珠宝公司公关活动执行方案

珠宝公司公关活动执行方案第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国广告法》《中华人民共和国消费者权益保护法》《中华人民共和国对外贸易法》等相关国家法律法规、《珠宝玉石首饰行业规范》（GB/T31217）、《关于黄金市场管理的若干规定》等行业标准、《联合国跨国公司行为守则》等国际公约及公司《企业战略发展规划（2023-2025）》制定。针对公司公关活动存在的流程散乱、风险识别不足、跨部门协同效率低下等管理痛点，核心目标在于规范公关活动管理，强化风险防控能力，提升资源配置效率，支撑公司国际化战略实施。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司所有部门及关联人员，包括但不限于品牌公关部、市场营销部、销售部、法务合规部、信息科技部及授权合作单位。覆盖品牌发布会、媒体合作、社会责任活动、危机公关等所有公关活动类型。例外场景包括应急性危机公关，由总经理授权直接启动，但需事后补办审批程序。审批权限由品牌公关部提报，重大事项需经总经理办公会审议。

1.3核心原则

本制度遵循以下核心原则：

（1）合规性原则：确保所有活动符合法律法规及行业规范；

（2）权责对等原则：明确各层级审批权限与责任主体；

（3）风险导向原则：聚焦高影响风险点，实施差异化管控；

（4）效率优先原则：优化流程节点，缩短审批周期至3个工作日内；

（5）持续改进原则：每年复盘优化，动态适配数字化转型需求。

1.4制度地位与衔接

本制度为专项管理制度，层级低于公司《基本管理制度》，与《财务报销制度》《合同管理办法》《内控手册》等制度形成互补。若条款冲突，以本制度为准，特殊场景由法务合规部协调裁定。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司公关活动管理实行“决策层-执行层-监督层”三级架构。决策层由董事会负责重大事项审批；执行层由品牌公关部统筹实施，市场营销部、销售部等协同配合；监督层由内控部、审计部及合规部实施全过程监督。各层级权责边界清晰，确保纵向指挥与横向协同有效衔接。

2.2决策机构与职责

董事会负责审议年度公关预算、重大活动方案及危机公关预案，决策权限包括金额超500万元项目及涉外活动。总经理办公会负责月度公关计划审批、预算调整及风险等级评估，决策时效不超过5个工作日。

2.3执行机构与职责

品牌公关部作为牵头部门，职责包括：

（1）制定年度公关活动计划，明确目标、预算及KPI（如媒体曝光率≥80%）；

（2）审核活动方案合规性，标注中高风险点（如涉外宣传需提前15天报备合规部）；

（3）统筹跨部门资源，协调销售部提供区域需求支持。

各执行部门职责划分如下：

市场营销部负责区域媒体资源对接，提供本地化建议；销售部负责终端客户反馈收集；信息科技部保障数字化工具支持。

2.4监督机构与职责

内控部监督预算执行效率，核查标准为实际支出与预算偏差≤5%；审计部实施季度专项审计，重点核查资金使用合规性；合规部对涉外活动进行前置审查，确保符合《联合国跨国公司行为守则》。监督结果纳入季度绩效考核。

2.5协调与联动机制

建立“公关活动协调会”制度，每月10日前由品牌公关部召集，主责部门需派驻专人参会。涉外业务增设“属地合规联络员”机制，由驻外机构指定专员配合合规部进行风险预审。

第三章公关活动管理标准

3.1管理目标与核心指标

设定年度公关活动管理目标：预算执行率≥95%、活动满意度≥85%、危机事件零发生。核心KPI包括：

（1）方案审批时效≤3个工作日；

（2）媒体合作完成率≥90%；

（3）数字化工具使用覆盖率≥70%。统计口径以OA系统数据为准。

3.2专业标准与规范

制定以下专项标准：

（1）活动方案模板标准化：必须包含风险清单、应急预案、媒体清单三部分；

（2）预算管理标准化：采用滚动预算方式，分阶段审批，预留10%应急资金；

（3）合规性标准化：涉外活动需附翻译件及当地法规说明，高风险项需双方法务审核。

风险控制点标注：

★高风险点（如涉及政治敏感话题宣传）：需董事会审批，合规部全程参与；

☆中风险点（如第三方合作）：需法务部出具法律意见书；

☆☆低风险点（如常规媒体发布）：由品牌公关部自行审核。

3.3管理方法与工具

采用“PDCA+数字化工具”管理方法：

（1）计划阶段：运用CRM系统收集需求，ERP系统测算预算；

（2）执行阶段：通过OA流程管控审批，钉钉定位打卡留存现场痕迹；

（3）改进阶段：利用BI系统分析活动效果，生成可视化报告。

第四章公关活动流程管理

4.1主流程设计

公关活动管理流程分为五个阶段：

（1）需求发起：市场营销部提交需求，需明确活动目的、预算范围及预期效果；

（2）方案编制：品牌公关部编制方案，需标注风险清单及防控措施；

（3）审批决策：按金额分级审批，超300万元需总经理办公会审议；

（4）执行监控：通过钉钉项目群实时跟踪，每周汇报进度；

（5）归档评估：活动结束后30日内完成资料归档，评估报告提交内控部。

4.2子流程说明

（1）涉外活动子流程：需增加“属地合规预审”环节，由驻外机构配合合规部完成；

（2）危机公关子流程：启动后2小时内成立专项小组，24小时内发布初步声明。

4.3流程关键控制点

（1）预算控制点：方案审批时同步审核预算合理性，超预算需追加审批；

（2）合规校验点：方案提交前必须通过法务合规部线上校验系统；

（3）时效控制点：活动执行后7个工作日内完成效果评估。

4.4流程优化机制

设立“流程优化专员”，每年6月30日前完成全流程复盘，优化建议需经内控部评估，重大调整由董事会审议。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按业务类型、金额及风险等级分配权限：

