【M公司人力资源共享服务中心的构建案例分析17000字】

1M公司人力资源共享服务中心的构建案例分析目录 11.1M公司构建人力资源共享服务中心的目标和定位 11.2M公司构建人力资源共享服务中心的管理架构设计 21.3M公司人力资源流程优化 41.3.1人力资源流程优化的原则 51.3.2人力资源流程优化的目标和方法 61.3.3招聘流程的优化 61.3.4考勤流程的优化 91.3.5员工关系管理的优化 1.5M公司人力资源共享服务中心人员配置 211.5.1定岗定编 1.5.2人员的培养和发展 241.5.3标准化工作的保障 1.1M公司构建人力资源共享服务中心的目标和定位根据集团对M公司的业务发展战略，发挥西安高校资源及人力资本优势，承接总部更多研发生产项目。M公司的人力资源共享服务中心不能盲目照搬照抄，而是结合战略的基础上，发挥人力资源部门在优化流程、协调资源、员工关系管理等方面的优势，通过人力整合利用，提高服务水平，实现人效提升及聚焦战略。1)集中服务，降低成本。企业内所有业务单元的人事行政工作，都应该交由资源共享服务中心，利用资源共享服务中心，来对各种资源进行统一集中处理，在企业内部形成规模效应，同时企业应该解决人员数量过多的问题，来不断降低2人力资源成本。2)更专业、更标准的服务。企业在内部直接制定一样的服务要求，培养专业人士提供专门的服务。即使各人力资源的标准都不相同，但是企业同样应该做的公平公正，同时企业完善执行力度，尽量做的统一化管理，以此来提高员工的满提高，确保企业在人力资源管理方面有高度统一性。3)提高效率、聚焦战略。企业应该提高服务质量，打造标准化服务，同时企业应该重视人力资源效率的提高，企业的管理层应该重视提升员工能力，通过团队建设来培养员工的素质水平。人力资源共享服务中心必须以高效率低成本为目标，在服务平台制定中，应该注重人员的稳定，在处理重复性事宜的时候，更应该注重节约时间成本(如图4-1所示),实现通过E-HR线上可以处理员工60%的问题、人事行政助理可以处理35%的员工问题、人力资源各业务主管要处理的工作量不应该超过5%的目标。根据公司实际情况，再结合专家学者的成功经验，M公司根据现状制定目标。M公司构建人力资源共享服务中心包含四个关键步骤：管理架构调整设计，根据架构调整后重新优化工作业务流程，根据流程及结合员工需求进行信息化升级，最后进行人员配置及培训上岗，这四个关键要素紧密联系，缺一不可，人力资源共享服务中心的构建，能够将公司管理者和员工都整合其中，实现一体化办公，各部门的问题能够迅速传达，快速处理事务请求，让优质的人力资源服务触手可得。当今时代，企业中绝大部分的技术都是相通的，都可以引进，在企业运行过程中，通常最难解决的问题就是管理问题，整个管理机制的改革使十分困难的，因为管理涉及的人员范围过于广泛，每一个流程背后都是每个人的权力。基于M公司人力资源共享服务中心的目标和定位，人力资源共享服务中心不仅是标准服务的提供者，也是M公司推行人力资源三支柱的第一步和重要环节，成就一体式管理的重要一步。M公司各部门直线职能管理方式已经不适应于现在发展，如何加强横向沟通，共同推动制造和研发部门发展，才能完成集团对于M公司的战略构建人力资源共享服务中心的目的非常明确，就是为了提高工作效率，节约人力成本，提高业务质量，使企业运行更规范，所以将企业运行中繁琐不规范的岗位职责进行梳理，通过设立人力资源共享服务中心再不断细化每个职能，不断深入延伸、探讨。