企业催款函写作模板大全

企业催款函写作模板大全在商业往来中，应收账款的及时回收是维持企业现金流健康、保障持续运营的关键环节。催款函作为一种正式且常用的追讨工具，其撰写质量直接影响催款效果及客户关系。一份措辞得当、逻辑清晰、有理有据的催款函，不仅能有效提醒客户履行付款义务，更能在一定程度上维护双方的合作关系。本文将系统梳理企业催款函的写作要点，并提供不同情境下的实用模板，旨在帮助企业提升催款效率，降低坏账风险。一、催款函写作的通用原则与核心要素在着手撰写催款函之前，首先需要明确其核心目标：友好而坚定地提醒客户付款，并促使其采取实际行动。基于此，催款函的写作应遵循以下通用原则：1.实事求是，有理有据：函中所提及的合同编号、发票金额、约定付款日期等关键信息必须准确无误，避免因信息错误引发客户异议或反感。2.语气得体，把握分寸：根据欠款时间长短、客户信誉状况以及双方合作关系，灵活调整函件语气。初期可温和提醒，后期可视情况逐步加强语气，但始终应保持专业和礼貌，避免使用攻击性或侮辱性语言。3.内容清晰，要素齐全：明确指出欠款事由、金额、逾期时间，并清晰告知付款账户信息及我方期望的付款期限。4.留有余地，促成合作：在追讨欠款的同时，应表达愿意就付款事宜进行沟通协商的意愿，除非万不得已，不将话说死，为后续可能的谈判留下空间。5.及时发送，注重时效：一旦发现款项逾期，应尽早发出催款函，拖延只会增加回款难度。一份规范的催款函，无论其语气如何，通常应包含以下核心要素：*标题：简明扼要，直接点明“催款函”或“关于XX款项的催收函”。*称谓：准确的客户单位全称及相关负责人姓名、职务。*正文：*事由：明确是针对哪一份合同（编号）、哪一批货物/服务、哪一张发票的款项进行催收。*欠款详情：包括应收金额、约定付款日期、当前逾期天数（如已逾期）。*履约情况：简述我方已按合同约定履行完毕相关义务。*催款要求：清晰、具体地提出付款要求，包括期望付款日期、付款方式等。*后续措施：根据情况，可酌情提及若未能按时付款，我方可能采取的进一步行动（如暂停供货、法律途径等），但需谨慎使用。*附件：如有必要，可附上相关合同、发票、送货单等复印件作为佐证。*落款：发函单位全称（并加盖公章）、联系人、联系方式、发函日期。二、不同情境下的催款函模板根据欠款逾期时间的长短、客户的反应以及双方合作关系的亲疏，催款函可以分为多种类型。以下提供几类常用模板，企业可根据实际情况进行调整和使用。模板一：友好提醒函（适用于刚逾期或预计可能逾期的情况）标题：关于[合同编号]项下款项的温馨提醒函尊敬的[客户单位名称][客户联系人姓名][职务]：您好！首先，感谢贵公司一直以来对我司的信任与支持。根据双方于[合同签订日期]签订的[合同名称]（合同编号：[合同编号]），我司已于[发货/服务完成日期]按约完成了[货物名称/服务内容]的交付/提供，并于[发票开具日期]向贵司开具了金额为人民币[具体金额]元的增值税[专用/普通]发票（发票号码：[发票号码]）。按照合同第[X]条约定，该笔款项的付款日期应为[约定付款日期]。截至[发函日期]，该款项[尚未到付款期，我们特此提醒贵司安排付款/已逾期[X]天，我们推测可能是贵司财务流程或其他原因导致未能及时处理]。为确保双方合作的顺利进行，烦请贵司协助核实并尽快安排付款事宜。付款信息如下：开户名：[你公司全称]开户行：[你公司开户银行]账号：[你公司银行账号]如有任何疑问或需要我司提供进一步资料，请随时与我司[你的联系人姓名]联系，电话：[你的联系电话]，邮箱：[你的联系邮箱]。感谢您的理解与配合，期待贵司的及时回复。顺祝商祺！