化工公司招投标管理办法

化工公司招投标管理办法第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等国家法律法规，参照《工程建设项目招标范围和规模标准规定》《化工行业安全生产许可证实施办法》等行业标准，遵循《联合国国际货物销售合同公约》等国际公约，结合公司“价值创造、风险防控、效率提升”的核心导向，旨在规范化工公司招投标活动，防范经营风险，提升市场竞争力。

1.1.2制定目的

针对化工行业招投标环节存在的流程不透明、决策效率低、合规风险高等问题，本制度通过构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，实现以下核心目标：

（1）规范招投标行为，确保过程公开、公平、公正；

（2）强化风险防控，降低合同履约风险及法律纠纷；

（3）提升运营效率，缩短招标周期，优化资源配置；

（4）适配数字化转型，实现业务流程线上化、智能化管理。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度适用于公司所有涉及设备采购、技术服务、工程建设、原材料采购等招投标活动，覆盖采购部、工程部、研发部、财务部等相关部门及全体参与人员。

1.2.2适用对象

（1）正式员工：包括但不限于采购专员、技术工程师、法务人员、财务人员等；

（2）外包单位：参与招投标环节的外部顾问、咨询机构等；

（3）合作单位：作为投标方或合作伙伴参与相关项目的外部企业。

1.2.3例外适用场景

（1）金额低于公司规定限额的零星采购，可适用简易招标程序；

（2）涉及国家保密要求的特殊项目，按专项规定执行；

（3）例外场景需经总经理办公会审批，并附风险评估报告。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

所有招投标活动须严格遵守国家法律法规及行业标准，确保程序合法、文件合规。

1.3.2权责对等原则

明确各层级决策、执行、监督主体的职责权限，确保权责匹配、责任可追溯。

1.3.3风险导向原则

重点关注高价值、高风险业务，实施差异化管控措施，强化风险识别与应对。

1.3.4效率优先原则

优化审批流程，压缩非必要环节，通过数字化工具提升招投标效率。

1.3.5持续改进原则

定期评估制度执行效果，结合业务发展动态调整优化，实现动态管理。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本制度为公司专项管理制度，处于公司制度体系第三层级，基础性制度之上、部门规章之下。

1.4.2衔接关系

（1）与《公司内部控制手册》衔接，嵌入“三重一大”决策控制环节；

（2）与《合同管理办法》衔接，确保合同条款与招投标结果一致；

（3）与《财务报销管理办法》衔接，明确投标保证金管理细则。

1.4.3冲突处理规则

若本制度与上级制度存在冲突，以本制度为准，重大争议由法务部协调，最终由董事会裁决。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司招投标管理组织架构遵循“决策层-执行层-监督层”三级管控模式，各层级职责边界清晰、协同高效。

