善后

（1）危机公关：公关部制定《专利危机应对方案》，明确发言人及口径；

（2）善后措施：每年6月开展危机演练，评估方案有效性。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本规范由法务部负责解释，解释意见报董事会备案。

10.2相关制度索引

（1）《公司内部控制基本规范》（文号：内控字〔2023〕003号）；

（2）《财务审批管理办法》（文号：财管字〔2023〕004号）；

（3）《技术秘密保护规定》（文号：科技字〔2023〕005号）。

10.3修订与废止程序

（1）修订条件：法律更新、业务模式变化、重大