化工公司物流配送管控规定

化工公司物流配送管控规定第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本规定依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国安全生产法》《危险化学品安全管理条例》《国际海运危险货物规则》（IMDGCode）、《空运危险货物规则》（IATADGR）、《欧洲化学品管理局注册、评估、授权和限制法规》（REACH）等国家法律法规、行业标准及国际公约制定，符合企业跨国经营战略需求，并参照《企业内部控制基本规范》及《企业内部控制配套指引》构建内控体系。

1.1.2制定目的

针对化工公司物流配送环节存在的管理痛点，包括：运输风险高企（高/中风险）、跨国合规壁垒（高风险）、供应链中断风险（中风险）、信息化协同不足（中风险）、责任边界模糊（中风险），本规定旨在通过制度化管理实现三重核心目标：

（1）价值创造：优化物流成本结构，提升配送时效性，保障客户满意度；

（2）风险防控：建立全流程风险管控矩阵，实现重大风险零容忍；

（3）效率提升：通过数字化工具赋能，缩短审批周期（如合同审批时效≤3个工作日），提高履约率（目标≥98%）。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本规定适用于公司全球范围内所有化工产品（包括原辅料、中间品、成品）的物流配送业务，覆盖采购部、仓储部、物流部、合规部、财务部、内控部等核心部门及所有关联方（包括自营车队、第三方物流服务商、报关行、海外分销商等）。

1.2.2适用对象

（1）正式员工：需严格履行本规定所有条款，并接受考核；

（2）外包单位：需通过资质审核，签订《合规责任协议》，其操作行为纳入公司监督范围；

（3）合作单位：如海外经销商、代理商，需同步执行本规定在属地范围内的适配条款，并定期提交合规证明。

1.2.3例外适用场景

（1）紧急救灾物资：可启动豁免审批程序，但需在5个工作日内补充合规评估；

（2）内部调拨：仅适用于公司内部部门间物料转移，免于运输资质审核，但需留存调拨清单。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：所有业务活动须符合所在地法律法规及行业规范，优先适用高标准条款（如欧盟REACH要求高于国内标准时，按欧盟执行）。

1.3.2权责对等原则：审批权限与责任主体一一对应，严禁越权审批，每项决策需有书面授权记录。

1.3.3风险导向原则：高风险业务（如剧毒品运输）需通过《风险评估矩阵》进行量化评估，评分≥7分时启动双人复核机制。

1.3.4效率优先原则：通过标准化流程缩短非必要审批节点，但重大风险控制点（如运输资质校验）不得简化。

1.3.5持续改进原则：每年结合审计结果、业务数据及政策变化修订本规定，修订案需经合规部与法务部联合审核。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本规定为专项性制度，属于公司三级制度体系，低于《企业内部控制基本规范》，但高于部门级操作细则，与《财务报销管理制度》《供应商准入规定》《安全生产奖惩办法》等制度形成管控闭环。

1.4.2制度衔接

（1）财务衔接：物流成本核算需与《成本核算办法》一致，异常费用需经物流部与财务部双重确认；

（2）内控衔接：嵌入三个关键内控环节：运输供应商准入（内控编号C-LG-001）、危险品包装检验（C-LG-002）、配送单据交叉核对（C-LG-003）；

（3）冲突处理规则：若本规定与上级制度存在冲突，以本规定为准，但需在执行前由法务部出具合规意见书。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司物流配送管控体系采用“决策层-监督层-执行层-保障层”四层架构：

（1）决策层：董事会物流专项委员会，负责审批年度物流战略、重大风险预算及应急预案；

（2）监督层：内控部、审计部、合规部组成联合监督组，每季度开展穿透式检查；

（3）执行层：物流部为牵头部门，下设运输管理科、仓储管理科、国际业务科；

（4）保障层：信息技术部提供系统支撑，采购部负责供应商管理，安全环保部负责现场监督。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

