酒店财务管理规范操作指南

酒店财务管理规范操作指南第一章总则1.1目的与依据为规范酒店财务管理行为，确保财务活动合法、合规、高效运行，保障酒店资产安全与完整，提升经济效益，依据国家相关法律法规及行业准则，并结合本酒店实际运营情况，特制定本指南。1.2适用范围本指南适用于酒店所有涉及财务收支、资产管理、成本控制、会计核算、财务报告及相关内部控制的各项活动与人员。酒店各部门及全体员工均须严格遵守本指南规定。1.3基本原则1.合法性原则：一切财务活动必须遵守国家法律法规和财经纪律。2.审慎性原则：财务决策与操作应保持谨慎，有效防范和控制风险。3.效益性原则：力求以合理的成本获取最佳的经济效益，提高资源使用效率。4.内控优先原则：建立健全内部控制体系，明确岗位职责，确保不相容岗位相互分离、制约和监督。5.权责对等原则：财务事项的审批权限与责任相匹配，谁审批、谁负责。第二章收入管理规范2.1客房收入管理2.1.1预订与入住*前台接待员应准确记录客人预订信息，包括房型、房价、入住天数等，并及时录入酒店管理系统（PMS）。*客人入住时，须核对有效身份证件，准确办理登记手续，收取预付款或信用卡授权，并开具相应收据。*房价管理应严格执行酒店定价政策及折扣权限，特殊房价需有授权人签字确认。2.1.2收银与结算*前台收银员应熟练操作收银系统，确保收款金额与消费金额一致，并向客人提供清晰的账单和合法票据。*现金收款应做到日清日结，及时缴存，严禁挪用、坐支。*信用卡、移动支付等非现金支付方式，应确保交易成功并妥善保管相关凭证。*客人离店结算时，应仔细核对各项消费，准确无误后方可办理退房手续。2.1.3夜审与收入确认*夜班审计员每日应对当日客房收入进行全面审核，包括房价、房态、入住登记、收款方式等，确保数据准确无误。*夜审结束后，生成当日收入报表，并与前台收银款项进行核对，形成《夜审报告》，报财务部门。*财务部门依据夜审报告及相关凭证，及时、准确确认客房收入。2.2餐饮收入管理2.2.1点单与出品控制*服务员应准确记录客人点餐信息，通过点餐系统及时传递至厨房，确保出品与点单一致。*特殊菜品的赠送、退换需经授权人员批准，并做好记录。2.2.2收银结算*餐饮收银员应根据客人消费单据准确收银，多种支付方式并存时需清晰区分。*账单需有客人签字（如挂账）或收银员盖章确认，折扣、免单需有授权人签字。*每日营业结束后，餐饮收银点应进行日结，编制《餐饮收入日报表》，连同款项一并交财务部门。2.3其他收入管理*对于会议、宴会、康乐、商品销售等其他收入，应参照客房或餐饮收入管理模式，制定相应的收银、结算及审核流程。*所有非主营业务收入均需开具票据，并及时入账，严禁私设“小金库”。第三章支出管理规范3.1采购与应付账款管理3.1.1采购申请与审批*各部门根据经营需要提出采购申请，注明品名、规格、数量、预估单价、用途等，按审批权限逐级报批。*大额或长期采购应签订采购合同，合同需经财务部门及法务部门（如设有）审核。3.1.2供应商选择与管理*建立合格供应商名录，优先选择信誉良好、价格合理、质量有保障的供应商。*大宗商品采购应采取询比价或招标方式，确保采购成本最优。3.1.3验收与入库*采购物品送达后，由使用部门或仓库管理员会同采购人员共同验收，核对品名、规格、数量、质量是否与订单一致，验收合格后签字确认入库。*验收不合格的物品，应及时通知采购部门办理退换货手续。3.1.4付款审批与支付*财务部门根据审批后的采购申请、采购合同、验收单、合法发票等原始凭证，审核无误后办理付款。*严格遵守付款期限，合理安排资金，降低资金成本。大额支付应通过银行转账方式进行。3.2费用报销管理3.2.1报销凭证要求*报销人须提供合法、合规、真实的原始凭证（如发票、行程单、付款凭证等），凭证内容应完整、清晰，不得涂改。*对于不符合规定的凭证，财务部门有权拒绝报销。3.2.2报销标准与审批*各项费用报销应符合酒店制定的费用报销标准（如差旅费、业务招待费、交通费等）。*报销人填写《费用报销单》，附上原始凭证，按审批权限逐级报批。*财务部门对报销凭证的合法性、合规性、完整性及审批手续的完备性进行审核。