新版发票管理使用流程说明

新版发票管理使用流程说明为进一步规范发票管理，优化办税流程，提升发票使用的便捷性与安全性，新版发票管理系统已正式上线运行。本说明旨在详细介绍新版发票从申领、开具、交付到保管的全流程操作规范，帮助各单位及相关人员准确理解并高效执行，确保发票管理工作的合规有序。一、发票管理前期准备在启用新版发票管理流程前，各单位需完成以下基础准备工作，以保障后续操作的顺利进行：（一）系统环境配置确保开票终端已完成新版发票管理系统的客户端安装或升级，并检查网络连接是否稳定。对于使用税务UKey或税控盘的用户，需确认设备驱动程序为最新版本，且已通过安全认证。同时，应提前在系统中维护完整的企业基本信息，包括准确的企业名称、统一社会信用代码、注册地址及联系方式等，这些信息将直接影响发票开具的规范性。（二）人员培训与权限设置各单位应组织财务及相关开票人员参加新版发票管理系统的操作培训，熟悉系统功能模块、操作路径及常见问题处理方法。根据实际工作需要，在系统中为不同人员分配相应的操作权限，如发票申领权、开具权、作废权、查询权等，并严格执行不相容岗位分离原则，确保操作痕迹可追溯，责任到人。（三）政策法规学习及时关注并学习最新的发票管理相关政策法规，明确新版发票的种类、适用范围、开具要求及违规处理规定。特别注意与旧版相比，在发票票面要素、编码规则、红字发票开具流程等方面的变化，避免因政策理解偏差导致操作失误。二、发票申领流程新版发票申领支持线上与线下两种渠道，单位可根据自身情况选择便捷方式：（一）线上申领（推荐）1.登录系统：通过电子税务局或新版发票管理系统客户端，使用单位账号及密码登录。2.提交申请：在“发票管理”模块中选择“发票申领”，根据实际经营需求填写申领发票的种类、份数等信息，并上传加盖单位公章的《发票领用申请单》（如有系统自动生成功能则无需上传）。3.税务机关审核：税务机关将在规定时限内对申领申请进行审核，审核通过后，系统将反馈可领用发票的信息。（二）线下申领需由经办人携带单位营业执照副本（或加盖公章的复印件）、经办人身份证明、发票领用簿及税控设备，前往主管税务机关办税服务厅，在指定窗口提交申领申请。税务人员审核通过后，现场发放纸质发票，并在系统中完成领用量登记。注意事项：无论线上还是线下申领，均需在发票领用后，通过税控设备进行“发票读入”操作，方可正式启用。三、发票开具与交付发票开具是发票管理的核心环节，需严格遵循真实、合法、准确的原则：（一）自行开具1.信息核对：开具前，务必仔细核对购买方信息（名称、统一社会信用代码、地址电话、开户行及账号）、销售方信息、商品或服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等要素，确保与实际经营业务完全一致。2.系统操作：在新版发票管理系统中选择“发票填开”，根据业务类型选择对应的发票种类（如增值税专用发票、增值税普通发票、电子发票等）。逐项录入或通过导入功能填写发票信息，系统将自动计算税额。确认无误后，点击“开具”按钮。3.电子发票与纸质发票：*纸质发票：开具成功后，需使用配套的纸质发票打印。打印时应确保票面信息清晰、完整，无错格、压线现象。若打印有误或发票开具后发现信息错误，且符合作废条件（当月、未抄税、未认证），可在系统中执行“作废”操作，并将对应的纸质发票全联次留存备查；若不符合作废条件，则需开具红字发票。（二）税务机关代开对于符合代开条件的小规模纳税人或其他特定情形，可向主管税务机关申请代开发票。需提交代开申请表、购销合同或服务协议等证明材料，税务机关审核无误后为其代开，并征收相应税款。（三）红字发票开具当发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形，且已开具的发票不符合作废条件，或因销货部分退回及发生销售折让，需要开具红字发票。具体流程需根据发票种类（专用发票或普通发票）及是否已认证抵扣等情况，按照税务总局规定的步骤操作，通常需先在系统中提交《开具红字增值税专用发票信息表》（如适用），经税务机关校验通过后，方可开具红字发票。四、发票交付与保管（一）发票交付销售方应在发票开具后，及时、安全地将发票交付给购买方。对于电子发票，应确保交付渠道的可靠性；对于纸质发票，建议采用挂号信、快递等可追踪的方式邮寄，并由购买方签收确认。交付过程中，需防止发票遗失、损毁或被篡改。（二）发票保管1.空白发票保管：空白发票应存放于保险柜等安全设施中，由专人负责管理，建立领用登记台账，详细记录发票的领用、使用、结存情况。2.已开具发票保管：已开具的发票存根联（或记账联）应按照会计档案管理要求，连同相关记账凭证、销售合同等资料一并整理、装订，妥善保管，保管期限为规定年限。电子发票的版式文件应建立备份机制，确保可查询、可追溯。3.作废与红字发票保管：作废的纸质发票，需将全部联次完整留存；开具红字发票的，应将原发票或《开具红字发票信息表》等相关证明材料附于红字发票记账联后保管。五、发票取得与验证作为购买方或接受服务方，在取得发票时也负有审核与验证的责任：1.取得发票时：应仔细核对发票的真伪、完整性及合规性。检查发票监制章是否为最新版本，发票代码、号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、金额、税率、税额等是否清晰、准确，有无压线、错格，发票专用章是否加盖清晰、合规。2.发票验证：对于取得的增值税专用发票，一般纳税人应在规定期限内通过增值税发票综合服务平台对发票信息进行勾选确认用于抵扣进项税额。对于其他发票，也可通过税务机关提供的官方渠道（如全国增值税发票查验平台）进行真伪查验。如发现取得的发票存在异常，应及时与销售方沟通核实，或向税务机关举报。六、风险提示与合规建议1.严禁虚开发票：任何单位和个人不得为他人、为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，不得让他人为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，不得介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票。虚开发票属于违法行为，将面临严厉的法律制裁。2.如实申报：所有开具的发票金额均应如实计入当期销售收入，并按规定申报纳税。3.定期自查：各单位应建立发票管理自查机制，定期对发票的申领、开具、保管、缴销等环节进行检查，及时发现并纠正问题，防范税务风险。4.信息安全：妥善保管税控设备、开票密码、电子发票服务平台账号密码等关键信息，防止信息泄露导致发票被非法开具。如发生税控设备遗失