财务应收账款管理制度

财务应收账款管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范公司应收账款管理，加速资金周转，防范经营风险，保障公司资金安全与合法权益，依据国家相关法律法规及公司财务管理制度，特制定本制度。本制度旨在明确应收账款管理各环节的责任与操作规范，确保公司经营活动的健康、持续发展。第二条定义本制度所称应收账款，是指公司因销售商品、提供劳务等经营活动，应向购货单位或接受劳务单位收取的款项，包括应由客户承担的价款、增值税及代垫的运杂费等。第三条适用范围本制度适用于公司及所属各业务单元（以下统称“公司”）所有因经营活动产生的应收账款的发生、确认、核算、监控、催收、坏账处理等管理工作。第四条管理原则应收账款管理遵循“谁经办、谁负责，及时清收、防范风险”的原则，实行销售与收款业务的全过程控制，确保应收账款的安全性和可回收性。第二章组织与职责第五条财务管理部门财务管理部门是应收账款的核心管理部门，主要职责包括：1.负责应收账款的会计核算，确保账务处理及时、准确。2.建立和维护应收账款台账，定期与客户进行对账，确保账实相符。3.监控应收账款的账龄变化，定期编制应收账款账龄分析表及风险评估报告，向管理层汇报。4.协同销售部门进行应收账款的催收工作，对逾期款项提出处理建议。5.参与客户信用等级的评定与审核，提供财务角度的风险评估。6.负责坏账准备的计提、坏账损失的确认与核销的会计处理。第六条销售业务部门销售业务部门是应收账款产生的源头部门，对其经办的应收账款负有直接清收责任，主要职责包括：1.负责客户信息的收集、整理与初步评估，提出客户信用申请。2.参与客户信用等级的评定，执行公司批准的信用政策。3.在销售合同洽谈与签订过程中，明确付款方式、付款期限等关键条款，并确保合同的规范合法。4.负责应收账款的日常跟踪与催收，及时向财务部门反馈客户付款情况及异常信息。5.对逾期应收账款承担主要催收责任，制定催收计划并组织实施。6.配合财务部门进行对账工作，对差异原因进行解释和处理。第七条法务部门（或指定人员）法务部门（或指定人员）负责对应收账款管理提供法律支持，主要职责包括：1.参与重要销售合同的审核，确保合同条款的合法性与严谨性，特别是付款与违约责任条款。2.对长期逾期、恶意拖欠的应收账款，协助制定法律催收方案，包括发送律师函、提起诉讼等。3.参与坏账核销的法律合规性审核。第八条跨部门协调公司可根据实际情况设立信用管理小组（或由财务负责人牵头），成员包括财务、销售、法务等部门负责人，定期召开应收账款管理会议，协调解决重大信用风险、疑难催收等问题。第三章客户信用管理第九条客户信息收集与评估销售部门在与新客户建立业务关系前，应全面收集客户基本信息，包括但不限于客户名称、注册地址、经营范围、法定代表人、联系方式、财务状况、经营状况、信用记录、行业声誉等，并对客户进行初步的信用评估。第十条信用等级评定公司应建立客户信用等级评定标准，根据客户的经营规模、财务实力、偿债能力、信用记录、合作历史等因素，将客户划分为不同的信用等级。信用等级评定工作可由信用管理小组（或财务部门会同销售部门）负责。第十一条信用额度与信用期限根据客户信用等级，为不同等级的客户设定相应的信用额度和信用期限。信用额度是指公司允许客户在一定时期内累计欠款的最高限额；信用期限是指公司给予客户的付款期限。1.对于首次合作的客户，原则上应采取款到发货或预收部分款项的结算方式，逐步建立信用关系。2.对于信用等级较高、合作历史良好的客户，可给予较宽松的信用额度和信用期限；对于信用等级较低或风险较高的客户，应从严控制信用额度，或要求提供担保、预付款等保障措施。3.信用额度和信用期限的确定需履行相应的审批程序。第十二条信用额度的动态管理客户信用等级和信用额度并非一成不变，信用管理小组（或财务部门会同销售部门）应定期（至少每年一次）对客户信用状况进行重新评估，并根据评估结果调整其信用等级、信用额度和信用期限。如客户出现重大经营变化、财务危机或不良信用事件，应立即进行重新评估并调整信用政策。第四章销售与合同管理第十三条合同签订所有销售业务均应签订书面销售合同（除小额零售或特殊情况经授权外）。合同内容应明确标的、数量、价格、付款方式、付款期限、交货方式、质量标准、违约责任等关键条款，特别是付款条件的约定应清晰、具体。第十四条合同审批销售合同签订前须履行公司规定的审批流程。