家具公司销售合同规范制度（规则）

家具公司销售合同规范制度第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国合同法》《企业内部控制基本规范》《企业内部控制应用指引》等相关国家法律法规，参照《联合国国际货物销售合同公约》（CISG）、《国际贸易术语解释通则》（INCOTERMS）等国际公约及行业标准制定。针对家具公司销售合同管理中存在的流程不规范、风险识别不足、履约效率低下等痛点，核心目标在于通过规范合同管理流程、强化风险防控、提升运营效率，实现价值创造与合规经营的双重保障。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司所有涉及家具销售合同的业务活动，覆盖销售部、市场部、财务部、法务部、仓储物流部等部门及全体员工。关联合作单位（供应商、经销商、物流服务商等）需遵循本制度相关合规要求。例外场景包括小额即时交易（单笔金额低于人民币1万元的非标定制合同）及内部调拨，需经总经理特别授权后方可豁免部分流程，但必须履行关键风险点校验。重大涉外合同需同时遵守属地法律法规及本制度。

1.3核心原则

（1）合规性原则：严格遵循国家法律法规及国际通行规则，确保合同条款合法有效；

（2）权责对等原则：明确各岗位职责与权限，责任主体需对业务全流程结果负责；

（3）风险导向原则：聚焦金额、期限、信用等关键风险点，实施差异化管控；

（4）效率优先原则：通过数字化工具与流程优化，压缩审批时效至合理限度；

（5）持续改进原则：基于业务变化、审计结果及外部环境动态优化制度；

（6）平等自愿原则：合同签订须基于平等协商，避免霸王条款与强制交易。

1.4制度地位与衔接

本制度为公司基础性专项制度，与《公司内部控制手册》《财务报销管理制度》《供应商准入规范》等制度形成协同。若存在冲突，以本制度为准，但需优先适用更高层级法律法规。制度修订需经法务部合规性审查，确保与《反商业贿赂条例》《数据安全法》等合规要求一致。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司销售合同管理实行“决策层-监督层-执行层”三级管控架构。决策层由董事会负责重大合同（金额超人民币500万元或涉外合同）的最终审批；监督层由内控部、审计部协同法务部实施全流程监督；执行层由销售部负责合同拟定与履约，财务部负责资金结算，仓储物流部负责交付管理。各层级通过OA系统实现信息闭环，避免权责交叉。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：审议年度合同管理预算及重大风险事件处置方案；

（2）董事会：批准金额超人民币1000万元的长期合同及涉外合同战略布局；

（3）总经理办公会：审批金额超人民币200万元或涉及跨部门协调的合同；

决策机构需通过会议纪要明确决议，并纳入公司重大事项管理台账。

2.3执行机构与职责

（1）销售部：

-销售经理（主责）：负责客户需求确认、商务条款拟定，确保合同要素完整；

-销售代表（配合）：执行合同审批流程，提供履约支持；

（2）财务部：

-信用专员（主责）：审核客户信用额度与付款条件，高风险客户需经法务部联合评估；

-出纳（配合）：执行资金收付，核对发票与合同一致性；

（3）法务部：

-合同审核员（主责）：实施合同文本合规性校验，高风险条款需提交法律委员会审议；

2.4监督机构与职责

（1）内控部：

-内控专员（主责）：实施合同审批时效、权限合规性抽查，每月形成分析报告；

（2）审计部：

-审计经理（主责）：每年开展合同管理专项审计，重点关注金额超人民币300万元的标的；

（3）合规部：

-合规专员（主责）：监督涉外合同的地方法规适配性，建立风险预警清单。

2.5协调与联动机制

建立“月度合同管理联席会”，由销售总监牵头，法务、财务、内控部门参与，解决跨部门争议。涉外业务增设“属地法律顾问联席会”，通过视频会议同步协调。信息系统对接需同步法务部完成合规性验证，确保数据传输符合GDPR等跨境数据保护要求。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）管理目标：合同签订后30日内履约率≥95%，纠纷率≤1%；