2019年5月，集团对M公司现有组织架构进行优化，采用弱矩阵管理，在集团人事行政体系下成立西安平台管理中心，再向下设置各分部，全面指导、协调、组织M公司各部门完成公司下达的方针目标，如图4-2所示：集团副总裁射频事业部M公司M公司M公司供应链管理财务金融中心公司集团副总裁(制造)(人事行政)(天线)M公司M公司M公司M公司人力资源服务部，即人力资源共享服务中心，将原人事行政部承担各模块中重复性高、事务型的考勤、人事管理、入离职办理、五险一金缴纳、宿舍入住、行政咨询等人力资源与行政基础职能纳入管理，将公司内所有与HR工作相关员工纳入其中，同时接手相关工作，比如绩效统计、岗前培训等，由人力资源服务部根据固定的模式要求提供人力资源服务，避免以往人力资源机构五花八门的现象，同时更加优化人力资源各种服务，形成更加规范的标准和要求。而专业性强的招聘绩效考核、薪酬等模块由原来人事行政部纳入新成立的人力资源管理部主要职责囊括以下方面：1)人事变动：帮助员工办理离职、入职的手续，签署劳动合同，选拔内部有很多的岗位和员工，所以员工流动关系较大，人事关系变化也很快，工作量较重。原来各个部门分开办理，现在集中专人负责入离职手续办理，同时兼顾劳动合同到期续签、解除等内容，不但减少了用人成本及用工风险，而且提升了专业度和工作效率。2)员工服务：主要的职责其一是为员工的健康体检工作保驾护航、比如年度体检工作、员工工伤等，还要专门针对职业病进行检查、宣传健康小常识、安排健康分享会等；其二是为员工办理出入境相关手续、根据员工不同的需求找不同的负责人进行处理对接；其三是组织员工关怀活动、员工住宿的安排等；还有部分如果出现投诉的诉求，要认真看待，由专门的人进行对接交涉、员工处理的4业务如果有不认可的地方，企业文化建议、部门管理等3)落实五险一金：为员工解决社保、医保、工伤等保险和公积金难题，设4)员工薪资的发放：主要职责就是负责员工的月末考勤，工资结算、绩效各部门设置考勤员负责月考勤异常情况处理，确保每个以及其他岗位津贴等相关信息进行汇总至E-HR系统，在系统上直接进行薪资总5)数据收集：具体职能为车间工时、设备运转、人员结构等数据收集汇总6)分子公司支持：主要的职责就是成立新的子公司分担部门人力资源共享人力资源角色分工清晰，满足不同客户需求，成立HRSSC,集中HR事务性工作1.3M公司人力资源流程优化52)“科学方法结合实际”原则3)从事务性人力资源转向业务伙伴原则4)“优化而非推翻”原则61.3.2人力资源流程优化的目标和方法析法，减少无效的程序，提高生产效率。结合相应的实际状况，E是指取消 将两个或多个相同或者相关的程序合并到一起，避免重复工作。R是指重排 高工作效率。S是指简化(Simplify),对一个复杂的工作进行取消、合并、重组在调研结果的基础上通过ECRS方法进行分析M公司当前人力资源管理落实1.3.3招聘流程的优化组织架构调整前，M公司的招聘的流程包括增补审批子流程、面试子流程、入职审批子流程，如图4-3所示，招聘前用人部门提需求，经过不同层级审批通7过；HR招聘人员根据用人需求选择合适的招聘渠道进行邀约面试、现场面试、确认录用及背调；招聘完成后人事行政助理完成入职审批流程并办理员工入职。按照这一流程，如制造部门需要招聘一名一线工人，线下纸质签单，从发起增补到人员入职，不含招聘时间，仅流程审批正常情况需要5个工作日，经常出现因人员不足造成产线工序不平衡，甚至是停线，极大地影响了生产效率。同时复杂的流程也消耗了时间成本和人力资源投入，急需进行优化。