审批过程中，财务部门（或信用管理小组）应重点审核客户信用额度的使用情况、付款方式及期限的合理性。对超出信用额度或信用期限的合同，须报更高级别审批或要求客户提供额外担保。第十五条发货控制仓库部门应严格按照经审批的销售合同或发货通知单发货。对于未签订合同、合同未经审批、超出信用额度或未按约定付款的发货申请，仓库部门有权拒绝发货，并及时向销售部门及财务部门反馈。第五章应收账款核算与监控第十六条应收账款确认财务部门应在商品发出、劳务提供并满足收入确认条件时，及时确认应收账款，并准确登记入账。第十七条台账管理财务部门应建立健全应收账款台账，详细记录客户名称、发生日期、金额、合同号、账龄、收款情况、催收记录等信息，并定期更新。台账信息应与会计账簿记录保持一致。第十八条对账管理1.财务部门应至少每季度与客户进行一次应收账款对账。对于大额或账龄较长的应收账款，应增加对账频率。2.对账工作可由财务部门主导，销售部门配合。对账形式可采用发送对账单（纸质或电子）、邮件确认、当面核对等。3.对账单应经客户确认并加盖有效印章或由授权人员签字。对于客户提出的异议，财务部门应会同销售部门及时核实、处理，并调整相关记录。4.对账过程中形成的对账单、确认函等资料应妥善保管，作为应收账款确权的依据。第十九条账龄分析与报告财务部门应按月（或按季）对应收账款进行账龄分析，编制《应收账款账龄分析表》，识别逾期应收账款，并对其风险进行评估。定期（至少每月/季）向管理层及销售部门提交应收账款明细表、账龄分析报告及风险评估报告，揭示应收账款的总体状况、潜在风险及重点关注对象。第六章应收账款催收管理第二十条催收责任与流程1.应收账款的催收以销售部门为主，财务部门提供支持与监督。销售人员是其负责客户应收账款催收的第一责任人。2.对于未逾期的应收账款，销售部门应提前与客户沟通，提醒其按时付款。3.对于逾期应收账款，销售部门应立即启动催收程序。根据逾期时间长短、金额大小及客户情况，采取电话、函件、上门拜访等多种方式进行催收，并做好催收记录。第二十一条催收措施1.逾期1个月内：销售人员应主动与客户联系，了解逾期原因，督促其尽快付款，并发出友好的催收函。2.逾期1-3个月：销售部门负责人应介入催收，与客户进行正式沟通，要求其制定还款计划，并评估客户还款能力。财务部门可协助提供账龄及欠款明细。3.逾期3个月以上：公司管理层应关注，销售部门、财务部门（必要时法务部门）共同商议催收策略。可采取更严厉的催收措施，如暂停新业务合作、发送正式催款函乃至律师函。4.恶意拖欠或濒临破产：对于确认客户恶意拖欠、或已出现严重经营危机、濒临破产的情况，法务部门应及时介入，评估采取法律诉讼、申请财产保全等措施的可行性，以最大限度维护公司权益。第二十二条催收记录与报告销售部门及相关人员应详细记录每一次催收的时间、方式、沟通内容、客户反馈、承诺还款情况等信息，并定期向财务部门及管理层汇报催收进展。第七章坏账准备与坏账处理第二十三条坏账准备计提财务部门应根据企业会计准则及公司会计政策的规定，于资产负债表日对应收账款进行减值测试，对预计可能发生的坏账损失计提坏账准备。坏账准备的计提方法和比例应保持一贯性，并符合相关规定。第二十四条坏账确认条件符合下列条件之一的应收账款，可认定为坏账：1.债务人破产或死亡，以其破产财产或遗产清偿后仍无法收回的款项。2.债务人较长时期内（如超过三年）未履行偿债义务，且有充分证据表明其已无力偿还或收回可能性极小。3.经过公司采取所有可能的催收措施（包括法律手段）后，仍无法收回的款项。第二十五条坏账核销审批坏账核销应严格履行审批程序。由销售部门提出坏账核销申请，并附详细说明（包括形成原因、催收过程、损失金额、坏账确认依据等），经财务部门审核、法务部门合规性审查后，按公司授权权限逐级上报审批。重大坏账核销事项需提交公司最高决策机构审批。第二十六条已核销坏账的管理已核销的坏账并不意味着放弃追索权。财务部门应设立备查簿登记已核销坏账的相关信息。如日后发现债务人恢复偿债能力或有可供执行财产，销售部门及财务部门仍应积极追索。第八章监督与考核第二十七条内部监督公司内部审计部门（或指定人员）应定期对应收账款管理制度的执行情况进行监督检查，包括信用政策执行、合同管理、核算准确性、对账及时性、催收有效性等，对发现的问题提出改进建议，并跟踪整改情况。第二十八条绩效考核公司应将应收账款管理成效纳入相关部门及人员的绩效考核体系。考核指标可包括应收账款周转率、平均回款周期、逾期账款率、坏账发生率、回款完成率