家具公司销售合同规范制度

家具公司销售合同规范制度家具公司销售合同规范制度

第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合家具行业特性及公司实际情况制定，旨在规范销售合同管理流程，防范合同风险，提升合同履约效率，保障公司合法权益，促进销售业务健康发展。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司所有销售合同的全生命周期管理，涵盖从合同谈判、签订、履行到归档的全过程。适用对象包括销售部、法务部、财务部、仓储部等所有涉及销售合同管理的部门及员工。

1.3核心原则

1.3.1合法合规原则：所有销售合同必须符合国家法律法规及公司内部管理制度要求。

1.3.2规范统一原则：合同格式、内容要素及审批流程应保持统一性和标准化。

1.3.3全面覆盖原则：合同条款应涵盖产品、价格、交付、付款、质量保证、违约责任等所有必要内容。

1.3.4风险导向原则：重点关注高风险合同条款，实施差异化管控措施。

1.4制度地位

本制度是公司合同管理体系的核心组成部分，与《公司内部控制基本制度》《公司法律风险管理办法》《公司采购管理办法》等制度形成协同效应，共同构建公司合同风险防控体系。

第二章管理组织体系

2.1管理组织架构

公司成立销售合同管理委员会作为合同管理最高决策机构，由总经理担任主任委员，成员包括销售总监、法务总监、财务总监等。设立合同管理办公室（设在法务部），负责日常合同管理工作。各部门指定合同管理员，负责本部门合同归口管理。

2.2决策机构与职责

销售合同管理委员会负责制定公司合同管理政策，审批重大合同或特殊合同条款，裁决合同争议，监督合同管理制度执行情况。职责包括但不限于：建立合同风险评估机制，确定合同审批权限标准，制定合同履行监控方案。

2.3执行机构与职责

销售部负责销售合同的商务条款谈判与起草，执行合同审批流程，组织实施合同履行。法务部负责合同法律审核，提供法律支持，监督合同履行合规性。财务部负责合同款项收付管理，参与价格条款谈判。仓储部负责合同约定产品的出库管理。

2.4监督机构与职责

内部审计部定期对销售合同管理情况进行审计，内容包括合同审批合规性、合同履行情况、风险控制措施有效性等。纪检部门负责监督合同管理过程中的廉洁风险防控。

2.5协调机制

建立跨部门合同管理联席会议制度，每月召开一次，协调解决合同管理中的重大问题。各部门合同管理员通过OA系统即时沟通合同管理事项，确保信息畅通。

第三章销售合同管理标准

3.1管理目标与指标

3.1.1合同签订及时率：要求销售合同在商务谈判完成后的5个工作日内完成法务审核。

3.1.2合同审核通过率：法务审核通过率达到95%以上。

3.1.3合同履行合格率：客户投诉率控制在1%以下。

3.1.4合同纠纷率：年度合同纠纷率低于0.5%。

3.1.5合同归档完整率：合同档案归档完整率达到100%。

3.2专业标准与规范

3.2.1合同分类标准：按客户类型分为经销商合同、零售合同、工程项目合同；按金额分为小额合同（10万元以下）、一般合同（10-50万元）、大额合同（50万元以上）。

3.2.2合同要素标准：所有销售合同必须包含产品规格、数量、单价、总价、交货时间、交货地点、付款方式、质量保证、违约责任、争议解决方式、双方联系方式等核心要素。

3.2.3合同模板标准：公司统一制定各类合同模板，并根据业务发展定期更新。模板应包含公司标准声明条款、法律风险防控条款及行业特殊要求条款。

3.2.4合同编号规则：采用"合同类别+年份+流水号"格式，如经销商合同2023-0001。

3.2.5合同版本管理：建立合同版本控制机制，所有合同变更必须经原审批人重新审批。

3.3管理方法与工具

3.3.1合同评审方法：采用风险导向评审法，重点审核金额超过20万元的合同及涉及外购产品的合同。

3.3.2合同管理系统：所有合同电子版需录入合同管理系统，与ERP系统对接实现订单、合同、发票数据同步。

3.3.3合同履行监控：建立合同履行台账，销售部每月更新履约进度，法务部每季度进行合规检查。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