用人部门用人部门填写《增补员工中请表》和《职务说明书》提出人力需求计划经逐级审批后报人力资源部备案人力资源部/自主招聘部门根据人力需求计划，发布招聘信息人力资源部/自主招聘部门组织事业部、部门、相关部门面试用人部门特定岗位专业笔试主管领导面试合格不子录用非一类院校、学历一类院校、学历符合要求学历真实综合测试不通过不通过优化的目的是节约人力成本，提高工作效率，基于ECRS的流程优化方法，删除招聘流程中不必要的子流程，取消不必要的审批，明确流程责任归属，进一步提高招聘流程的效率。通过梳理发现，一线普工走入职审批的流程无审批意义，整个面试的流程缺乏规范，入职审批流程可以简化。具体招聘流程问题点对应的优化方案如下：81)取消一—一线入职审批流程及人力资源，至少2个工作日。2)重排—一面试规范化表4-1优化前后的面试流程关注点无电话邀约话术、岗位介绍话术、薪资福无《面试邀约邮件》、《录用确认书》、无所有的记录需要保存以备查用没有规范性的要求，这样会带来两个问题：一是一些错二是给应聘者的感受不好，显得公司特别的不规范(比如：面试邀约没有礼貌，3)简化——入职审批签字流程，如图4-3所示：入职审批入职审批部门领导事业部领导优化后↓1天内部门主管领导西安人力总部人力人事行政副总裁表单不规范，审批不通过，重新走流程需再增表单不规范，西安招聘组审核人事行政副总裁部门主管领导事业部领导西安人力部门领导入职审批优化前：新员工面试成功后走入职审批周期大概需要7-10天，带来两大问重复流程，最终拟制了《入职审批签字周期规范》,整个入职审批流保证在5个其进行优化，具体如表4-2所示：表4-2招聘流程优化方案E取消C合并取消一线普工走入职审批的环节1.3.4考勤流程的优化致员工对考勤制度的不满意和投诉。考勤流程包含员工上下班签卡、外出审批、优化过程应以降低处理时长，节约人力成本的同时，提高工作效率，基于ECRS的方法，应该将不必要的流程取消，同时新增或者重组个别工作流程，进流程复杂及加班申请不规范的问题，具体考勤流程问题点对应的优化方案如下：1)取消一—考勤签卡事业部环节，如图4-5所示：优化后2)重排—一加班申请流程规范表4-3优化前后的加班申请流程关注点管理规定无增加检查审核人及未按期申报的处理办法无加入到助理的月度考核中如上表4-3所示，原加班申请仅有《非一线员工加班管理细则》,遗漏了一3)简化一—请假审批流，如图4-6所示：员工请假员工请假部门领导事业部领导优化后人力资源部部门主管领导人事行政副总裁部门主管领导人事行政副总裁事业部领导人力资源部部门领导员工请假优化前：员工连续请假3天以上需要部门主管领导签字，5天以上需要人事对请假的审批进行了流程梳理及简化：1天请假仅需部门领导签字，1天一3天请假签至事业部领导，3天—10天请假签至主管领导，10天以上请假签至人事行其进行优化，如表4-4所示：E取消取消签卡事业部无合并环节简化请假审批流1.3.5员工关系管理的优化员工关系是整个人力资源管理及企业文化的综合体现，具体包括企业文化建设、员工纪律管理、员工投诉等。但M公司无具体流程，都是在遇到事情的时候请示领导如何处理，出现疲于救火，工作效率低的现象。优化的目的在于节约人力资源，提高工作效率，基于ECRS的流程优化方法梳理，发现员工投诉处理流程缺失、一线普工辞职审批流程复杂，具体员工关系管理的问题点对应的优化方案如下：1)重排一—员工投诉处理流程表4-5优化前后的员工投诉处理流程关注点无任意有无回复时限无投诉收到后7个工作日反馈处理结果无有如上表4-5所示，M公司原来没有投诉处理流程，员工投诉没有渠道，一旦发现问题就是大事，而领导在处理这类紧急事件无时间了解根因，只能就事论事，先解决眼前问题，会最终导致公司的雇主品牌受到巨大影响，也就无法真正改善企业与员工的关系。