全面解读犯罪记录封存制度

全面解读犯罪记录封存制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国刑法》等相关法律法规，参照行业合规管理准则及集团母公司关于员工背景管理的规定，结合企业内部控制要求与专项风险防控实际，为规范犯罪记录封存制度的实施，明确管理职责，防范用工风险，维护企业合法权益，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖员工招聘背景调查、在职期间异常行为处置、离职人员管理以及业务合作方的尽职调查等场景，确保犯罪记录封存工作的制度化、标准化执行。第三条本制度涉及的核心术语定义如下：（一）“XX专项管理”指企业针对员工犯罪记录封存及背景核实建立的全流程管控体系，包括政策制定、执行监督、风险处置及持续改进。（二）“XX风险”指因员工犯罪记录未及时核查或封存管理不当，导致企业用工合规风险、声誉风险及法律责任的可能性。（三）“XX合规”指企业各项业务活动及管理行为符合法律法规、监管要求及内部规章制度，确保经营活动的合法性与规范性。第四条专项管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的原则。全面覆盖要求对所有业务场景的犯罪记录封存工作同步规范；责任到人明确各级管理人员及岗位的职责边界；风险导向强调重点防范高风险领域；持续改进通过动态评估优化管理机制。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对犯罪记录封存制度的实施负总责，统筹资源保障制度有效运行；分管人力资源、法务及业务相关的领导为直接责任人，负责具体组织协调与监督考核。第六条公司设立犯罪记录封存管理领导小组，由主要负责人牵头，分管领导及相关部门负责人组成，负责统筹制度执行、重大风险决策及跨部门协同，每季度召开例会评估管理成效。第七条领导小组下设专项管理工作小组，由人力资源部牵头，法务部、业务合规部及信息技术部派员组成，负责制度细化、流程优化、风险监控及培训宣贯，日常工作由人力资源部统筹推进。第八条牵头部门（人力资源部）职责包括：（一）制定和完善犯罪记录封存管理制度，定期组织修订；（二）建立员工背景调查数据库，实现在线筛查与记录管理；（三）监督各部门执行情况，对违规行为提出处理建议；（四）定期开展全员合规培训，提升风险意识。第九条专责部门（法务部、业务合规部）职责包括：（一）审核背景调查流程的合规性，提供法律支持；（二）制定高风险岗位的背景调查标准，优化尽职调查流程；（三）处置因犯罪记录引发的劳动争议或法律纠纷，评估潜在风险。第十条业务部门/下属单位职责包括：（一）落实招聘环节的背景调查要求，确保关键岗位人员资质符合规定；（二）对在职员工异常行为（如违纪记录、舆情风险）进行排查，及时上报；（三）配合完成离职人员的犯罪记录复核及封存工作。第十一条基层执行岗（招聘专员、合规专员等）责任包括：（一）签署岗位合规承诺书，明确个人在背景调查中的操作规范；（二）发现疑似犯罪记录线索时，第一时间向直接主管及专项工作小组报告。第三章专项管理重点内容与要求第十二条招聘环节的合规标准：用人单位在发布岗位时需明确背景调查范围，关键岗位（如财务、采购、高管助理等）须完成犯罪记录核查，通过第三方征信平台或司法协作渠道核验，核查结果存档至少三年。第十三条禁止性行为要求：严禁以犯罪记录为由歧视性拒绝无违规记录的候选人；不得泄露应聘者背景调查信息，除非获得本人授权或法律要求；禁止伪造背景调查报告。第十四条背景调查风险防控点：（一）核查时效性风险，确保调查在录用前完成；（二）第三方数据准确性风险，定期验证合作机构的资质；（三）法律合规风险，确保调查方式符合《个人信息保护法》等规定。第十五条在职人员管理要求：对已入职员工开展年度背景复核，重点岗位每三年强制复核；建立异常行为预警机制，如出现违规违纪、刑事立案等情况，立即启动专项核查。第十六条离职人员封存管理：员工离职后，人力资源部需联合法务部对关键岗位人员封存犯罪记录档案，封存期限根据岗位敏感程度确定（如高管岗位五年，技术岗三年），封存文件仅授权部门负责人查阅。第十七条合作方尽职调查：对供应商、代理商等外部合作方实施同等标准的背景调查，重点关注其高管及核心人员的犯罪记录，将调查结果纳入供应商分级管理。第十八条内部举报与核查机制：设立匿名举报渠道，对涉及员工犯罪记录的线索，专项工作小组应在收到举报后五日内启动核查，核查结果按权限审批后处理。第十九条法律责任规避：若因未完成背景调查导致用人风险，责任部门需承担相应处罚，包括绩效考核扣分、专项赔偿等，情节严重者移交纪律委员会处理。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新机制：每年由人力资源部牵头，联合法务部评估制度执行效果，根据法律法规变化、业务需求调整及风险事件，在每年X月前完成修订。第二十一条风险识别预警机制：每季度开展专项风险排查，采用“风险矩阵法”对背景调查全流程进行评分，高风险环节（如境外人员核查）纳入重点监控。第二十二条合规审查机制：将犯罪记录封存纳入新员工入职、岗位晋升、合同续签等关键节点的合规审查清单，未经审核不得推进后续流程。第二十三条风险应对机制：（一）一般风险（如调查延误）：由牵头部门限期整改，记录在案；（二）重大风险（如录用后查出不合规记录）：启动应急程序，解除劳动合同并按法定标准支付补偿，同时评估供应商合作风险。第二十四条责任追究机制：违规情形及处罚标准如下：（一）未按规定开展背景调查，直接责任岗年度考核降级；（二）泄露调查信息，处X万元以下罚款，情节严重者解除劳动合同；（三）伪造调查报告，移交司法机关追究法律责任，公司承担连带责任。第二十五条评估改进机制：每年11月组织对制度有效性的评估，通过问卷调查、访谈及案例复盘，形成改进报告提交领导小组审议，次年X月前落实优化方案。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障：公司主要负责人在每月例会上听取专项工作小组汇报，解决跨部门协调问题，确保制度资源投入。第二十七条考核激励机制：将犯罪记录封存合规情况纳入部门年度考核指标，考核结果与团队奖金、评优评先挂钩，对超额完成目标的部门给予额外奖励。第二十八条培训宣传机制：每年X月开展全员合规培训，内容涵盖背景调查流程、法律责任及举报渠道，新员工必须通过考核后方可上岗。第二十九条信息化支撑：开发“合规管理平台”，实现背景调查全流程电子化，嵌入AI风险预警功能，确保数据实时同步与留痕管理。第三十条文化建设：发布《合规管理手册》，明确员工“十不准”行为底线，每年签署《合规承诺书》，营造“合规创造价值”的内部氛围。第三十一条报告制度：（一）风险事件报告：重大事件须在两日内形成专项报告，逐级上报至领导小组；（二）年度管理报告：次年X月提交全年度工作总结，包括风险事件、改进措施及预算执行情况。第六