[你公司全称]（公章）[联系人姓名][联系电话][发函日期：年月日]使用说明：此函语气最为温和，主要目的是提醒客户，避免因对方疏忽或流程延误导致欠款。适用于合作关系良好、首次或短期逾期的客户。模板二：正式催款函（适用于逾期一段时间，经友好提醒后仍未付款的情况）标题：关于[合同编号]项下欠款的催收函尊敬的[客户单位名称][负责人姓名][职务]：您好！就贵司与我司于[合同签订日期]签订的[合同名称]（合同编号：[合同编号]）项下款项支付事宜，我司曾于[首次提醒日期]向贵司发出友好提醒，但截至本函发出之日，仍未收到贵司的付款。根据上述合同约定，我司已全面履行了合同义务，向贵司提供了[货物名称/服务内容]，并开具了金额为人民币[具体金额]元的增值税[专用/普通]发票（发票号码：[发票号码]，开票日期：[发票开具日期]）。该笔款项的应付款日期为[约定付款日期]，截至[发函日期]，已逾期[X]天，逾期金额为人民币[具体金额]元。我司高度重视与贵司的合作关系，但长期未收回的款项已对我司的正常运营造成了一定影响。现正式函请贵司：1.立即核实该笔欠款情况。2.务必于[要求付款日期，例如：收到本函后7个工作日内]将上述逾期款项一次性支付至我司指定账户（同上）。3.如遇特殊情况无法按时支付，请于[X月X日]前书面函告我司，并提出明确的付款计划，以便双方协商解决。相关合同、发票及[其他佐证材料，如送货单]复印件已附上，供贵司查阅。期待贵司的积极回应与合作，避免因此事对双方良好合作关系造成不必要的影响。特此函告。[你公司全称]（公章）[联系人姓名][联系电话][发函日期：年月日]使用说明：此函语气相对正式，明确指出了逾期事实和逾期天数，对付款提出了明确要求，并暗示了不及时付款可能对合作关系造成影响。适用于逾期已有一段时间，或友好提醒后未获积极响应的情况。模板三：严肃催款函（适用于逾期时间较长，客户拖延或无明确回应的情况）标题：关于[合同编号]项下严重逾期款项的最后催告函[客户单位名称]：致：[客户单位负责人姓名][职务]抄送：[客户单位相关部门负责人，如适用]您好！关于贵司拖欠我司[合同编号]合同款项事宜，我司已先后于[首次提醒日期]发送友好提醒函，并于[第二次催款日期]发送正式催款函，但截至[发函日期]，贵司仍未支付所欠款项，也未就此事给予我司任何合理解释或书面回复。具体欠款情况如下：1.合同名称及编号：[合同名称]（合同编号：[合同编号]）2.欠款事由：[货物名称/服务内容]3.发票号码及金额：[发票号码]，人民币[具体金额]元4.约定付款日期：[约定付款日期]5.当前逾期天数：[X]天6.截至发函日累计欠款金额：人民币[具体金额]元（若有违约金或利息，请在此处一并列明计算方式及金额）贵司的长期拖欠行为已严重违反了双方合同约定，构成违约，并对我司的资金周转和正常经营活动造成了严重影响。鉴于此，我司郑重函告贵司：1.请贵司务必在收到本函后[X个工作日内，例如：3个工作日内]，立即支付上述全部逾期款项[及相应违约金/利息，如合同有约定]，共计人民币[总金额]元。2.请贵司在上述期限内将付款凭证扫描件发送至我司[指定邮箱]。3.若贵司仍未能按期足额支付，我司将不得不遗憾地考虑采取包括但不限于以下措施维护自身合法权益：*暂停向贵司提供任何新的货物/服务；*依据合同约定，追究贵司的违约责任；*通过法律途径（包括但不限于委托律师发律师函、提起诉讼/仲裁）追索欠款。届时，贵司除需支付欠款本金外，还将承担由此产生的违约金、利息、诉讼费、律师费及其他相关费用。我司仍希望能通过友好协商解决此事，避免双方关系进一步恶化。恳请贵司高度重视，立即采取有效措施解决欠款问题。