2026年古籍修复公司会计凭证管理办法

2026年古籍修复公司会计凭证管理办法第一章总则第一条制定目的为规范公司会计凭证管理，保障会计信息真实、完整、准确，确保会计核算工作合规有序，防范凭证造假、丢失、损毁等风险，依据《中华人民共和国会计法》《会计基础工作规范》《会计档案管理办法》及公司财务管理制度，结合古籍修复行业业务特性（修复材料采购、非遗合作款结算、现金收支等），特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司所有会计凭证的编制、审核、传递、装订、保管、归档、销毁等全流程管理，涵盖的凭证类型包括：原始凭证（发票、收据、验收单、付款申请单、收款收据等）、记账凭证（现金收付凭证、银行收付凭证、转账凭证等）；涉及的部门包括：财务部、采购部、修复项目部、行政部等所有产生会计凭证的部门；所有会计凭证管理活动均遵循“真实合规、审核严格、传递及时、保管安全、归档规范”的原则。第三条管理原则（一）真实性原则：会计凭证需反映公司真实的经济业务，原始凭证与实际交易一致，记账凭证依据合法有效的原始凭证编制，无虚构业务、虚开票据、伪造凭证等行为；（二）合规性原则：会计凭证的格式、内容、填制要求符合国家会计法规及公司制度，票据开具、使用、取得均符合税务、财务相关规定；（三）完整性原则：会计凭证要素齐全，原始凭证需包含日期、金额、事由、收款/付款方、经办人等关键信息，记账凭证需注明凭证编号、附件张数、会计科目、制单/审核/记账人员签字等；（四）及时性原则：经济业务发生后，相关部门需及时传递原始凭证至财务部，财务部在规定时限内完成记账凭证编制，避免凭证积压、跨期入账；（五）安全性原则：会计凭证需妥善保管，采取防火、防潮、防虫蛀、防丢失、防篡改措施，严禁随意堆放、出借、损毁会计凭证。第四条管理组织架构与职责（一）财务部：作为会计凭证管理归口部门，负责制定凭证管理细则、规范凭证填制标准、审核凭证合规性、组织凭证装订归档、监督凭证保管情况；财务负责人为凭证管理第一责任人；（二）会计岗：负责审核原始凭证的合法性、完整性，编制记账凭证，登记会计账簿，整理凭证附件，配合凭证盘点与核查；（三）出纳岗：负责收集现金、银行收付类原始凭证，传递至会计岗，配合核对收付类凭证与资金流水的一致性，不得擅自编制记账凭证；（四）业务部门（采购部/修复项目部等）：负责收集业务相关原始凭证（发票、验收单、合同等），确保凭证真实合规，及时提交至财务部，配合财务部核查凭证相关信息；（五）档案管理岗：专职负责会计凭证的装订、归档、保管、查阅登记，严格执行凭证借阅、销毁流程，确保凭证档案安全。第二章原始凭证管理第五条原始凭证分类及要求（一）外部原始凭证：包括增值税专用发票、普通发票、银行回单、收款收据、行政事业性收费票据等，需符合国家税务、财政规定，发票需通过税务系统查验真伪，抬头、税号、项目名称、金额等信息与实际业务一致，无作废、红冲、虚开等异常情况；（二）内部原始凭证：包括付款申请单、收款收据、验收单、费用报销单、备用金借支/核销单、工资表等，需按公司统一格式填制，要素齐全、签字完整，验收单需注明修复材料/服务的验收情况，费用报销单需附费用明细及合规依据；（三）特殊业务凭证：涉及古籍修复项目的，需附项目合同、进度确认单；涉及非遗合作款的，需附合作协议、成果确认单；涉及现金收支的，需附现金盘点表、备用金台账等辅助凭证。