灯具厂原材料采购合同评审管理制度

灯具厂原材料采购合同评审管理制度灯具厂原材料采购合同评审管理制度

第一章总则

1.1制定目的

为了规范灯具厂原材料采购合同评审工作，确保采购流程的公平、高效、合规，降低采购风险，提升原材料质量，保障生产稳定运行，特制定本制度。通过明确评审标准、流程和责任，优化资源配置，提高整体运营效率。

1.2适用范围

本制度适用于公司所有部门涉及的原材料采购合同评审工作，包括但不限于采购部、生产部、质量部、财务部等相关部门。所有参与原材料采购合同评审的人员，包括采购员、技术员、质检员、财务人员等，均需遵守本制度规定。

1.3基本概念说明

1.3.1原材料采购合同

指公司为满足生产需求，与供应商签订的关于原材料采购的协议，包括但不限于采购数量、质量标准、价格、交货时间、付款方式等条款。

1.3.2合同评审

指在签订正式采购合同前，对供应商资质、合同条款、技术要求、价格合理性等进行全面审核，确保合同内容符合公司利益和生产经营要求的过程。

1.3.3评审小组

由采购部牵头，联合生产部、质量部、财务部等相关人员组成的专项小组，负责对采购合同进行评审。评审小组成员需具备相应专业知识和工作经验。

第二章合同评审标准

2.1供应商资质评审

在合同评审前，必须对供应商进行严格筛选，确保其具备合法的经营资质、生产能力和质量管理体系。具体要求如下：

-供应商需提供有效的营业执照、生产许可证、质量管理体系认证（如ISO9001）等证明文件。

-供应商需具备稳定的原材料供应能力，历史合作记录良好，无重大违约行为。

-对于关键原材料（如LED芯片、金属支架等），供应商需具备相应的技术研发能力和质量控制能力。

例1：采购部在评审某LED芯片供应商时，发现其营业执照已过期，虽然提供了临时经营许可，但评审小组仍决定暂缓合作，要求其补办正式资质后方可重新评审。

2.2技术要求评审

原材料的技术参数必须符合产品设计要求，确保产品质量和性能稳定。评审内容如下：

-原材料的技术规格、性能指标需与生产需求一致，不得存在偏差。

-对于特殊材料（如环保材料、高精度金属等），需提供详细的技术参数说明和检测报告。

-供应商需提供原材料样品进行测试，测试结果需经质量部门确认。

例2：生产部在评审铝型材采购合同时，要求供应商提供不同批次样品的力学性能测试报告，经质检部门检测合格后，方可进入合同评审环节。

2.3价格合理性评审

采购价格需符合市场行情，并兼顾成本控制和供应商利润。评审标准如下：

-通过市场调研，对比同类原材料的价格水平，确保采购价格具有竞争力。

-供应商需提供详细的报价单，包括原材料单价、运输费用、税费等。

-对于大批量采购，可协商优惠价格，但需确保价格与采购量匹配。

2.4交货时间与方式评审

交货时间需满足生产计划，交货方式需安全可靠。评审要点如下：

-供应商需提供合理的交货周期，确保原材料能按时到位。

-交货方式需符合物流要求，如长途运输需选择正规货运公司。

-合同中需明确违约责任，如延迟交货的赔偿标准。

例3：采购部在评审某塑料粒子供应商的合同时，发现其承诺的交货周期为15天，但质检部门反馈生产计划需要10天，评审小组要求供应商缩短交货时间至10天，否则合同不予通过。