2.1.1决策层

由董事会及总经理办公会构成，负责重大招投标事项的最终决策，包括但不限于：

（1）年度招标预算审批；

（2）金额超过公司规定限额的招标方案核准；

（3）重大争议的最终裁决。

2.1.2执行层

由采购部、工程部等业务部门构成，负责招投标活动的具体实施，包括：

（1）采购需求提报与评审；

（2）招标文件编制与发布；

（3）投标单位资质审核；

（4）合同签订与履约管理。

2.1.3监督层

由内控部、审计部、合规部构成，负责全过程监督，包括：

（1）招投标程序的合规性审查；

（2）关键环节的风险评估；

（3）监督结果的绩效考核。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

行使最高决策权，负责审议年度招投标预算及重大合同金额超过5000万元的招标方案。

2.2.2董事会

审批金额超过1000万元但低于5000万元的招标方案，并监督执行情况。

2.2.3总经理办公会

审批金额在100万元至1000万元之间的招标方案，制定具体实施计划。

2.3执行机构与职责

2.3.1采购部

（1）主责：编制招标文件、组织投标单位答疑、评审投标报价；

（2）配合：与工程部协同确认技术参数，与财务部协同落实保证金。

2.3.2工程部

（1）主责：提供技术参数需求、参与技术标评审；

（2）配合：与采购部协同组织现场考察，与质量部协同制定验收标准。

2.3.3财务部

（1）主责：管理投标保证金、结算款项支付；

（2）配合：与法务部协同审核付款条件。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

（1）主责：审核招投标流程是否符合内控要求；

（2）配合：参与重大项目的风险评估。

2.4.2审计部

（1）主责：每年开展至少一次招投标专项审计；

（2）配合：核查审计发现问题的整改落实情况。

2.4.3合规部

（1）主责：审查招投标活动的合规性，包括反商业贿赂审查；

（2）配合：提供国际招投标规则咨询。

2.5协调与联动机制

2.5.1跨部门协调机制

设立“招投标工作小组”，由采购部牵头，工程部、财务部、法务部等参与，每月召开例会，解决跨部门争议。

2.5.2信息共享机制

2.5.3涉外业务协调机制

在海外市场开展招投标时，由法务部牵头，协调当地法律顾问，确保符合属地法规。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标

（1）合同中标率≥85%；

（2）合同执行偏差率≤5%；

（3）重大合规问题发生率为0。

3.1.2核心KPI

（1）招标文件编制时效≤5个工作日；

（2）投标截止至开标间隔≥3天；

（3）合同签订至首付款到账间隔≤3个工作日。

3.2专业标准与规范

3.2.1招标文件编制标准

（1）必须包含：项目背景、技术要求、商务条款、评审标准、违约责任等；

（2）高风险点：技术参数的准确性（低风险），商务条款的公平性（中风险），评审标准的合理性（中风险）。

防控措施：组织技术专家评审，引入第三方咨询机构。

3.2.2投标单位资质标准

（1）必须提供：营业执照、安全生产许可证、ISO体系认证等；

（2）高风险点：供应商财务稳定性（中风险），供应商合规记录（高风险）。

防控措施：通过信用查询系统审核，要求提供近三年审计报告。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

（1）全生命周期管理：从需求提报到合同归档全流程管控；

（2）风险矩阵：对招标金额、技术复杂度进行二维评估，确定管控等级。

3.3.2管理工具

（1）ERP系统：管理招标预算、合同台账；

（2）OA系统：线上审批招投标流程；

（3）CRM系统：跟踪投标单位履约记录。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1发起阶段

采购部根据业务需求编制《采购申请单》，经部门负责人、总经理审批后提交招投标工作小组，同步录入ERP系统。

4.1.2准备阶段

招投标工作小组审核需求，确定招标方式（公开招标/邀请招标），编制招标文件，经合规部、技术专家评审后发布。

4.1.3执行阶段

（1）公告发布：在指定媒体发布招标公告，收集投标文件；

（2）评审：组织专家评审，形成评审报告；

（3）定标：按评审结果确定中标单位，公示3个工作日无异议后签订合同。

4.1.4归档阶段

采购部整理全套资料，包括招标文件、投标文件、评审报告、合同等，电子版归档至ERP系统，纸质版存档至档案室。

4.2子流程说明

4.2.1投标单位答疑流程

投标单位通过OA系统提交答疑需求，采购部整理后同步至所有投标单位，书面答疑需附证据材料。

4.2.2现场考察流程

组织中标单位及专家进行现场考察，考察报告需包含安全、环保等专项评估。

4.3流程关键控制点

4.3.1招标文件发布前

（1）控制点：技术参数是否完整（中风险）；

（2）核查方式：组织技术部门交叉审核；

（3）责任主体：采购部、工程部。

4.3.2中标单位公示期

（1）控制点：公示信息是否准确（低风险）；

（2）核查方式：抽查公示内容与招标文件一致性；

（3）责任主体：合规部。

4.4流程优化机制

每季度由内控部牵头，对招投标流程开展一次复盘，优化建议经总经理办公会审议后实施。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“采购金额+业务类型+岗位层级”分配权限，具体如下：

（1）金额≤50万元：采购部负责人审批；

（2）50万元<金额≤200万元：总经理审批；

（3）金额>200万元：董事会审批；

（4）涉外招标：需同时满足上述条件并增加法务部会签。

5.2审批权限标准

5.2.1常规审批路径

采购申请→部门负责人→财务部（预算审核）→总经理/董事会

5.2.2特殊审批路径

（1）紧急招标：经总经理特批可简化流程，但需在3个工作日内补办审批手续；

（2）权限外审批：需书面说明理由及风险评估，经合规部审核后提交上级审批。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：需经书面授权，授权书需载明授权范围、期限；