通过设置信访举报箱、投诉电话、投诉邮箱、微信公众号及面对面等多种形式收集员工投诉，同步建立员工投诉处理流程，具体如图4-7所示，投诉受理人收到投诉后，填写《员工投诉事项处理表》,并在七日内回复处理结果，对已经处理解决的投诉资料进行归档保存，并登记到《员工意见及投诉处理记录》中，最终由人事行政助理负责存档，其他部门的人未经主管领导批准无权查看。否是答复员工，投诉不成立2)简化一——线普工辞职审批流，如图4-7所示：全袖员工本人走手续优化前：员工辞职需要走《离职手续办理单》,部门助理开具考勤确认表后由员工本人自行走流程，找对应的部门进行确认签字，最终员工本人签字确认后提交离职单至招聘负责人处，离职手续即办理完成。针对一线普工，中间的签字存在不知道找谁、不认识人的情况，整个离职办理难度较大。优化后：针对此问题，对一线普工的离职签字流程进行了简化，一部分(部门负责人签字、考勤确认、退宿、退饭卡)由员工本人走流程，另一部分(事业部、会计、人力资源)由人事行政助理代办，所有需要退回人力资源的资料统一提交人事行政助理，最终由人事行政助理统一给相关负责人。这样不仅仅提升了人力资源的服务度而且简化了流程，帮助员工节省了时间。综上所述，通过ECRS的流程优化方法，员工关系管理的优化主要从以下方面对其进行优化方案，如表4-6所示。E取消无取消环节无合并环节1.4人力资源管理信息化升级目前关于人力资源管理系统主要依赖于电子信息技术，这个技术可以将人力资源管理的每个方面更深层次地进行剖析，通过该技术能够让企业实现线上流程化管理，具有自动化的特点。利用人力资源管理系统能够让企业管理者工作简化，还能减少HR工作的重复环节。在如今企业发展过程中，更应该重视人力资源工作者日常工作质量的提升，利用人力资源管理系统，可以从企业的人事部门将大量的信息进行收集，分析企业的管理问题，同时制定合理的解决方案，并上交于管理层，供管理层分析以便做出决策。在人力资源管理系统优化过程中，应该重视向知识型员工提供帮助。我国员工，特别是中西部欠发达地区的员工习惯于面对面的服务，主要就是信息技术的普及不够。为了提升公司的效率水平，M公司在2009年就购买了人力资源管理系统，利用人力资源管理系统实现考勤、薪酬自动核算，一定程度上提升了人力资源从业者自身工作效率，但未能满足员工和管理者的需求，多年的小修小改已经难以满足此次人力资源共享平台的构建，必须切合实际的进行更深层次的优化，才能满足企业的管理需求。在原有E-HR版本覆盖业务模块和功能的基础上(如表4-7所示),结合此次新的流程优化，升级原有基础业务模块的操作流程，并且扩展和完善更多的基础业务模块。通过工作流程驱动，将HR信息通过经理平台、员工自助进行信息互动，同时结合通信行业特色和需求，提供多种HR解决方案，实现系统化的流程，参考关键性的指标数据，实时优化决策。同时通过电脑端、手机端同步向员工及管理者展示。通过人力资源部门、IT部门及供应商顾问多次讨论，汇总出具体各业务模块的功能升级点及蓝图(如表4-8所示),下面选择此次信息化升级的一表4-7M公司E-HR系统实现功能理理理理理理理理查理理理理则表4-8各业务模块功能升级表系统改善1点7点2点8点6点5点1点3点4点2点2点4点2点2点岗职位管理0点4点1)现有功能概述：目前M公司的人事管理主要是借助于软件来进行信息管理的，日常管理内容包含：(1)人员的入职流程管理新入职员工持二代身份证在人事行政助理处做系统登记一—>手工录入招聘专员提供录取人员的入职登记表一—>扫描或复印各种证件资料一—>指纹登记——>照片——>进一步完善个人资料，如员工提供原单位离职证明，如无法提供，则需要员工当面签署保证书。