2.5付款方式与风险控制评审

付款方式需安全，并降低财务风险。评审内容如下：

-付款方式可采取预付款、分期付款或验收后付款等方式，需根据供应商信用和采购金额确定。

-对于首次合作的供应商，建议采用小批量采购并验收后再付款的方式。

-合同中需明确付款条件、逾期付款的利息计算标准。

例4：财务部在评审某小型供应商的合同时，建议采用50%预付款+50%验收后付款的方式，以降低公司资金风险。供应商同意后，合同方可通过评审。

第三章合同评审流程

3.1采购申请与供应商筛选

采购部根据生产需求提出采购申请，并初步筛选供应商，确保其符合基本资质要求。具体流程如下：

-生产部提交采购申请，注明原材料名称、数量、技术要求等。

-采购部根据需求清单，通过供应商数据库或市场调研筛选合格供应商。

-采购部向供应商发送询价函，要求其提供详细报价单和技术参数。

例5：生产部因生产需要采购一批LED灯罩，提交采购申请后，采购部筛选出3家合格供应商并发送询价函，要求其在3日内回复报价。

3.2初步评审与样品检测

采购部汇总供应商报价，并组织技术、质检等部门进行初步评审，必要时要求供应商提供样品进行检测。评审流程如下：

-采购部整理供应商报价单，对比价格合理性，筛选出2-3家报价较低的供应商。

-评审小组对供应商资质、技术参数、交货时间等进行综合评估。

-对于关键原材料，要求供应商提供样品，经质检部门检测合格后，方可进入下一环节。

例6：采购部在评审某金属支架供应商的合同时，要求其提供样品进行力学性能测试，质检部门检测结果显示样品强度达标，方可继续评审。

3.3详细合同条款谈判

评审通过后，采购部与供应商就合同条款进行详细谈判，确保双方权益。谈判要点如下：

-价格、交货时间、付款方式等核心条款需明确无误。

-质量标准需细化，明确检验方法和违约责任。

-纠纷解决机制需提前约定，如仲裁或诉讼方式。

例7：采购部与某塑料粒子供应商就合同条款进行谈判，最终确定采购价格为每吨8000元，交货周期为10天，付款方式为30%预付款+70%验收后付款，合同条款经双方签字确认。