销售部客户开发→商务谈判→合同起草→内部审批→法务审核→客户确认→合同签订→合同归档→履行监控→归档管理

4.2子流程说明

4.2.1客户资质审查流程：销售部在接触潜在客户后24小时内完成客户基本信息收集，法务部在3个工作日内完成资质审核。

4.2.2合同风险评估流程：销售部完成合同初稿后，法务部在5个工作日内出具风险评估报告，高风险合同需提交合同管理委员会审议。

4.2.3合同履行监控流程：销售部每月5日前提交履约报告，法务部每月10日前完成合规检查，发现异常及时上报。

4.3流程关键控制点

4.3.1高风险控制点（高风险）

合同金额超过100万元的合同必须由法务总监审核，并经总经理批准。

4.3.2重要控制点（中风险）

所有合同必须经过法务审核，销售合同模板使用率应达到100%。

4.3.3一般控制点（低风险）

合同签订后15个工作日内完成归档，电子版同步至合同管理系统。

4.4流程优化机制

建立合同流程自动提醒机制，系统自动跟踪审批节点超时情况。每季度对合同流程效率进行评估，针对审批周期超过规定时限的流程进行优化。

第五章权限与审批

5.1权限矩阵设计

销售合同审批权限基于合同金额、客户级别、合同类型三个维度进行矩阵管理。金额审批权限按阶梯设置：10万元以下由销售经理审批；10-50万元由销售总监审批；50-100万元由法务总监审批；100万元以上由总经理审批。客户级别高的合同实行降级审批。

5.2审批权限标准

5.2.1金额标准：金额审批遵循"按金额分级、按权限审批"原则，具体标准见权限矩阵表。

5.2.2客户级别标准：经销商客户、战略合作客户合同审批权限降低一级；政府机构采购合同审批权限提高一级。

5.2.3合同类型标准：工程项目合同比普通零售合同审批权限提高一级。

5.3授权与代理机制

公司员工因出差、休假等原因无法履行合同审批职责时，必须通过OA系统提交授权申请，经授权人书面批准后方可代理审批。授权期限最长不超过3个月，每年授权次数不超过2次。

5.4异常审批流程

审批过程中出现争议时，应暂缓审批，由合同管理办公室组织相关方进行协调。协调不成的，提交合同管理委员会审议。异常审批不得超过3个工作日解决，紧急情况需经总经理特批。

第六章执行与监督

6.1执行要求与标准

6.1.1合同签署标准：所有销售合同必须使用公司统一合同模板，电子合同需通过电子签章系统签署。

6.1.2合同履行标准：销售部应按照合同约定时间、地点交付产品，交付前24小时通知客户，客户验收合格后2个工作日内确认。

6.1.3合同变更标准：任何合同变更必须经原审批人重新审批，变更内容需书面记录并附在合同附件中。

6.2监督机制设计

6.2.1内部监督：法务部设立合同监督岗，通过系统抽样检查合同执行情况，每月检查合同数量不少于当月签订合同总数的10%。

6.2.2外部监督：对金额超过50万元的合同，法务部应派员参与客户验收过程。

6.3检查与审计

6.3.1定期检查：合同管理办公室每季度对合同执行情况进行全面检查，形成检查报告。

6.3.2专项审计：内部审计部每年对合同管理情况开展一次专项审计，重点关注合同纠纷处理、款项回收等环节。

6.4执行情况报告

每月25日前，法务部提交当月合同执行情况报告，内容包括合同签订情况、履行情况、争议处理情况等。重大异常情况需即时上报。

第七章考核与改进

7.1绩效考核指标

7.1.1销售部考核指标：合同签订及时率、合同审核通过率、客户满意度。

7.1.2法务部考核指标：合同审核准确率、争议解决效率、风险防控效果。

7.1.3财务部考核指标：合同款项回收率、坏账率。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期：月度评估、季度考核、年度审计。

7.2.2评估方法：数据统计、问卷调查、绩效考核。

7.3问题整改机制

建立合同管理问题台账，明确整改责任人、整改时限和整改措施。法务部对整改情况进行跟踪验证，未按期整改的，通报相关责任人。

7.4持续改进流程

设立合同管理合理化建议渠道，定期召开合同管理改进会，对提出的问题和建议进行评估，纳入制度修订范围。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励标准：对在合同管理工作中表现突出的部门和个人给予奖励，包括合同管理先进部门、优秀合同管理员等。

8.1.2奖励程序：由合同管理委员会根据考核结果评选，报总经理批准后实施。

8.2违规行为界定

8.2.1违规行为：未按流程审批合同、擅自修改合同条款、合同履行严重违约等。

8.2.2违规后果：根据违规程度给予警告、通报批评、经济处罚等处分。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准：轻微违规给予警告，一般违规通报批评，严重违规解除劳动合同。

8.3.2处罚程序：由合同管理委员会根据违规事实和影响程度决定处罚结果。

8.4申诉与复议

对处罚决定不服的，可在收到处罚通知后5个工作日内向公司纪检部门提出申诉，纪检部门应在10个工作日内完成复议。

第九章附则

9.1制度解释权归属

本制度由公司法务部负责解释，其他部门可提出修改建议。

9.2相关