第六条原始凭证取得与审核（一）取得要求：业务经办人员需在经济业务发生后及时取得合规的原始凭证，采购材料、接受服务的，需在付款前取得对应发票；收取款项的，需即时开具收款收据并留存记账联；（二）初审：业务部门负责人对原始凭证的真实性、合理性进行初审，确认业务发生的真实性、金额的准确性，签字确认后提交财务部；（三）复审：财务专员对原始凭证的合规性、完整性进行复审，核查票据真伪、要素是否齐全、签字是否完整、是否符合公司费用标准，对不符合要求的凭证退回整改；（四）终审：财务负责人对大额、特殊业务的原始凭证进行终审，确认凭证无合规风险后签字批准，作为编制记账凭证的依据。第七条原始凭证更正与补充（一）更正要求：原始凭证金额有误的，需由出具单位重开，不得在原始凭证上更正；其他内容有误的，需由出具单位更正并加盖出具单位公章；内部原始凭证填写错误的，需重新填制，不得涂改、挖补；（二）补充要求：原始凭证附件不全的，业务部门需在规定时限内补充相关资料，如采购验收单缺失的，需补开验收单并经验收人签字；费用报销无明细的，需补充费用明细说明。第三章记账凭证管理第八条记账凭证编制（一）编制依据：会计人员需根据审核通过的原始凭证编制记账凭证，确保会计科目使用准确、借贷方向无误、金额与原始凭证一致，摘要需简明扼要说明业务内容（如“支付XX批次宣纸采购款”“收取个人古籍修复服务费”）；（二）要素要求：记账凭证需注明凭证日期、凭证编号、附件张数、会计科目、金额、制单人，涉及现金/银行收付的，需注明结算方式、票据号；凭证编号需按时间顺序连续编排，不得跳号、重号；（三）特殊业务编制：古籍修复项目收入需按完工进度编制凭证，非遗合作款支出需按履约情况编制凭证，备用金借支/核销需单独编制凭证并注明核销依据。第九条记账凭证审核（一）一级审核：制单会计完成记账凭证编制后，由复核会计进行审核，重点核对会计科目、金额、附件张数与原始凭证的一致性，确保账务处理准确；（二）二级审核：财务负责人对记账凭证进行抽查审核，每月抽查比例不低于30%，重点审核大额、特殊业务的记账凭证，确认账务处理合规；（三）审核结果：审核通过的记账凭证方可登记账簿；审核不通过的，退回制单会计修改，修改后重新提交审核。第十条记账凭证更正（一）未入账更正：记账凭证编制完成但尚未登记账簿的，发现错误可直接修改，修改后重新提交审核；（二）已入账更正：记账凭证已登记账簿的，发现错误需采用红字更正法或补充登记法更正，不得直接涂改账簿记录；红字更正需编制红字记账凭证冲销原错误凭证，再编制正确凭证；补充登记需编制蓝字凭证补充遗漏金额。第四章会计凭证传递与保管第十一条凭证传递流程（一）传递要求：会计凭证需按“业务经办人员→业务部门负责人→财务初审→财务终审→制单会计→复核会计→档案管理岗”的流程传递，传递过程中需办理交接手续，注明传递日期、经办人；（二）传递时限：日常业务原始凭证需在业务发生后3个工作日内传递至财务部；月度结账相关凭证需在次月3日前传递完毕；年度结账凭证需在次年1月10日前传递完毕；（三）传递责任：传递人员对凭证的完整性、安全性负责，严禁传递过程中丢失、损毁凭证，如发生凭证丢失，需立即上报财务负责人并采取补救措施。第十二条凭证装订要求（一）装订时限：每月结账完成后10个工作日内，档案管理岗需将当月记账凭证及附件整理装订，年度终了后30个工作日内完成年度凭证整理归档；（二）装订规范：记账凭证需按编号顺序整理，附件折叠整齐，使用统一凭证装订册，装订牢固、封面填写完整（注明公司名称、凭证期间、凭证册数、起止编号、装订人、保管人）；（三）特殊处理：涉及大额业务、特殊项目的凭证，需单独标注并附业务说明，便于后续查阅；原始凭证过多的，可单独装订保管，在记账凭证上注明附件存放位置。