(2)人员的信息资料和档案资料的管理目前人员的基本信息、相片、个别动态人员附表是在E-HR系统里进行管理，主要是通过手工的维护，而其他各种扫描复印等证件类信息，目前是完全的手工纸张式管理，一旦需要查找资料，都需要在档案室里面手工调阅。(3)人员调配变动管理在实际的人员管理中，可能存在员工因工作调动等因素带来的调配变动，常所以针对这些变动，都必须通过一定的调配变动的操作动作，来改变其相关属性。但是目前的问题是，原来的系统中，调配变动无法带来变动记录的动态管理(即变动操作后，无法记录变动前后的数据信息),往往需要操作人员先变动再登记，容易造成变动记录遗漏登记或错误登记等问题产生。2)系统改善：升级后的人力资源人事模块的业务流程还是按照上述流程来实现，具体的流程根据提交表单进行开发实现。另外E-HR系统主要是在操作、表单打印、记录保存方面提供更为便捷的功能，具体表现在：(1)对于部分项目需要中英文对照的要求，我们将建立对应的项目对应规则，输入了中文内容，另外一个项目自动英文对照，达到免录和保证信息准确的(2)实现新入职员工的试用期日期的自动处理，同时对于某些员工的特殊周期试用期，增加另外一个“试用期到期手工日期”项目，计算试用期转正的，手工日期优先级最高。如图4-8所示：人员基本信息显示人员附表岗位名称身份证号限期阜聶入职转正日期12中国农业银3销售顾问中国农业银4销售顾问中国农业银5中国农业银6收银员中国农业银7销售顾问中国农业银8中国农业银9销售顾问中国农业银3)新增功能点：(1)新入职人员的登记表，由应聘者在面试初的环节来通过电脑系统录入，新的系统将根据现有的“入职登记表”格式，将相关信息实现电子化。一旦招聘录用后，人事专员无需输入大量的简历信息，直接一键就可以完成入职资料的迁*身份证号码*可到岗时间*信息来源*姓名*性别*出生年月日*体重*家庭电话*电子邮箱*紧急联系人*紧急联系人电话主要家庭成员(Family)*姓名技能水平(Skill)Cet-4Score----------Cet--6ScoreOthe*综合以上您的月均薪资为元(税前)*期望月均薪资为元(税前)(2)对于电子化的“入职登记表”,我们将通过相关的规则来约束数据的规范性，比如某些项目的必填(不填就保存不了)、某些项目的必选(只能从下拉选项中选择录入),这样可以绝对保证信息的准确性和规范性。如图4-9所示中，*表示必填，有下拉选项的表示必选，如不填不选就无法提交保存。(3)通过文件高拍仪外设，实现目前所有可视化的资料的电子化管理，如身份证、证件、合同附件、签名保证书等等，都可以一键拍摄，所有的信息都保存在服务器的指定目录，并可以随时调阅。(4)根据公司实际情况，定义好各种文本来的表单、文书等格式，直接调用打印，如自动生成打印离职证明格式。如图4-10所示：λ记么证件图行履历表_test区转正通知书(姓名)副总经理(/0)应用中心(5)为适应目前大环境招工困难的问题，增加“离职再入职”的业务流程变动，按照行业规则，离职再入职一般包含两种：再入职、离职返职(返聘)。如图4-11所示：再入职：重新登记入司日期，工龄重新计算。离职返聘：保留之前的入司日期，原工龄继续保留。集团内入职：保留入集团日期，工龄按照入集团日期计算，并重新登记入司人员外借人员归还任中辉2310231人员间接Mas-Portal人力资源管理系统应用中心人事人事管理人事资料(6)梳理离职类型和离职原因的分类，通过设置变动必填项，来规范离职录入，进而实现精准的离职率分析和离职原因分析的数据报表。