3.3成本控制*建立成本预算体系，对各项运营成本（如客房耗材、餐饮成本、能源成本等）进行事前预测、事中控制、事后分析。*加强对餐饮成本的精细化管理，控制食材采购价格、减少浪费、提高出品率。*严格控制各项费用支出，压缩非必要开支，提高投入产出效益。第四章资产管理规范4.1现金及银行存款管理*严格执行《现金管理暂行条例》，控制库存现金限额，严禁白条抵库、挪用现金。*出纳人员每日盘点库存现金，做到日清月结，账实相符。*银行存款账户的开设、变更、注销须经财务负责人及总经理批准。*定期与银行对账，每月编制《银行存款余额调节表》，确保账账相符、账实相符，未达账项应及时查明原因并处理。4.2存货管理*建立健全存货管理制度，对食品、酒水、客房用品、办公用品等存货进行分类管理。*采用合适的计价方法（如先进先出法），准确核算存货成本。*定期对存货进行盘点（至少每月一次），确保账实相符，对盘盈、盘亏情况及时查明原因并按规定处理。*加强库存控制，优化库存结构，减少资金占用和浪费。4.3固定资产管理4.3.1购置与登记*固定资产的购置应纳入年度预算，大额固定资产购置需进行可行性论证。*固定资产购置后，财务部门应会同资产管理部门办理验收、编号、登记手续，建立固定资产台账和卡片。4.3.2折旧与维护*按照国家规定的折旧方法和年限计提固定资产折旧，确保成本核算准确。*资产管理部门负责固定资产的日常维护保养，确保资产正常使用，延长使用寿命。4.3.3盘点与处置*每年至少进行一次固定资产全面盘点，对盘盈、盘亏、毁损、报废的固定资产，应查明原因，按规定程序报批后进行账务处理。*固定资产的出售、转让、报废等处置，需按审批权限报批，处置收入及时入账。第五章会计核算与财务报告5.1会计核算基本要求*严格遵守《企业会计准则》及相关法规，建立健全会计核算体系。*会计科目设置应符合会计准则要求，并结合酒店实际业务特点进行细化。*会计凭证、会计账簿、会计报表等会计资料应真实、准确、完整、规范。5.2账务处理流程*根据审核无误的原始凭证编制记账凭证。*根据记账凭证登记各类明细账和总账。*月末进行账证核对、账账核对、账实核对，确保账务处理准确无误。*按月结账，编制财务报表。5.3财务报告编制与报送*财务部门应按月、季、年度编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表及附注。*财务报表应做到数字真实、计算准确、内容完整、报送及时。*财务报告经财务负责人审核、总经理审批后，按规定报送相关部门及管理层。5.4财务分析*定期对酒店的经营状况、财务成果和现金流量进行分析，包括预算执行情况分析、盈利能力分析、偿债能力分析、运营效率分析等。*财务分析报告应客观反映酒店财务状况，并提出改进建议，为管理层决策提供支持。第六章内部控制与风险管理6.1内部控制体系建设*建立覆盖酒店各项经济业务和管理环节的内部控制制度，明确各部门、各岗位的职责权限。*确保不相容岗位相互分离，如出纳不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。*关键岗位人员应定期轮岗。6.2授权审批控制*明确各项经济业务的授权批准范围、权限、程序和责任，各级管理人员应在授权范围内行使职权和承担责任。*对于超越授权范围的业务，经办人员有权拒绝办理，并向上级报告。6.3财产保护控制*建立财产日常管理制度和定期清查制度，采取财产记录、实物保管、定期盘点、账实核对等措施，确保财产安全。6.4内部审计监督*内部审计部门（或指定人员）应定期或不定期对酒店财务收支、内部控制制度执行情况进行审计监督，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。第七章财务人员管理7.1职业道德与行为规范*财务人员应遵守职业道德，廉洁自律，诚实守信，客观公正，保守酒店商业秘密。*严格遵守财经纪律和酒店各项规章制度，杜绝违规操作。7.2专业能力与培训*财务人员应具备相应的专业知识和业务技能，熟悉国家财经法规和酒店财务制度。*酒店应定期组织财务人员进行业务培训和职业道德教育，提升其综合素质。