（2）代理期限：最长不超过15个工作日，代理行为需经被代理人确认。

5.4异常审批流程

（1）紧急情况：加急通道需附《紧急情况说明》，经总经理审批；

（2）补批流程：逾期未审批的，需提交《补批申请》，说明原因及风险评估。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

（1）电子流程：通过OA系统完成审批，审批节点超时自动提醒；

（2）纸质流程：关键环节需双备份，电子版存档至ERP系统，纸质版归档至档案室。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督

内控部每周抽查10%的招标流程，重点关注审批节点及时限。

6.2.2专项监督

审计部每年开展一次招投标专项审计，覆盖至少3个重点项目。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次

（1）日常检查：每月不少于1次，由内控部实施；

（2）专项检查：每季度不少于1次，由审计部实施。

6.3.2审计要求

审计报告需包含：审计范围、发现问题、整改建议，重大问题提交董事会审议。

6.4执行情况报告

每月由采购部向总经理办公会提交《招投标执行情况报告》，内容包括：

（1）当月招标项目数量及金额；

（2）审批超时情况及原因；

（3）合规问题及整改措施。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标体系

（1）过程指标：招标文件编制时效、投标截止间隔、开标评审时长；

（2）结果指标：合同中标率、合同执行偏差率、重大合规问题发生数。

7.1.2权重分配

过程指标权重40%，结果指标权重60%。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：月度评估过程指标，季度评估结果指标；

（2）评估方法：数据统计、现场核查、问卷调查。

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程

发现问题→下达整改通知→制定整改方案→跟踪整改落实→复核整改效果→销号归档

7.3.2分类管理

（1）一般问题：7个工作日内整改；

（2）重大问题：30个工作日内整改；

（3）紧急问题：立即整改并3个工作日内上报。

7.4持续改进流程

（1）建议收集：通过OA系统开放意见征集，每季度汇总分析；

（2）评估审批：由内控部评估建议可行性，经总经理审批后实施。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

（1）提出优化建议并产生显著效益；

（2）在招投标中取得优异成绩，如中标率超目标10%；

（3）成功防范重大合规风险。

8.1.2奖励程序

申报→部门审核→合规部复核→总经理审批→公示→发放

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规

（1）审批超时未超过3个工作日；

（2）投标文件格式轻微瑕疵。

8.2.2较重违规

（1）审批超时超过3个工作日；

（2）未按要求提供投标文件。

8.2.3严重违规

（1）泄露招标信息；

（2）收受贿赂。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准

（1）一般违规：通报批评；

（2）较重违规：降级或罚款；

（3）严重违规：解除劳动合同。

8.3.2处罚程序

调查→取证→告知→审批→执行→申诉

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件

收到处罚通知后3个工作日内提出书面申诉，需说明理由及证据。

8.4.2复议流程

由人力资源部组织复议，5个工作日内出具复议结果。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1应急预案

针对重大合规风险制定《招投标应急预案》，包括：

（1）应急组织：成立危机处理小组，由法务部牵头；

（2）响应流程：启动预案→控制影响→恢复秩序→总结改进。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景

（1）突发自然灾害导致项目终止；

（2）政策突然调整导致招标无效。

9.2.2处理流程

提交例外申请→风险评估→总经理审批→备案归档。

9.3危机公关与善后

9.3.1责任主体

法务部牵头，协调市场部、公关部制定危机公关方案。

9.3.2沟通口径

由公司指定发言人统一对外发布信息。

9.3.3善后措施

对受影响单位进行补偿，并评估制度缺陷。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由采购部负责解释，解释意见以书面形式报总经理办公会备案。

10.2相关制度索引

（1）《公司内部控制手册》第5章；

（2）《合同管理办法》第3章；

（3）《财务报销管理办法》第2章。

10.3修订与废止程序

（1）修订条