（1）决策范围：批准物流年度预算上限（超出1亿元需董事会审议）；

（2）议事规则：重大事项需三分之二以上股东出席，决议需经律师出具法律意见书。

2.2.2董事会

（1）决策范围：审批跨境运输资质认证、重大设备采购、应急预案修订；

（2）责任条款：违反本规定导致重大损失的，董委会对决策失误承担连带责任。

2.3执行机构与职责

2.3.1物流部

（1）运输管理科：主导运输供应商准入（主责）、路线优化（主责）、运输过程监控（主责）；

（2）仓储管理科：负责危险品分区存储（主责）、包装检验（主责）、库存动态管理（主责）；

（3）国际业务科：统筹跨国运输合规（主责）、关税风险防控（主责）、海外仓储管理（主责）。

2.3.2跨部门协同

（1）采购部：需在供应商选择阶段提供物流资质审核意见（配合）；

（2）安全环保部：需在运输前出具风险告知书（配合）；

（3）财务部：需对物流费用进行专项审计（配合）。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

（1）监督范围：运输供应商年度考核（每月抽查）、KPI达成率（每月核对）；

（2）责任条款：未及时发现问题导致损失的，内控部负责人承担管理责任。

2.4.2审计部

（1）监督范围：重大运输事故的独立调查（主责）、内控缺陷整改跟踪（主责）；

（2）核查标准：需验证运输单据的电子签章有效性。

2.4.3合规部

（1）监督范围：REACH注册信息的实时更新（主责）、国际公约的适配条款落地（主责）；

（2）责任条款：因监管处罚导致损失的，合规负责人承担直接责任。

2.5协调与联动机制

2.5.1跨部门协调机制

（1）建立“物流协调周会”，由物流部牵头，每月第一个周一召开，解决跨部门争议；

（2）重大运输异常需在2小时内启动“三部门会商”（物流部-安全环保部-信息技术部）。

2.5.2涉外业务联动

（1）在欧美市场增设“属地合规联络人”，需同时具备本地法律资质及公司内部认证；

（2）定期与当地海关、环保部门开展联合培训，培训记录需存档备查。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标

（1）成本目标：物流费用率≤5%（含运输、仓储、关税等）；

（2）时效目标：国内配送准时率≥95%，跨境运输平均周期≤14天；

（3）合规目标：年度合规检查通过率≥98%，无重大处罚记录。

3.1.2核心KPI

（1）合同审批时效：≤3个工作日；

（2）供应商考核达标率：≥90%；

（3）危险品泄漏事件：0次；

（4）单据差错率：≤0.1%。

3.2专业标准与规范

3.2.1运输资质标准

（1）自营车队需取得《道路危险货物运输经营许可证》，国际运输需具备《国际危险货物运输资质证》；

（2）第三方物流服务商需通过《供应商准入清单》（内控编号C-LG-004），每年复评一次。

3.2.2危险品管控标准

（1）高风险点：

-爆炸品：运输前需进行声学检测（中风险）；

-毒害品：包装箱需印制“UN危险货物标记”（高风险）；

（2）防控措施：建立“危险品运输台账”，每批次需经仓储管理科与运输管理科双人签字。

3.2.3行业适配标准

（1）欧盟市场：需通过《欧盟GHS分类标签认证》（中风险）；

（2）美国市场：需符合《运输安全管理局（DOT）标准》（中风险）。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

（1）全生命周期管理：从供应商选择到废弃物处理的全流程管控；

（2）风险矩阵管理：使用内控部《风险评估矩阵》（内控编号C-LG-005）对每项业务进行风险评级。

3.3.2管理工具

（1）ERP系统：用于运输订单管理、费用分摊、绩效考核；

（2）OA系统：用于审批流转、合规证明上传；

（3）危险品管理软件：用于包装检验电子化（高风险）。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

化工产品物流配送主流程分为“计划发起-审批执行-监控归档”三阶段：

（1）计划发起阶段：采购部在ERP系统中提交需求，需明确产品类型、数量、运输方式；

（2）审批执行阶段：运输管理科在OA系统发起审批，需附供应商资质、路线评估报告；

（3）监控归档阶段：物流信息平台实时追踪货物状态，电子运单需在签收后24小时内归档。

4.2子流程说明

4.2.1危险品运输子流程

（1）包装检验：仓储管理科在发货前72小时出具《包装检验合格书》（高风险）；

（2）运输过程监控：运输管理科需每小时更新GPS定位信息（中风险）。

4.2.2跨境运输子流程

（1）单证准备：国际业务科需在发货前5个工作日完成报关资料审核（高风险）；

（2）属地协调：需提前30天与目的地海关签订《电子口岸对接协议》（中风险）。

4.3流程关键控制点

4.3.1高风险控制点

（1）运输供应商选择：需通过《供应商准入清单》及《尽职调查报告》（高风险）；

（2）危险品包装检验：需使用经认证的检测设备（高风险）。

4.3.2中风险控制点

（1）运输单据核对：需由不同员工交叉复核（中风险）；

（2）费用分摊核算：需每月25日前完成（中风险）。

4.4流程优化机制

（1）优化发起：由物流部牵头，结合业务数据、审计发现或系统故障提出；

（2）优化标准：需经信息技术部技术验证，并提交《流程优化报告》（内控编号C-LG-006）。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1金额权限