第十三条凭证保管规范（一）存放要求：装订后的会计凭证需存放于专用档案柜中，档案柜需放置在防火、防潮、防虫蛀、防盗的财务档案室内，非档案管理人员不得随意进入；（二）保管期限：原始凭证、记账凭证及附件的保管期限为30年，保管期限从会计年度终了后的第一天起计算；（三）保管责任：档案管理岗为凭证保管直接责任人，需建立凭证保管台账，记录凭证册数、存放位置、借阅情况，每日下班前检查档案室门窗及档案柜锁闭情况；（四）交接管理：档案管理岗轮岗、离职时，需办理凭证交接手续，由财务负责人监交，核对凭证台账与实际存放凭证的一致性，填写交接清单并签字确认。第五章会计凭证查阅与销毁第十四条凭证查阅管理（一）内部查阅：公司内部人员因工作需要查阅会计凭证的，需填写《会计凭证查阅申请表》，注明查阅事由、凭证期间、查阅范围，经部门负责人及财务负责人审批后，在档案管理岗监督下查阅，严禁涂改、抽取、损毁凭证；（二）外部查阅：税务、审计、司法机关等外部单位需查阅凭证的，需出具正式查阅函及工作人员有效证件，财务负责人审批后，由档案管理岗配合查阅，并登记查阅记录；（三）复印要求：需复印会计凭证的，需经财务负责人批准，复印件需加盖公司财务章，注明复印日期、用途，由档案管理岗留存复印记录。第十五条凭证销毁管理（一）销毁条件：保管期满的会计凭证，需由财务部提出销毁申请，编制《会计凭证销毁清册》，注明凭证名称、册数、起止年度、保管期限、销毁原因；（二）审批流程：《会计凭证销毁清册》需经财务负责人、总经理审核，报上级主管部门备案（如需），审批通过后方可组织销毁；（三）销毁执行：销毁工作需由财务部、审计部共同派员监督，销毁前核对凭证与销毁清册的一致性，销毁后监督人员需在清册上签字确认；涉及未了事项的凭证，需单独抽出保管，直至事项完结。第六章监督与责任追究第十六条日常监督（一）财务部每月自查会计凭证管理情况，核对凭证编制、审核、装订的合规性，检查凭证保管台账与实际存放情况，形成自查记录；（二）审计部每季度开展凭证管理专项审计，重点核查凭证真实性、合规性，抽查凭证借阅、保管情况，排查凭证造假、丢失等风险；（三）管理层定期听取凭证管理情况汇报，针对监督发现的问题（如凭证填制不规范、保管不当、查阅未登记等），督促相关人员限期整改。第十七条责任追究（一）轻微违规：凭证填制不规范、传递不及时但未造成损失的，对相关责任人给予口头警告、限期整改；（二）一般违规：审核不严导致虚假凭证入账、凭证保管不当造成损毁、未经审批查阅凭证的，对相关责任人给予通报批评、绩效扣罚、岗位调整；（三）重大违规：伪造、变造会计凭证，故意销毁、隐匿会计凭证，利用虚假凭证套取资金的，对相关责任人给予降岗、经济赔偿、解除劳动合同；（四）严重违规：会计凭证管理过程中存在贪污、挪用资金等违法行为的，移交司法机关处理，公司保留追偿全部损失的权利。第七章附则第十八条制度培训财务部需将本办法纳入新员工财务培训及各部门业务人员专项培训内容，每年至少开展1次会计凭证管理培训，重点讲解凭证填制、审核、传递规范，确保相关人员掌握凭证管理要求。第十九条制度修订本办法根据国家会计法规更新、公司业务发展、凭证管理需求变化适时修订，修订方案由财务部拟定，征求