企业委托采购函标准格式及范例

企业委托采购函标准格式及范例在现代商业运营中，企业间的协作日益频繁，委托采购作为一种提高效率、优化资源配置的重要方式，被广泛应用于各类商业活动。一份规范、严谨的企业委托采购函，不仅是明确双方权利与义务的法律依据，更是保障采购活动顺利进行、防范潜在风险的关键文件。本文将详细阐述企业委托采购函的标准格式，并提供实用范例，以期为企业实践提供有益参考。一、企业委托采购函的核心要素与标准格式企业委托采购函作为一种具有法律意义的商事文书，其结构和内容需要清晰、准确、完整。一份标准的委托采购函通常应包含以下核心要素：（一）标题标题应直接、明确，通常为“委托采购函”或“关于委托采购[具体事项]的函”，使人一眼便能了解文件的性质和核心内容。（二）编号为便于企业内部管理和日后查阅，委托采购函应编制唯一的编号。编号规则可由企业根据自身管理需求设定，一般包含年份、部门代号、文件类型代号及顺序号等信息。（三）致送单位（受托方）清晰列明受托单位的全称。若受托方为个人，则写明其姓名及相关身份信息（如适用）。确保名称准确无误，避免因名称错误导致责任不清。（四）委托方基本信息详细填写委托企业的全称、统一社会信用代码、法定代表人、注册地址、联系方式（电话、电子邮箱等）。这些信息是证明委托方主体资格的重要依据。（五）受托方基本信息（若前文致送单位已详述，此处可简略或注明“详见抬头”）若受托方为企业，填写其全称、统一社会信用代码、法定代表人（或授权代表）、联系人、联系方式、地址等。（六）委托事由与背景简要说明委托采购的原因、背景或目的。例如：“因我司业务发展需要，为提高采购效率/确保项目按时推进/利用贵司在[某领域]的采购优势，特委托贵司代为办理下列采购事宜。”（七）委托采购事项（核心内容）此部分是委托采购函的灵魂，必须清晰、具体、无歧义。应逐项列明以下内容：1.采购标的：明确采购货物、服务或工程的具体名称、规格型号、技术参数、质量标准等。对于复杂的采购项目，可另附详细的采购需求清单或技术规格文件作为附件，并在此处注明“详见附件一《采购需求清单》”。2.采购数量：明确所需采购标的的具体数量及计量单位。3.预算金额：如有明确的采购预算上限，应予以列明，作为受托方采购活动的参考和约束。可表述为“本次委托采购预算金额上限为人民币[具体金额]元（大写：[中文大写金额]），最终采购价格以实际成交为准，但不得超过此预算上限（特殊情况需书面报请我司批准）。”4.质量要求：明确采购标的需符合的质量标准、行业规范、认证要求等。5.交付要求：*交付时间：约定最终的交付日期或交付周期。*交付地点：明确货物送达或服务提供的具体地点。*交付方式：如送货上门、自提等。6.采购期限：明确受托方完成本次采购任务的总期限，包括询价、比价、合同签订、履约等关键节点的时间要求（如适用）。（八）委托权限明确界定受托方在本次采购活动中的权限范围，这是避免后续争议的关键。常见的权限包括：1.代为进行市场调研、询价、比价、议价；2.代为筛选合格供应商；3.代为草拟、谈判、签署采购合同（需明确是否有权修改合同主要条款，或需事先征得委托方同意）；4.代为办理货物验收、接收手续；5.代为支付采购款项（如涉及，需明确支付条件、限额及流程）；6.代为处理采购过程中出现的一般质量问题或争议（重大问题通常需及时向委托方汇报并按指示处理）。权限的授予应遵循必要且适度的原则，不宜过于宽泛或模糊。（九）双方权利与义务1.委托方的权利与义务：*权利：对受托方的采购活动进行必要的指导和监督；要求受托方及时汇报采购进展情况；对采购结果进行审核确认；在受托方未按约定履行职责时，追究其相应责任。*义务：及时向受托方提供完成委托事项所需的资料和信息；对受托方在授权范围内进行的采购活动予以认可；按照约定及时向受托方支付委托费用（如有）及相关采购款项；配合受托方处理采购过程中出现的问题。2.受托方的权利与义务：*权利：要求委托方提供必要的协助和信息；在完成委托事项后，按照约定收取委托费用（如有）。