行政文件管理标准化手册

行政文件管理标准化手册前言为规范组织内部行政文件的起草、审批、流转、归档等全流程管理，保证文件信息的准确性、完整性和安全性，提高行政工作效率，特制定本手册。本手册适用于各类企事业单位、社会团体等组织的行政文件管理工作，为相关岗位人员提供标准化操作指引。一、适用范围与典型应用场景（一）适用范围本手册涵盖组织内部行政类文件的全生命周期管理，包括但不限于：管理制度类（如办公行为规范、会议管理办法）、请示报告类（如工作请示、情况汇报）、通知公告类（如会议通知、人事任免函）、会议纪要类（如部门例会纪要、专题会议纪要）、事务性文件类（如用印申请、办公用品申领单）等。（二）典型应用场景日常行政事务处理：如起草部门周工作计划、审批会议室使用申请、印发节假日放假通知等；跨部门协作：如组织跨部门项目时，流转项目立项请示、协调会议纪要等文件；审计与合规检查：如准备年度审计所需的制度文件、会议记录、决策过程材料等；历史文件查询：如追溯某项制度的历史修订版本、查找某次会议的决策依据等。二、行政文件全生命周期管理流程（一）收文管理流程（适用于外部来文或内部需流转的接收文件）步骤1：签收与核对操作要点：收文人员（如行政专员*某）收到文件（纸质/电子）后，第一时间检查文件是否完好，有无破损、缺页；核对文件信息：包括文件标题、发文单位、文号、份数（纸质件）、密级（如有）等是否与随文清单一致；电子文件需确认文件格式正确（如PDF、Word）、可正常打开，无病毒感染风险。输出：签收记录（纸质件需在文件签收簿上签字，电子件需保留签收回执）。步骤2：登记备案操作要点：收文人员在收到文件后1个工作日内，将文件信息录入《收文登记表》（详见第三章模板），字段包括：收文日期、文件编号、文件标题、来源单位/部门、密级、份数、主送部门、收文人；涉密文件需单独登记，标注“涉密”字样及保密期限，并录入涉密文件管理系统。输出：更新后的《收文登记表》（电子+纸质备份）。步骤3：拟办分办操作要点：收文人员根据文件内容，初步判断承办部门（如人事文件交行政人事部，财务文件交财务部）；在文件首页右上角粘贴《文件拟办单》，填写拟办意见（如“建议由行政人事部牵头办理，请*总阅示”），并标注“急件”“特急件”（如适用）；涉密文件需经保密部门审核后再拟办。输出：填写完整的《文件拟办单》。步骤4：批办审批操作要点：收文人员将文件及《文件拟办单》提交至相关领导（如部门负责人/分管领导*某）审批；领导在《文件拟办单》上明确批示意见（如“同意，请*某部门于3个工作日内反馈办理结果”“退回，补充材料后重新报批”）；涉密文件需经单位主要领导*某审批。输出：领导批示后的《文件拟办单》。步骤5：承办落实操作要点：承办部门负责人（如某）根据批示意见，指定具体承办人（如某），明确办理时限和要求；承办人需在规定时限内完成文件内容落实（如起草回复函、组织会议、协调资源等），过程中需及时向领导汇报进展；若需跨部门协作，由牵头部门发起《文件协办单》，明确协办部门职责及完成时限。输出：办理结果（如回复函、会议纪要、实施方案等）。步骤6：催办跟踪操作要点：收文人员对临近办理时限的文件进行跟踪，通过电话、OA系统等方式向承办部门催办；对超期未办结的文件，需向分管领导汇报，协调推进办理进度；涉密文件催办需在保密环境下进行，保证信息不外泄。输出：催办记录（含催办时间、对象、结果）。步骤7：归档留存操作要点：承办部门办理完毕后，将文件（含原文件、批示意见、办理结果等）整理后交至行政部归档；行政部在收到文件后1个工作日内，核对文件完整性，更新《收文归档目录》（详见第三章模板），移交档案管理员*某；电子文件同步至组织文件管理系统，标注“已归档”及归档日期。输出：归档完成的文件（纸质+电子），更新后的《收文归档目录》。（二）发文管理流程（适用于组织内部制发的各类文件）步骤1：拟稿起草操作要点：拟稿人（如部门负责人某或指定人员某）根据工作需要，明确文件目的、受众、核心内容；按照公文格式规范起草文件：包括标题（居中、二号小标宋体）、主送机关（顶格、三号仿宋）、（三号仿宋，首行缩进2字符）、附件说明（如有，下空一行左空二字编排“附件：”）、发文机关署名（右空四字）、成文日期（阿拉伯数字，右空四字）；文稿内容需逻辑清晰、表述准确、无错别字，数据（如日期、金额、百分比）需核对无误。