3.4合同审批与签订

合同谈判完成后，需按公司审批流程逐级审批，最终签订正式合同。审批流程如下：

-采购部将合同草案提交给部门负责人审批。

-质量部、财务部等部门对合同条款进行审核，提出修改意见。

-审批通过后，采购部与供应商正式签订合同，并报存财务部备案。

例8：采购部与某LED芯片供应商签订采购合同后，将合同副本提交财务部备案，财务部审核无误后，合同正式生效。

3.5合同履行与跟踪

合同签订后，采购部需跟踪供应商的履约情况，确保原材料按期、按质交付。跟踪要点如下：

-定期与供应商沟通交货进度，及时解决可能出现的问题。

-到货后需由质检部门进行抽检，合格后方可入库。

-如发现供应商违约，需及时启动违约处理机制。

例9：采购部在合同签订后一周内，与供应商确认交货时间，并在交货前3天再次确认，确保原材料按时到达。到货后，质检部门抽检合格，原材料顺利入库。

第四章评审结果处理

4.1合同通过评审

当合同评审结果符合公司要求时，采购部需按流程签订正式合同，并安排后续工作。具体步骤如下：

-采购部整理合同文本，并提交审批。

-审批通过后，与供应商签订合同，并报存相关部门备案。

-安排物流运输，并通知生产部做好入库准备。

例10：某金属支架采购合同评审通过后，采购部与供应商签订合同，并将合同副本提交财务部和生产部备案，生产部提前安排仓库接收原材料。

4.2合同需修改

当评审发现合同条款存在问题或需要调整时，采购部需与供应商协商修改，直至双方达成一致。修改流程如下：

-采购部将评审意见反馈给供应商，要求其修改合同条款。

-供应商修改后，采购部重新组织评审，确保修改内容符合要求。

-修改通过后，双方重新签订合同，并按流程审批。

例11：采购部在评审某塑料粒子采购合同时，发现交货时间过长，要求供应商缩短至7天，供应商同意修改后，采购部重新提交合同进行审批，最终合同得以签订。

4.3合同不通过评审

当评审发现供应商资质不符、技术参数不达标或价格过高时，采购部需终止合作，并重新筛选供应商。处理流程如下：

-采购部将评审结果告知供应商，并说明不通过的原因。

-供应商可补充材料重新申请，或选择其他合作方式。

-采购部重新筛选供应商，并按流程进行评审。

例12：某LED芯片供应商因资质不全，合同评审未通过，采购部要求其补办相关证件，但供应商未在规定时间内提供，最终采购部决定终止合作，重新寻找其他供应商。

4.4评审过程中的争议处理

当评审小组成员对合同条款存在争议时，需通过协商解决，必要时可邀请外部专家进行咨询。处理方法如下：

-采购部组织评审小组讨论，明确争议焦点。

-各部门从专业角度提出意见，共同商议解决方案。

-如无法达成一致，可邀请行业专家或法律顾问进行咨询。

例13：在评审某金属支架采购合同时，生产部和质量部对质量标准存在争议，采购部组织双方进行讨论，最终确定以国家标准为准，并补充验收细节，争议得以解决。

4.5评审记录与存档

所有合同评审过程需详细记录，并存档备查。记录内容如下：

-供应商资质文件复印件

-报价单及市场对比分析

-样品检测报告

-合同条款谈判记录

-审批流程及结果

例14：采购部在评审某塑料粒子采购合同时，将供应商资质文件、报价单、样品检测报告等资料整理成档，并标注合同评审过程，以备后续查阅。

第五章操作流程说明

5.1采购申请的提交与审核

生产部根据生产计划提交采购申请，采购部审核后确认供应商，具体流程如下：

-生产部填写采购申请单，注明原材料名称、数量、技术要求等。

-采购部审核申请单，确认需求合理性，并筛选供应商。

-采购部向供应商发送询价函，要求其提供报价单和技术参数。

例15：生产部因生产需要采购一批LED灯罩，填写采购申请单后，采购部审核通过，并筛选出3家供应商发送询价函。

5.2供应商资质的初步审核

采购部在收到供应商报价后，需对其进行资质审核，具体流程如下：

-采购部收集供应商营业执照、生产许可证等证明文件。

-采购部通过工商系统或第三方机构核实供应商资质的真实性。

-资质审核通过后，将结果报评审小组确认。

例16：采购部在收到某LED芯片供应商的报价单后，发现其营业执照过期，通过工商系统核实后，决定暂缓合作，要求其补办正式资质。

5.3样品检测与技术参数确认

对于关键原材料，需进行样品检测，确保技术参数符合要求。具体流程如下：

-采购部要求供应商提供样品，并安排质检部门进行检测。

-质检部门出具检测报告，确认样品合格后，报评审小组备案。

-检测不合格的样品，要求供应商重新提供或调整技术参数。

例17：采购部在评审某金属支架采购合同时，要求供应商提供样品进行力学性能测试，质检部门检测结果显示样品强度达标，评审小组确认合格后，继续进行合同评审。

5.4合同条款的谈判与审批

采购部与供应商就合同条款进行谈判，并按流程审批。具体流程如下：

-采购部整理谈判记录，并与供应商就价格、交货时间、付款方式等条款达成一致。

-采购部将合同草案提交给部门负责人审批。

-审批通过后，与供应商正式签订合同，并报存财务部备案。

例18：采购部与某塑料粒子供应商就合同条款进行谈判，最终确定采购价格为每吨8000元，交货周期为10天，付款方式为30%预付款+70%验收后付款，合同条款经双方签字确认后，提交财务部备案。

5.5合同履行跟踪与违约处理

采购部需跟踪供应商的履约情况，并及时处理违约问题。具体流程如下：

-采购部定期与供应商沟通交货进度，确保原材料按时到达。

-到货后，质检部门进行抽检，合格后方可入库。

-如发现供应商违约，采购部需启动违约处理机制，与供应商协商解决方案。

例19：采购部在合同签订后一周内，与供应商确认交货时间，并在交货前3天再次确认，确保原材料按时到达。到货后，质检部门抽检合格，原材料顺利入库。如发现供应商延迟交货，采购部将根据合同条款要求其赔偿损失。

第六章监督检查

6.1谁来检查执行情况

公司设立内审小组，由质量部、采购部、财务部等部门人员组成，负责定期检查原材料采购合同评审制度的执行情况。内审小组需具备相应的专业知识和工作经验，确保检查结果的客观性。

6.2多久检查一次

内审小组每季度进行一次全面检查，每次检查前需制定检查计划，明确检查内容、时间安排和责任分工。检查结果需形成书面报告，并提交公司管理层审阅。

6.3检查哪些内容

内审小组主要检查以下内容：

-供应商资质审核是否规范，是否存在漏洞。

-技术参数评审是否严格，是否存在偏差。

-价格合理性是否达标，是否存在利益输送。

-合同条款是否完善，违约责任是否明确。

-评审记录是否完整，存档是否规范。

例20：内审小组在季度检查中发现某次采购合同评审记录不完整，要求采购部补充相关资料，并责令其加强评审记录管理。

第七章奖惩办法

7.1做得好有什么奖励

对于在原材料采购合同评审工作中表现突出的部门或个人，公司将给予以下奖励：

-年度优秀部门：对评审工作规范、效率高、风险控制良好的部门，给予年度评优表彰。

-优秀员工：对在评审过程中发现重大问题、提出合理建议的员工，给予奖金或晋升机会。

例21：采购部因在原材料采购合同评审中表现突出，被评为年度优秀部门，部门成员均可获得奖金奖励。

7.2违反了怎么处理