*义务：严格按照委托方的授权范围和要求进行采购活动；勤勉尽责，维护委托方的合法权益；对采购过程中获悉的委托方商业秘密予以保密；及时向委托方书面汇报采购进展、遇到的问题及处理建议；妥善保管采购过程中的相关文件资料，并在委托事项完成后移交委托方。（十）委托费用及结算方式（如适用）若委托采购涉及委托费用（如服务费、佣金等），应明确费用标准、计算方式、支付时间和支付方式。例如：“委托费用为采购总金额的[X]%，在采购合同履行完毕且我司确认无误后[X]个工作日内，一次性支付至受托方指定账户。”如无单独委托费用，此项可省略或注明“本次委托采购不另计委托费用，相关采购成本由我司承担。”（十一）保密条款鉴于采购活动可能涉及委托方的商业秘密（如采购预算、技术参数、供应商信息等），函中应明确受托方的保密义务，即受托方不得向任何第三方泄露在委托采购过程中知悉的委托方商业秘密，此保密义务在本委托事项完成后仍然有效。（十二）违约责任约定双方在违反本委托函约定时应承担的责任，如赔偿损失、支付违约金等。例如：“若受托方超出委托权限或因自身过错导致委托方遭受损失的，受托方应承担相应的赔偿责任。”（十三）不可抗力明确在发生不可抗力事件时，双方的权利义务及处理方式。不可抗力通常指不能预见、不能避免且不能克服的客观情况。（十四）争议解决方式约定因本委托函引起的或与本委托函有关的任何争议的解决途径，如协商、调解、仲裁或诉讼。若选择仲裁，应明确仲裁机构名称；若选择诉讼，应明确管辖法院。（十五）其他约定（可选）根据具体采购项目的特殊需求，可增加其他必要的约定条款，如知识产权归属、通知与送达条款等。（十六）委托函有效期明确本委托函的生效日期和失效日期，或约定“本委托函自双方签署之日起生效，至本次委托采购事项全部完成之日终止。”（十七）落款1.委托方：加盖委托企业公章，并由其法定代表人或授权代表签字。2.日期：填写委托函签发的具体年月日。3.联系方式：委托方联系人、联系电话、电子邮箱、地址等，方便受托方沟通联络。（十八）附件（可选）如采购需求清单、技术规格文件、受托方银行账户信息等，可作为附件，并在正文中相应位置注明。二、企业委托采购函范例以下提供一个企业委托采购函的范例，企业可根据实际情况进行调整和修改。---委托采购函编号：WTCG-____致：[受托方全称]委托方（甲方）：[委托方企业全称]统一社会信用代码：[委托方统一社会信用代码]法定代表人：[法定代表人姓名]地址：[委托方注册地址]联系人：[委托方联系人姓名]联系电话：[委托方联系电话]电子邮箱：[委托方电子邮箱]受托方（乙方）：[受托方企业全称]统一社会信用代码：[受托方统一社会信用代码]法定代表人：[受托方法定代表人姓名]地址：[受托方注册地址]联系人：[受托方联系人姓名]联系电话：[受托方联系电话]电子邮箱：[受托方电子邮箱]一、委托事由为保障我司[某项目名称，如“XX生产线升级改造项目”]的顺利实施，鉴于贵司在工业自动化设备采购领域的丰富经验和良好信誉，甲方特委托乙方代为办理本函所列货物的采购事宜。二、委托采购事项1.采购标的及数量：详见附件一《XX项目设备采购需求清单》。该清单列明了所需采购设备的品名、规格型号、技术参数、数量及质量标准。2.采购预算：本次委托采购总预算金额上限为人民币[XX]万元（大写：人民币[中文大写]万元整）。乙方应在此预算范围内尽力争取最优采购价格及条件，如遇特殊情况可能超出预算，须事先书面报请甲方批准。3.交付要求：*交付时间：所有设备应于[XXXX年XX月XX日]前送达甲方指定地点。*交付地点：甲方[具体厂区/车间地址，如“XX市XX区XX路XX号XX厂区XX车间”]。*交付方式：乙方负责安排运输并承担相关费用，确保货物完好无损送达。4.采购期限：乙方应于本函生效后[X]个工作日内完成主要设备的供应商筛选及合同谈判工作，并报请甲方审核。