输出：文件初稿（电子版，命名格式为“发文部门-文件标题-初稿日期”，如“行政部-2024年春节放假通知-20240101”）。步骤2：部门审核操作要点：拟稿人将初稿提交至本部门负责人*某审核，重点审核文件内容的真实性、合规性、与部门工作的一致性；部门负责人审核通过后，在《发文审批表》（详见第三章模板）“部门审核”栏签署意见并签字；若内容需修改，退回拟稿人调整，调整后重新提交审核。输出：部门负责人审核通过的文件稿及签署完整的《发文审批表》。步骤3：会签（如需）操作要点：文件内容涉及其他部门职责时（如财务文件需财务部会签，人事文件需行政人事部会签），由拟稿人发起会签流程；会签部门在1-2个工作日内审核文件内容，在《发文审批表》“会签意见”栏签署意见（如“同意”“建议补充条款”）；若会签部门有异议，由拟稿人与其沟通协调，达成一致后再提交下一步。输出：各部门会签意见完整的《发文审批表》。步骤4：领导签发操作要点：拟稿人将《发文审批表》及文件稿提交至签发领导（如常规文件由分管领导某签发，重要文件由单位主要领导某签发）；领导重点审核文件的必要性、政策依据、审批程序的合规性，确认无误后在《发文审批表》“签发意见”栏签字，并标注签发日期；涉密文件需经保密部门审核后再签发。输出：领导签发后的《发文审批表》及定稿文件。步骤5：印制校对操作要点：拟稿人将签发后的定稿文件提交至行政部（或指定印制部门），明确印制份数、用纸规格（如A4）、装订方式（如胶装、骑马钉）；印制前需再次校对文件内容，保证与签发稿一致，无错漏；纸质文件印制后，由拟稿人和行政部共同核对清点，保证份数准确、装订整齐；电子文件需转换为PDF格式（加盖电子签章），并加密存储（如需）。输出：印制完成的纸质文件（加盖公章）及电子文件（带签章）。步骤6：分发登记操作要点：行政部根据文件主送、抄送范围，填写《发文登记表》（详见第三章模板），字段包括：发文日期、文件编号、文件标题、主送部门/单位、抄送部门/单位、份数、分发方式（如内部OA、纸质送达、快递）、发文人；纸质文件需通过内部签收系统或专人送达，接收人签字确认；电子文件通过OA系统、邮件等发送，需保留发送记录；涉密文件需通过机要渠道分发，并登记接收人、接收时间。输出：更新后的《发文登记表》，分发记录（纸质签收单/电子发送记录）。步骤7：归档管理操作要点：行政部在文件分发后1个工作日内，将文件定稿（含签发稿、审批表、印制稿）整理后移交档案管理员*某；档案管理员核对文件完整性，更新《发文归档目录》（详见第三章模板），按“部门-年份-文件类型”分类归档；电子文件同步至组织文件管理系统，与纸质文件建立关联，标注“已归档”。输出：归档完成的文件（纸质+电子），更新后的《发文归档目录》。（三）文件归档管理流程（适用于所有需长期保存的文件）步骤1：文件整理操作要点：归档前，对文件进行清理：去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，修复破损文件（如褶皱、缺页）；按文件形成时间顺序排列，同一文件的正稿、附件、审批单等需合并在一起；检查文件页码是否连续，缺失页需补充说明。步骤2：分类编号操作要点：按组织《档案分类方案》进行分类，一级分类为“行政文件”，二级分类可细分为“管理制度类”“请示报告类”“通知公告类”“会议纪要类”等；采用“年度-分类代码-流水号”编号规则，如“2024-XZ-001”（2024年行政文件-001号），流水号按年度从001开始连续编制；在文件首页右上角用铅笔标注归档号，避免污染文件。步骤3：装订成册操作要点：纸质文件采用左侧装订，超过30页的需加装封面、封底（封面标注归档号、文件标题、年度、部门、档号）；装订时需整齐牢固，不压字、不倒页，使用棉线装订或胶装，避免使用金属装订材料。