（1）金额≤10万元：采购部经理审批；

（2）10万元＜金额≤100万元：物流总监审批；

（3）金额＞100万元：总经理办公会审议。

5.1.2风险权限

（1）低风险业务：运输管理科科长审批；

（2）高风险业务：需经合规部现场核查后由物流总监审批。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级

（1）常规业务：三级审批（发起人-主管-总监）；

（2）紧急业务：可越级审批，但需在3个工作日内补办手续。

5.2.2审批时限

（1）合同审批：3个工作日；

（2）供应商变更：5个工作日。

5.3授权与代理机制

5.3.1授权条件

（1）授权人需具备相应审批权限；

（2）授权期限最长不超过1年，需在OA系统备案。

5.3.2代理管理

（1）临时代理需经授权人书面签字；

（2）代理权限仅限于单一事项，最长15个工作日。

5.4异常审批流程

5.4.1异常情形

（1）紧急运输需求（如客户投诉）；

（2）权限超限申请（如预算追加）。

5.4.2异常处理

（1）需附《风险评估报告》，评分＜4分不得审批；

（2）审批记录需加密存储。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

（1）所有业务需通过ERP系统留痕；

（2）纸质单据需经双人签字，并扫描上传至OA系统。

6.1.2表单填报标准

（1）危险品运输单：需包含UN编号、包装说明、应急联系方式；

（2）异常报告表：需在2小时内填报，并附现场照片。

6.2监督机制设计

6.2.1三位一体监督

（1）日常监督：物流部每季度开展自查；

（2）专项监督：内控部每半年抽查；

（3）突击监督：审计部每年不少于4次。

6.2.2内控嵌入环节

（1）运输供应商准入：需验证《ISO9001认证证书》；

（2）危险品包装检验：需使用《合格检测报告》；

（3）配送单据核对：需检查电子签章有效性。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次

（1）专项审计：每年一次；

（2）日常检查：每月≥2次。

6.3.2审计方法

（1）数据核查：随机抽取100笔业务核对电子记录；

（2）现场核查：运输现场检查率≥20%。

6.4执行情况报告

6.4.1报告内容

（1）关键指标达成率；

（2）重大风险事件清单；

（3）制度修订建议。

6.4.2报告周期

（1）月度报告：每月5日前提交；

（2）年度报告：次年1月31日前提交。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标体系

（1）定量指标：运输准时率、单据差错率；

（2）定性指标：合规检查通过率、客户满意度。

7.1.2权重分配

（1）成本指标：30%；

（2）效率指标：30%；

（3）合规指标：40%。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

（1）月度评估：物流部内部；

（2）季度评估：总经理办公会。

7.2.2评估方法

（1）数据统计：ERP系统自动生成；

（2）现场核查：安全环保部参与。

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程

（1）发现问题→制定方案→实施整改→效果评估→闭环销号。

7.3.2整改分类

（1）一般问题：7个工作日内整改；

（2）重大问题：30个工作日内整改。

7.4持续改进流程

7.4.1改进建议来源

（1）客户投诉；

（2）审计发现。

7.4.2评估标准

（1）改进方案需经信息技术部技术验证；

（2）实施效果需通过数据对比验证。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

（1）成本节约：年度节约金额≥100万元；

（2）合规标杆：连续6个月无处罚记录。

8.1.2奖励类型

（1）精神奖励：通报表扬；

（2）物质奖励：节约金额的10%作为奖金。

8.2违规行为界定

8.2.1违规分类

（1）一般违规：单次损失＜1万元；

（2）较重违规：1万元＜损失＜10万元；

（3）严重违规：损失＞10万元。

8.2.2违规情形举例

（1）运输资质过期仍使用；

（2）危险品包装未标注UN编号。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准

（1）一般违规：罚款500-1000元；

（2）较重违规：罚款1000-5000元，并降级；

（3）严重违规：解除劳动合同。

8.3.2处罚程序

（1）调查取证：安全环保部主导；

（2）告知听证：需提前5个工作日通知当事人。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件

（1）收到处罚决定后3个工作日内；

（2）需提供书面申诉状及证据材料。

8.4.2复议流程

（1）由人力资源部组织复议；

（2）复议结果5个工作日内出具。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1应急预案体系

（1）一级预案：重大泄漏事件；

（2）二级预案：运输车辆失控；

（3）三级预案：跨境运输延误。

9.1.2责任分工

（1）应急指挥部：由物流总监担任总指挥；

（2）现场处置组：由安全环保部牵头。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景

（1）自然灾害：地震、台风等；