请贵司指定负责人与我司[你的联系人姓名]（电话：[你的联系电话]）联系，以便沟通后续事宜。附件：1.[合同复印件]2.[发票复印件]3.[前期催款函复印件，如有]4.[其他相关证明材料]特此函告！[你公司全称]（公章）[法务部/财务部，或直接写公司名称][联系人姓名][联系电话][发函日期：年月日]使用说明：此函语气强硬，措辞严厉，明确指出客户的违约行为及其严重后果，并清晰列出了我方可能采取的进一步法律措施。适用于逾期时间较长（如超过30天甚至更久），客户态度消极或有意拖欠的情况。发送此类函件时，建议同时采用快递（如EMS或顺丰，并要求回执）和邮件方式，并保留好发送凭证。模板四：针对特定情况的催款函（如客户声称已付款、对产品/服务有异议等）标题：关于[合同编号]项下款项事宜的沟通函尊敬的[客户单位名称][客户联系人姓名][职务]：您好！就双方[合同编号]合同项下款项支付事宜，我司于[前期催款日期]向贵司发送了催款函。贵司于[客户回复日期]反馈称[简述客户反馈内容，例如：“该笔款项已于X月X日支付”或“对XX产品/服务存在异议”]。针对贵司提出的情况，我司高度重视，并进行了认真核实：1.（若客户声称已付款）经我司财务部门核查，截至[核查日期]，我司银行账户尚未收到贵司支付的[合同编号]合同项下的款项（金额：人民币[具体金额]元）。烦请贵司提供相关的付款水单或凭证（包括付款日期、付款金额、付款账号等信息），以便我司进一步核对。若确系银行处理延迟或其他原因，也请告知详情。2.（若客户对产品/服务有异议）关于贵司提出的[具体异议内容]，我司[相关部门，如售后/技术部]已进行核查。[此处详细说明核查结果，如：“该批货物交付时贵司已签收确认，且在合同约定的异议期内未提出任何质量异议”或“我司技术人员已于X月X日赴贵司进行了现场调试，确认设备运行正常”]。我司认为，[阐述我方观点，说明产品/服务符合合同约定，或异议不成立的理由]。因此，贵司仍需按合同约定支付相应款项。若贵司坚持认为存在问题，也请提供充分的证据材料，以便双方共同协商解决。我司理解在合作过程中可能会出现一些小插曲，但款项的及时结算对于双方合作的可持续性至关重要。恳请贵司尽快核实并给予明确回复，并安排支付所欠款项。期待贵司的积极配合，以便早日妥善解决此事。顺祝商祺！[你公司全称]（公章）[联系人姓名][联系电话][发函日期：年月日]使用说明：此模板用于应对客户提出的特定抗辩理由。核心在于先回应客户的说法，通过摆事实、讲道理，澄清误会或反驳其不合理的拒付理由，然后再次强调付款要求。语气应保持专业和克制，以解决问题为导向。三、催款函的发送与后续跟进催款函撰写完成后，其发送方式和后续跟进同样重要：*发送方式：*电子邮件：便捷、快速，可作为初步沟通或配合书面函件使用。建议发送后电话确认对方是否收到并阅读。*快递邮寄：对于正式催款函及以上级别，建议采用可追踪的快递方式（如EMS、顺丰等）寄送纸质版，并要求加盖公章。务必保留好快递底单和对方签收凭证，这在后续可能的法律程序中是重要证据。邮寄地址应为客户公司的注册地址或双方合同中约定的通讯地址。*传真：较少单独使用，但可作为辅助手段，发送后需电话确认接收清晰度。*发送前审核：务必仔细核对所有信息，特别是金额、日期、合同号等关键数据，确保准确无误。正式发出前，最好由部门负责人或法务人员审核把关。*后续跟进：*发送后应及时与客户联系，确认其已收到并了解函件内容。*对于承诺付款的客户，要定期跟进付款进度。*对于仍无回应或拒绝付款的客户，应根据函件中预告的措施，及时启动下一步行动。*证据保留：所有与催款相关的函件、邮件往来、通话