（2）核心KPI：

-合同审批时效≤3个工作日；

-合同履行偏差率≤5%；

（3）统计口径：以ERP系统合同模块为统一数据源，财务部每月汇总分析。

3.2专业标准与规范

（1）合同要素标准：必须包含标的物、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等法定条款；

（2）风险控制点：

-高风险点：金额超人民币1000万元的定制家具合同（需法务部前置尽调）；

-中风险点：信用评分低于60分的客户合同（需双倍保证金）；

-低风险点：标准化家具销售（需质检合格证附随）。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：

-全生命周期管理：从合同签订到归档全流程数字化跟踪；

-风险矩阵：根据金额、期限、客户信用等级划分管控等级；

（2）管理工具：

-ERP系统：自动校验客户信用、付款条件；

-CRM系统：记录客户履约历史，支持智能预警；

-合同管理系统：实现电子签章与版本管控。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

（1）合同发起：销售经理通过CRM系统提交合同申请，需附客户信用报告、产品报价单、市场部价格审核结论；

（2）审批执行：按“销售部经理（3日内）→财务部（2日内）→法务部（2日内）”逐级流转，ERP系统自动校验权限合规性；

（3）执行归档：合同履行完毕后30日内，销售部在OA系统上传履约证明，由仓储部确认交付后归档至电子档案库。

4.2子流程说明

（1）信用审批子流程：信用专员需同步查询征信报告、三年内诉讼记录，高风险客户需法务部联合评估；

（2）涉外合同审批子流程：增加属地法律顾问意见环节，通过视频会议完成会签。

4.3流程关键控制点

（1）合同要素完整性校验：法务部在系统自动校验基础上，对金额超人民币200万元的合同实施人工复核；

（2）履约风险监控：财务部每月比对ERP订单与CRM发货记录，异常数据触发预警。

4.4流程优化机制

每年7月1日前开展流程复盘，重点评估审批时效与风险事件发生率。优化建议需经内控部评估后提交总经理办公会审议。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

（1）金额权限：

-人民币10万元以下：销售部经理自行审批；

-10万元-100万元：总经理助理审批；

-超过100万元：董事会审批；

（2）涉外合同：需同时满足金额标准及客户国家商务部白名单要求。

5.2审批权限标准

（1）审批层级：金额超人民币50万元的合同需双签（业务负责人+部门负责人）；

（2）审批时效：系统自动计时，超期需提交延期说明并经审批层级50%以上人员书面同意。

5.3授权与代理机制

授权需在OA系统备案，授权期限不超过6个月，临时代理需提供授权书扫描件。

5.4异常审批流程

紧急合同需通过“加急通道”优先审批，但需附书面风险评估报告，审批层级提高一级。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：合同要素缺失1项以上需退回重填；

（2）痕迹留存：电子审批流、系统日志、纸质合同均需双备份，异地存储。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每月抽查合同审批记录，覆盖率≥30%；

（2）专项监督：审计部每季度对金额超人民币500万元的合同开展履约跟踪。

6.3检查与审计

（1）日常检查：法务部每月复核新签合同合规性；

（2）专项审计：每年第三季度由外部审计机构实施，重点审计金额超人民币2000万元的合同。

6.4执行情况报告

每月5日前提交《合同管理执行报告》，包含审批时效、风险事件、改进建议等，纳入部门绩效考核。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）销售部：合同审批准确率（权重40%）+履约率（权重30%）；

（2）财务部：信用评估准确率（权重20%）+纠纷率（权重10%）。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：季度考核，年度汇总；

（2）评估方法：系统数据自动统计+抽样核查。

7.3问题整改机制

重大问题需形成“整改通知书”，责任部门15日内提交整改方案，内控部60日内复核。

7.4持续改进流程

基于审计结果建立“问题库”，每季度评审改进成效。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：合同签订金额超预期30%且履约率100%；

（2）程序：部门提名→人力资源部审核→总经理审批。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：合同要素缺失但未造成损失；

（2）较重违规：审批超期但未延误履约；

（3）严重违规：金额超权限且未上报告。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚等级：警告→降级→解除劳动合同；

（2）程序：调查取证→告知→听证→审批。

8.4申诉与复议

员工可在收到处罚决定后3日内向人力资源部申诉，复议结果5日内出具。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）应急组织：成立由总经理牵头、相关部门参与的危机处置小组；

（2）处置流程：发现风险→评估→上报→启动预案→复盘。

9.2例外情况处理

例外合同需附《例外审批单》，经总经理审批后方可执行。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：市场部负责发布声明，法务部同步评估法律风险；

（2）善后措施：90日内完成客户补偿，并修订制度预防同类事件。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由法务部负责解释。

10.2相关制度索引

（1）《公司内部控制手册》第5章；

（2）《财务报销管理制度》第3.