步骤4：移交保管操作要点：档案管理员核对文件分类、编号、装订情况，确认无误后填写《文件归档移交清单》（详见第三章模板），移交人（行政部某）、接收人（档案管理员某）双方签字；按档案存放要求将文件放入档案盒，盒脊标注归档号、部门、年度、起止流水号，如“2024-XZ-001-050”；电子文件刻录成光盘（一式两份，一份保存、一份备份）或存储至专用服务器，标注“不可删除”属性。步骤5：定期清点操作要点：档案管理员每季度对档案进行一次清点，核对档案数量、存放位置是否与《档案台账》一致；每年年底开展档案安全检查，检查档案有无虫蛀、受潮、霉变等情况，发觉问题及时处理；对到期档案（如保管期限届满），按《档案销毁制度》组织鉴定，经批准后统一销毁，并填写《档案销毁清单》（详见第三章模板）。三、标准化模板工具（一）文件分类目录表（示例）一级分类二级分类文件范围示例保管期限备注行政文件管理制度类办公行为规范、会议管理办法、用印制度长期含修订版本行政文件请示报告类工作请示、情况汇报、专项申请10年按年度整理行政文件通知公告类会议通知、人事任免、节假日安排5年含电子版备份行政文件会议纪要类部门例会纪要、专题会议纪要10年标明会议时间、地点行政文件事务性文件类用印申请、办公用品申领、固定资产登记3年按季度整理（二）收文登记表（示例）收文日期文件编号文件标题来源单位/部门密级份数主送部门拟办意见领导批示承办人处理结果归档号20240301XZ-收-2024-001关于开展2024年度安全隐患排查的通知市安全生产监督管理局普通1各部门请行政部牵头落实，3月15日前反馈同意，请*某督办*某已提交排查报告2024-XZ-001（三）发文审批表（示例）拟稿部门行政部拟稿人*某联系方式文件标题关于2024年清明节放假安排的通知主送部门各部门抄送部门总经办、人力资源部附件名称无文件内容摘要根据国家法定节假日安排，结合公司实际，现将2024年清明节放假时间通知4月4日（星期四）至4月6日（星期六）放假，共3天。4月7日（星期日）正常上班。部门审核意见同意发布，请按流程报签。部门负责人：*某2024年3月20日会签意见财务部：同意，请同步考勤系统。负责人：*某2024年3月21日签发意见同意发布。签发领导：*某（分管行政副总）2024年3月22日印制份数50份分发范围各部门、总经办、档案室归档号2024-XZ-002（四）文件借阅申请表（示例）借阅部门市场部借阅人*某联系方式1395678文件编号2023-XZ-015文件标题2023年度市场工作总结报告借阅原因编制2024年工作计划参考借阅期限2024年3月1日-2024年3月8日审批人*某（部门负责人）归还记录2024年3月7日归还，文件完好备注涉密文件需经保密部门审批（五）文件销毁清单（示例）销毁日期2024年3月25日销毁地点公司档案室监销人*某（行政部经理）序号文件编号文件标题密级保管期限数量12021-XZ-0302021年第四季度办公用品申领单普通3年15份22020-XZ-1202020年部门活动方案（草稿）无3年8份四、管理规范与风险提示（一）保密管理要求涉密文件需在文件首页标注“秘密”“机密”“绝密”字样，并按密级限定知悉范围；涉密文件不得通过普通邮件、等非加密渠道传输，纸质涉密文件需存入密码文件柜，电子涉密文件需加密存储；严禁擅自复制、摘抄涉密文件，确因工作需要复制的，需经分管领导批准并登记。（二）时效性管理要求收文需在24小时内完成登记，急件（标注“特急”）需在2小时内登记并启动办理流程；发文拟稿至签发时限：常规文件不超过3个工作日，急件不超过1个工作日；承办部门需在批示时限内完成办理，特殊情况需提前向领导申请延期，并说明原因。（三）责任划分明确拟稿人对文件内容的真实性、准确性负直接责任；部门负责人对本部门拟稿文件的合规性负审核责任；签发领导对文件的必要性、政策依据负领导责任；档案管理员对文件归档的完整性、安全性负保管责任。（四）电子文件管理规范电子文件需定期备份（每周一次），备份介质需单独存放，与服务器备份形成“双备份”；电子文件管理