工程内业管理岗位职责说明书

工程内业管理岗位职责说明书一、岗位基本信息*岗位名称：工程内业管理员*所属部门：工程项目部或工程管理部*直接上级：项目经理或项目总工程师*岗位性质：管理类/专业技术类二、岗位目标确保工程项目各类技术资料、管理文件的形成、收集、整理、归档、保管与使用全过程规范、有序、及时、准确，为项目顺利实施、过程管控、竣工验收及后续项目提供可靠的信息支撑与档案保障，同时协助项目部提升整体管理效率与水平。三、主要工作职责与内容（一）体系建设与维护1.管理制度执行与优化：严格执行国家、行业及企业关于工程资料管理的各项法规、标准和制度，结合项目实际情况，参与制定或细化项目内业管理实施细则，并监督执行。2.资料标准统一：负责明确项目各类文件资料的格式、填写规范、签署流程及归档要求，确保资料的标准化、规范化。3.内业团队协作：若项目内业人员不止一人，需协助上级对团队工作进行合理分工、协调与指导，确保内业工作高效协同。（二）工程资料过程管理与控制1.资料收集与核验：*负责工程项目从立项、招投标、勘察、设计、施工准备、施工过程、竣工验收直至竣工结算各阶段形成的各类技术文件、管理文件、合同协议、图纸、变更、洽商、记录、检测报告、验收证明等资料的系统收集。*对收集到的资料进行初步审核，检查其完整性、规范性、准确性及签署的完备性，对不符合要求的资料及时退回并督促整改。2.资料整理与编目：*按照档案管理规范及项目资料分类方案，对收集到的资料进行科学分类、系统整理、编号、编目和组卷。*确保资料的形成与工程进度同步，做到不积压、不遗漏。3.资料过程监督与指导：*深入施工现场，了解施工进展，对各施工班组、技术人员的资料形成过程进行业务指导与监督检查，确保施工记录的真实性、及时性。*参与项目重要工序、隐蔽工程验收等关键环节，协助做好相关记录与资料签认工作。4.文件收发与传递：负责项目部各类外来文件、内部文件的登记、传阅、分发、传递、催办和归档管理，确保文件流转高效、可追溯。（三）工程资料成果管理与应用1.资料保管与保密：*负责工程项目资料的日常保管工作，建立健全资料台账，确保资料存放有序、安全，防止损坏、丢失和泄密。*对电子资料进行备份和管理，确保数据安全。2.竣工资料编制与移交：*按照竣工验收及档案管理的要求，在工程竣工后及时组织、整理、编制完整的竣工资料，确保符合归档标准。*负责与建设单位、监理单位及城建档案管理部门等相关方对接，办理竣工资料的审查、验收与移交手续。3.资料查询与利用：为项目管理、成本核算、审计、评优、维修等工作提供准确、及时的资料查询服务，配合相关部门完成资料调阅和复印。4.内业资料总结与分析：定期对项目内业资料管理工作进行总结，分析存在的问题，提出改进建议，持续提升内业管理水平。（四）协作与沟通1.内部协作：与项目各职能部门（如施工、技术、质量、安全、物资、预算等）保持密切沟通与协作，确保资料信息的顺畅流转与共享。2.外部对接：代表项目部与建设单位、监理单位、设计单位、勘察单位及政府相关主管部门就资料事宜进行有效沟通与协调。四、任职资格要求（一）教育背景与专业*大专及以上学历，工程管理、土木工程、档案管理等相关专业优先。（二）工作经验*具有相关工程领域内业管理经验，熟悉所从事行业的工程特点和技术规范。*对于复杂或大型项目，通常要求具有一定年限的同类项目内业管理经验。（三）知识与技能1.专业知识：*熟悉国家及地方关于工程建设、档案管理的法律法规、标准规范。*掌握工程施工流程、各专业技术基本知识。*精通工程资料的分类、组卷、编制、归档要求和方法。2.操作技能：*熟练使用办公自动化软件（如Word,Excel,PowerPoint,Outlook等）。*掌握至少一种工程资料管理软件的使用。*具备基本的图纸识读能力。3.语言与文字：具备良好的文字表达能力和沟通协调能力，能够清晰、准确地撰写各类报告和文件。（四）能力素质1.细致严谨：工作认真负责，一丝不苟，注重细节，确保资料的准确性和完整性。2.组织协调：具备较强的组织能力和协调能力，能有效推动各项资料工作的开展。3.学习能力：具备持续学习的意愿和能力，及时掌握新的政策法规和管理要求。4.抗压能力：能够适应项目建设周期内的工作强度，具备一定的抗压能力和时间管理能力。5.原则性与责任心：坚持原则，严守保密纪律，对工作高度负责。