（1）常规媒体发布（金额＜10万元）：品牌公关部自行审批；

（2）区域活动（金额≤50万元）：分管副总裁审批；

（3）涉外宣传（金额＞100万元）：需董事会审批。

权限划分需在OA系统中设置电子签章，禁止越权操作。

5.2审批权限标准

审批路径设计：

（1）常规路径：需求发起→品牌公关部审核→法务合规部抽查→分管副总裁审批；

（2）特殊路径：紧急情况启动加急通道，审批层级可适当上移，但需附风险说明。

5.3授权与代理机制

授权需通过公司授权系统备案，授权期限最长6个月，临时代理需经直属上级签字。

5.4异常审批流程

异常审批需附《异常审批说明》，包含：

（1）具体情况描述；

（2）风险评估报告；

（3）备选方案比较。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：所有活动需使用标准化模板，电子版存档于OA知识库；

（2）痕迹留存：现场照片需标注时间、地点、负责人，视频资料需加密存储；

（3）执行到位判定：需同时满足“方案完成率≥90%”“预算偏差≤5%”两个条件。

6.2监督机制设计

建立“三位一体”监督体系：

（1）日常监督：内控部每月抽查3个部门执行情况；

（2）专项监督：审计部每季度联合合规部开展合规检查；

（3）突击检查：信息科技部每月10日前检查数字化工具使用情况。

6.3检查与审计

检查内容：

（1）预算执行情况；

（2）供应商合作合规性；

（3）数字化工具使用效果。

审计频次：专项审计每年至少2次，重大活动后1个月内完成审计。

6.4执行情况报告

报告需包含：

（1）数据统计（如预算执行率、活动场次）；

（2）风险案例（含整改措施）；

（3）改进建议（需明确责任部门及完成时限）。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

专项考核指标体系：

（1）过程指标：方案审批时效、跨部门协同评分；

（2）结果指标：媒体曝光量、客户满意度；

（3）风险指标：合规差错率、危机事件数量。

7.2评估周期与方法

考核周期：月度考核聚焦过程，季度考核关注结果，年度考核全面评估。方法包括：

（1）数据统计：ERP系统自动生成报表；

（2）现场核查：审计部抽查活动现场。

7.3问题整改机制

整改分类：

（1）一般问题：7个工作日内完成整改；

（2）重大问题：30个工作日内完成整改，需提交专项报告。

整改结果需经原审批部门复核。

7.4持续改进流程

优化建议提报路径：

（1）收集建议：通过OA系统征集；

（2）评估筛选：内控部每月汇总，品牌公关部初审；

（3）审批实施：重大调整需董事会审议。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

奖励情形：

（1）超额完成KPI；

（2）有效避免重大风险。

奖励类型：

（1）精神奖励：通报表扬；

（2）物质奖励：奖金5000-10000元；

（3）晋升奖励：优先纳入后备人才库。

程序：提报→部门推荐→人力资源部审核→总经理审批。

8.2违规行为界定

违规分类：

（1）一般违规：如方案未标注风险清单；

（2）较重违规：如超预算未报备；

（3）严重违规：如涉外宣传违规。

8.3处罚标准与程序

处罚措施：

（1）警告：适用于一般违规；

（2）罚款：较重违规需缴纳500-3000元罚款；

（3）降级：严重违规直接降级。

程序：调查→告知→听证（重大违规）→处罚→申诉。

8.4申诉与复议

申诉条件：收到处罚决定后3个工作日内提出。复议流程：

（1）受理：人力资源部审查申诉材料；

（2）复核：内控部联合审计部进行复核；

（3）裁决：15个工作日内出具复议决定。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

制定三级预案：

（1）一级预案：重大危机（如产品丑闻），由董事会牵头成立危机小组；

（2）二级预案：较大危机（如合同纠纷），由总经理主导处理；

（3）三级预案：一般危机（如媒体误解），由品牌公关部自行处置。

9.2例外情况处理

例外场景：如突发自然灾害导致活动取消。处理流程：

（1）立即启动应急预案；

（2）3个工作日内提交《例外情况说明》；

（3）预算按50%核销。

9.3危机公关与善后

危机公关五步法：

（1）黄金24小时：发布初步声明；

（2）调查取证：法务部主导收集证据；

（3）沟通协调：销售部配合安抚客户；

（4）整改落实：内控部监督整改；

（5）效果评估：一个月后提交复盘报告。

跨国场景需遵循属地法律法规，如美国需遵守《公平信用报告法》。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由品牌公关部负责解释，解释意见需经法务合规部审核后形成书面文件。

10.2相关制度索引

关联制度：

（1）《财务报销制度》（文号：财字〔2023〕15号）；

（2）《合同管理办法》（文号：法字〔2023〕08号）；

（3）《内控手册》（文号：内控〔2023〕01号）。

10.3修订与废止程序

修订程序：

（1）发起：品牌公关部提