三、委托权限甲方授权乙方在本次委托采购事项范围内行使以下权限：1.代为进行市场调研，向潜在供应商询价、比价、议价；2.代为筛选符合甲方需求的合格供应商，并将候选供应商名单及评估意见报甲方备案；3.代为草拟采购合同，在甲方确认主要条款（包括但不限于标的、数量、价格、质量、交付、付款方式）后，代表甲方与供应商签订采购合同。合同文本需事先经甲方审核确认。4.代为办理设备到厂后的初步验收手续，配合甲方进行最终质量验收；5.代为协调处理采购合同履行过程中的一般性问题，重大问题（如严重质量缺陷、延期交付等）须立即向甲方汇报并按甲方指示处理。四、双方权利与义务1.甲方权利与义务：*及时向乙方提供采购所需的技术资料、参数要求等信息，并对所提供信息的准确性负责。*有权对乙方的采购工作进行必要的指导和监督，乙方应予以配合。*按照本函及采购合同约定，及时向乙方或直接向供应商支付采购款项。*对乙方提交的采购合同草案、供应商评估报告等文件应在收到后[X]个工作日内予以审核并反馈意见。2.乙方权利与义务：*严格按照本函约定的范围和权限开展采购活动，勤勉尽责，维护甲方合法权益。*每周向甲方书面汇报采购工作进展情况，重要节点及时沟通。*确保采购的设备符合本函及附件约定的质量标准和技术要求。*对在委托采购过程中知悉的甲方商业秘密及技术信息承担保密义务，不得向任何第三方泄露。*妥善保管采购过程中的相关文件资料（如合同、发票、验收单等），并在采购事项完成后[X]个工作日内整理移交给甲方。五、委托费用及结算1.甲方同意向乙方支付委托服务费，金额为本次实际采购总金额的[X]%（百分之[X]）。2.该服务费在甲方收到全部设备并完成最终验收，且乙方已履行完毕全部委托义务后[X]个工作日内，由甲方一次性支付至乙方指定以下账户：开户名：[受托方银行账户名称]开户行：[受托方开户银行]账号：[受托方银行账号]3.本次采购过程中产生的其他直接费用（如运输费、保险费等，已包含在采购合同总价内的除外），经甲方事先同意并凭有效凭证实报实销。六、保密条款乙方承诺对在本委托事项合作过程中所获取的甲方一切商业秘密（包括但不限于本函内容、采购需求、技术参数、财务数据、客户信息等）承担永久保密义务，未经甲方书面许可，不得向任何第三方泄露。七、违约责任1.若乙方未能按本函约定的期限完成采购任务，或采购的设备质量不符合约定标准，给甲方造成损失的，乙方应承担相应的赔偿责任。2.若甲方未能及时提供必要信息或支付款项，导致采购工作延误，责任由甲方自行承担。3.任何一方违反本函其他约定的，应承担相应的违约责任，并赔偿对方因此遭受的直接经济损失。八、争议解决因本委托函引起的或与本委托函有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼。九、委托函有效期本委托函自双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章之日起生效，至本次委托采购事项全部完成（包括设备验收合格、款项结清、资料移交完毕）之日终止。十、其他本委托函未尽事宜，由双方另行协商并签订补充协议。补充协议与本函具有同等法律效力。本函一式[肆]份，甲方执[贰]份，乙方执[贰]份，具有同等法律效力。（以下无正文）委托方（盖章）：[委托方企业公章]法定代表人/授权代表（签字）：____________________日期：________年____月____日受托方（盖章）：[受托方企业公章]法定代表人/授权代表（签字）：____________________日期：________年____月____日附件一：《XX项目设备采购需求清单》（略）---三、撰写企业委托采购函的注意事项1.内容明确具体：避免使用模糊、歧义的语言，确保采购标的、数量、质量、价格、时间、权限等核心要素清晰无误。2.权责划分清晰：明确委托方与受托方的权利、义务和责任，特别是委托权限的界定，是防范风险的关键。3.法律合规性：委托