灯具厂采购部询比价执行工作细则

灯具厂采购部询比价执行工作细则灯具厂采购部询比价执行工作细则

第一章总则

1.制定目的

为规范公司采购部询比价工作流程，确保采购成本合理、采购质量可靠、采购过程透明，避免采购失误和舞弊行为，特制定本细则。通过标准化询比价操作，提升采购效率，降低采购风险，为公司生产经营提供有力保障。

2.适用范围

本细则适用于灯具厂采购部所有员工，包括采购专员、采购主管、采购经理等。涉及所有采购活动，特别是原材料、辅助材料、设备、零配件、外协加工等询比价工作。其他部门如需采购，应遵循本细则执行。

3.基本概念说明

-询比价：指采购部向至少三家合格供应商询价，对比价格、质量、交期、服务等，择优选择供应商的过程。

-合格供应商：指具备合法经营资质、产品质量合格、信誉良好、交付能力稳定的供应商。

-采购订单：经比价确定供应商后，签订的正式采购合同，明确采购内容、数量、价格、交期等条款。

第二章询比价范围与标准

1.询比价适用范围

所有采购需求，除非公司已有长期合作供应商且价格稳定，否则均需执行询比价流程。例如，采购一批LED芯片，需向至少三家供应商询价，对比价格、技术参数、供货周期等。

2.询比价标准

-价格标准：选择性价比最优的供应商，不得盲目追求低价，需综合评估质量、服务、交期等因素。

-质量标准：优先选择质量稳定、符合公司要求的供应商，必要时进行样品测试。例如，采购一批铝材，需要求供应商提供检测报告，确保硬度、耐腐蚀性达标。

-交期标准：供应商需在承诺时间内交付货物，延迟交期超过三天视为违约。

3.例外情况

以下情况可简化询比价流程：

-采购金额低于人民币1000元的小额零星物资；

-紧急采购（如生产急需物料），需经采购主管批准后直接采购。例如，临时采购一批螺丝，金额500元且生产急需，可先采购后补办手续。

第三章询比价操作流程

1.需求确认与信息收集

采购部根据生产计划或部门需求，确认采购品类、数量、技术要求，并收集潜在供应商名单。例如，生产部需采购一批玻璃灯罩，采购部需确认规格、数量，并从供应商数据库中筛选至少三家供应商。

2.询价与样品要求

向筛选出的供应商发出询价函，要求提供详细报价单、产品规格、样品（如需）、交期等信息。例如，向A、B、C三家供应商询购玻璃灯罩，要求提供样品并测试透光率、抗冲击性。

3.比价与评估

采购部汇总报价信息，从价格、质量、服务、交期等方面进行综合评估，形成比价报告。例如，对比三家供应商的报价，A公司价格最低但质量稍差，B公司价格中等但质量稳定，C公司价格略高但服务好，最终选择B公司。

4.供应商确定与合同签订

比价结果经采购主管审核，报采购经理批准后，确定最终供应商，签订采购订单。例如，选定B公司后，签订采购合同，明确货款、交期、违约责任等条款。

5.履约跟踪与验收

采购部跟踪供应商交货情况，生产部进行到货验收，确保数量、质量符合要求。如有问题，及时与供应商沟通解决。例如，B公司交付的玻璃灯罩有10%破损，采购部要求其更换，并索赔损失。

第四章供应商管理与评估

1.供应商准入

新供应商需提供营业执照、生产许可证、产品检测报告等资质文件，经采购部审核后报管理层批准。例如，某新供应商申请供应LED灯珠，需提供三年内无重大质量问题的检测报告。

2.供应商评估

每季度对供应商进行一次评估，考核交期达标率、质量合格率、服务满意度等指标。例如，评估A公司交期达标率仅为85%，低于90%的合格标准，需限期改进。

3.供应商淘汰

对连续两次评估不合格的供应商，取消合作资格。例如，C公司因产品质量问题被淘汰，三年内不得再合作。

4.供应商关系维护

定期走访供应商，建立良好合作关系，优先选择长期稳定的供应商。例如，与核心供应商签订年度框架协议，享受批量采购优惠。

5.供应商黑名单管理

将违规供应商列入黑名单，禁止合作。例如，某供应商因延迟交货被列入黑名单，采购部需从其他供应商中重新选择。

第五章操作流程说明

1.询比价申请

生产部或部门填写《采购申请单》，注明采购品类、数量、技术要求，交采购部处理。例如，生产部申请采购一批散热器，填写申请单并附技术参数表。

2.询价文件准备

采购部根据需求制作询价函，包含公司信息、采购内容、技术要求、样品要求等。例如，询价函中明确散热器需符合国标，并提供样品测试要求。

3.询价与比价

采购部向至少三家供应商发送询价函，收集报价单，填写《询比价记录表》，记录各供应商报价、质量、交期等。例如，对比三家供应商的LED灯珠报价，记录价格差异、封装形式、供货周期等。

4.比价报告与审批

采购部撰写《比价报告》，附《询比价记录表》，经采购主管审核后报采购经理批准。例如，比价报告显示B公司价格最优，报告经审核批准后执行。

5.采购订单签订

采购部与供应商签订《采购订单》，明确双方权利义务。例如，与B公司签订订单，约定货款支付方式、违约责任等。

6.到货验收

供应商送货时，生产部或质检部验收，填写《到货验收单》，确认数量、质量无误后签字。例如，验收散热器时，核对型号、数量，并抽检样品性能。

第六章监督检查

1.监督检查责任

采购部主管负责日常监督，采购经理负责重大采购项目的审核，财务部负责资金使用监督。例如，采购主管抽查询比价记录，确保每笔采购都经过比价。

2.检查频率

采购部每月自查，管理层每季度抽查，财务部每半年审计。例如，财务部审计上季度采购订单，核对价格是否合理。

3.检查内容

-是否按流程询比价；

-报价单、比价记录是否完整；

-供应商资质是否合规；

-验收单是否齐全。例如，检查某采购项目是否缺少比价记录，如发现，要求重新比价。

4.检查结果处理

对检查发现的问题，责令整改，情节严重的通报批评或处罚。例如，某采购员未按规定询比价，被罚款500元并全部门通报。

5.举报机制

鼓励员工举报违规采购行为，经查实后给予奖励。例如，某员工举报采购部直接向熟人采购，经调查属实，奖励举报人1000元。

第七章奖惩办法

1.奖励措施

对严格执行询比价流程、降低采购成本的员工，给予奖励。例如，某采购员通过比价为公司节省10万元采购成本，奖励奖金3000元。

2.违规处理

-未按流程询比价，罚款500元；

-贪污采购回扣，解除劳动合同并追究法律责任；

-验收不严导致质量问题，追究生产部与采购部责任。例如，因验收疏忽导致灯具批量损坏，采购员和生产主管各罚款1000元。

3.特殊情况处理

紧急采购经批准后可简化流程，但需事后补办手续。例如，生产急需一批电池，经采购经理批准后直接采购，次日补办询比价记录。

4.累计违规

一次违规不处理，二次违规加重处罚。例如，某采购员两次未按流程询比价，被停职培训并扣除当月奖金。

5.申诉机制

员工对处罚不服，可向人力资源部申诉。例如，某采购员对罚款不服，向人力资源部申请复核，经调查后撤销罚款。

第八章附则

1.解释权

本细则由采购部负责解释，如有疑问可向采购部主管咨询。例如，员工对询比价流程不明确，可联系采购主管张明。

2.执行时间

本细则自发布之日起执行，旧制度同时废止。例如，2023年10月1日发布，当日生效，之前执行的临时规定停止使用。

3.修订与废止

公司可