如图4-12所示：人众科技人众科技选择人员类别：在职人员 司龄统计分析5年[263%1.1,882(7)通过摄像头可以实现入职拍照，大小裁剪。(8)通过流程中心实现入职、离职、转正、异动等线上电子流程审批。目前系统提供人事流程如下入职审批流、离职申请流、离职手续交接、转正申请、人员动态通过对“人事管理”模块的改善和功能点新增，将彻底改变员工入职资料登记的工作，让人事行政助理能够更轻松更便捷的实现入职登记。同时借助于电子化的手段，实现完全电子版档案证件资料的管理。另外系统预埋更多的文书报表，可以一键执行并打印，通过上述改善可以提高人事专员的工作效率，提高数据的规范性和准确性。另外对于人员在系统中的各种变动、离职等操作做到更准确更便捷的历史记录操作，增加再入职功能备用，增加离职原因分析和离职率分析的数据基础。如何合理有效的配置人力资源共享服务中心的人员，这个分配在一定程度上会影响人力资源共享服务中心能否构建起来，甚至还会对人力资源成本以及实际服务效果产生影响。根据M公司人力资源共享服务中心的职能，设置人事行政助理岗位，根据岗位业务性质内容，按职能等级对应为初级、中级、高级。初级人事行政助理是指在他人指导下进行单一领域工作开展；管理过程中应该正确理1)岗位职责：负责所服务部门的人力资源及行政相关基础类工作，具体包(1)人力资源及行政制度的宣导及各项稽查，包括配合所服务部门或车间(2)人力资源具体业务：每天09:00前车间出勤报表发送；每天16:00前调试计件系统录入核算(针对射频车间);服务部门日常考勤处理(排班、考勤异常、请假、加班);员工离职手续指引、办理；每月1号完成上月月结、工资计工月考核评分表》;每月6日提交上月工资相关数据；每月10号提交当月上岗证正确认表》、《合同续签确认表》当月《试用期员工正式聘用考核表》;每月28号提交当月新入职人员《入职审批表》;每月月底倒(3)行政具体业务：每月4号对服务车间员工车辆出入证信息汇总提交；每月20号对服务部门劳保、办公用品审核、提报；物业、设备、工程类按需提单申报；所服务部门固定资产巡检、日常管理维护；协助所服务部门会议准备、(4)人事行政后勤支持：每天人事行政类文件会签；收集、汇总及反馈所(5)发现业务痛点：人事行政助理不仅要做好服务，更要发现业务部门问(6)提案改善：业务逐渐规范化后，人事行政助理要转变工作思路，重点实当中。2)经验(1)学历：大学专科以上。(2)工作经验：不同级别，需有不同的经验要求，如表4-9所示：表4-9各级人事行政助理工作经验要求表资格级别新员工中级人事行政助理高级人事行政助理中级同岗位半年以上经验3)素质具体素质要求如下，如表4-10所示：表4-10各级人素质级别中级人事行政助理及时改正，无经济损失发现并避免工作中出现错误责任心个人职责范围工作尽职尽责合文字表达能力格式、字体正确沟通能力主动服务业务部门求敬业精神作独立按时保质保量完成工作团队精神融入团队合作员分享可为团队提供帮助事业部/部门事业部/部门射频车间21天线研发(含中试)1射频研发(含中试)11………M司人力资源共享服务中心设置面临的一个重要问题是人事行政助理的定编。人事行政助理的配置打破之前的以“部门定编”,实现更人性化、专业化的以“服务对象定编”,通过其从业人员数量与服务对象数量的比值来反映，人事结合不同部门及办公场地情况，M公司一个人事行政助理服务75-120名员工，事行政助理的工作。具体配置如图4-13所示：事业部/部门IT部51411111射频车间1………1)岗位培