企业合同审核及档案管理标准化流程

企业合同审核及档案管理标准化流程工具模板一、适用范围与业务场景本标准化流程适用于企业各类业务合同的审核签署及后续全生命周期档案管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、合作协议等类型。适用场景包括：业务部门发起合同需求，需通过多部门审核保证合规性；法务部门对合同条款进行法律风险评估；财务部门对合同金额、付款方式等进行财务审核；合同签署完成后，需系统化归档以备查阅、审计或纠纷处理；涉及合同变更、续签或终止时的档案更新与借阅管理。二、标准化操作流程详解步骤1：合同提报与前置准备责任主体：业务部门经办人（张三）、部门负责人（李四）操作内容：业务部门根据业务需求与对方初步沟通，确定合同基本要素（如合同主体、标的、金额、履行期限等），填写《合同提报审批表》（见模板1），并附上对方主体资格证明材料（如营业执照复印件、授权委托书等）、业务背景说明及技术附件（如技术协议、图纸等）。部门负责人（李四）对合同的业务必要性、金额合理性进行初步审核，签署意见后提交至法务部门。输出成果：《合同提报审批表》（含附件材料清单）步骤2：法务部门合规性审核责任主体：法务专员（王五）、法务负责人（赵六）操作内容：法务专员（王五）收到材料后，重点审核以下内容：合同主体资格：对方是否具备签约资质（如营业执照经营范围、特殊行业许可证等），授权委托人是否超出授权范围；合同条款完整性：是否包含标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任、争议解决等核心条款；法律风险点：格式条款是否公平、违约责任是否明确、知识产权归属是否清晰、争议解决方式是否符合企业约定（如优先选择诉讼并明确管辖法院）；合规性：是否符合行业监管规定及企业内部制度（如反商业贿赂、数据安全等要求）。法务专员（王五）填写《合同审核意见表》（见模板2），对存在问题的条款提出修改建议，审核通过后交法务负责人（赵六）复核。法务负责人（赵六）对重大合同（如金额超500万元或涉及核心业务）进行最终把关，签署审核意见。输出成果：《合同审核意见表》（含修改意见及最终审核结论）步骤3：财务部门财务审核责任主体：财务专员（周七）、财务负责人（吴八）操作内容：财务专员（周七）结合法务审核通过的合同文本，重点审核：合同金额与预算是否匹配，是否超出部门年度预算额度；付款方式、进度是否合理（如预付款比例是否合规、质保金约定是否明确）；涉及税费、发票开具条款是否符合财务制度（如发票类型、开具时间）；对方收款账户信息是否完整、准确（需与对方营业执照信息一致）。财务负责人（吴八）对资金安排的合理性进行复核，签署审核意见。输出成果：财务审核通过的合同文本及《合同审核意见表》财务栏签署意见步骤4：最终审批与签署责任主体：分管领导（郑九）、授权签署人（冯十）、行政档案管理员（陈十一）操作内容：业务部门汇总法务、财务审核意见，修订合同文本后，提交至分管领导（郑九）进行最终审批，重点审核合同是否符合企业战略目标及业务整体利益。审批通过后，由授权签署人（冯十）（需明确授权范围及权限）按以下流程签署：纸质合同：双方当面签署，或通过EMS等可追溯方式寄送签署；签署页需加盖企业合同专用章及骑缝章（多页合同）；电子合同：通过企业指定的第三方电子签约平台（如e签宝、法大大等）签署，保证签署过程真实、不可篡改。合同签署完成后，业务部门在2个工作日内将签署完成的合同文本（纸质版原件1-2份，电子版扫描件）提交至行政档案管理员（陈十一）归档。输出成果：签署完成的合同原件、电子扫描件、《合同签署登记表》（见模板3）步骤5：合同归档与分类管理责任主体：行政档案管理员（陈十一）操作内容：档案分类：按合同类型（采购/销售/服务等）、签订年度进行分类，每类合同按“合同编号”顺序排列。档案编号规则：采用“合同类型代码-签订年份-流水号”格式，如“CG-2023-001”（采购合同-2023年-第1号）。档案内容：包括《合同提报审批表》《合同审核意见表》、合同文本原件、附件材料、签署页、补充协议/变更文件等。登记与保管：登记至《合同管理台账》（见模板4），记录合同编号、名称、签订日期、对方主体、金额、归档日期、档案存放位置等信息；纸质档案存入专用档案柜，标注“防潮、防火、防虫”，电子档案备份至企业服务器及云端存储，保证数据安全。输出成果：分类整理的合同档案、《合同管理台账》更新记录步骤6：合同履行与档案动态更新责任主体：业务部门经办人（张三）、行政档案管理员（陈十一）操作内容：业务部门在合同履行过程中，及时跟踪履约进度（如交付、验收、付款等），记录《合同履行情况表》（见模板5），对变更、续签或终止情况，需签订书面补充协议或终止函，并同步提交至档案管理员更新档案。档案管理员收到补充文件后，在原档案中插入新文件，并在《合同管理台账》中备注“变更/续签/终止”及日期，保证档案与实际履约状态一致。输出成果：《合同履行情况表》、更新后的合同档案及台账步骤7：档案借阅与使用管理责任主体：借阅人、档案管理员（陈十一）、部门负责人（李四）操作内容：借阅人因业务需要（如审计、纠纷处理、业务交接）借阅合同档案时，需填写《合同档案借阅申请表》（见模板6），说明借阅事由、借阅期限（原则上不超过5个工作日），经部门负责人（李四）审批后提交至档案管理员。档案管理员核对审批权限，借阅时需登记借阅人信息、借阅日期、预计归还日期，借阅仅限档案室内查阅，原则上不得带出；确需带出的，需经分管领导（郑九）书面批准。借阅归还时，档案管理员检查档案完整性，确认无误后登记归还日期；若档案损坏或丢失，借阅人需承担相应责任。输出成果：《合同档案借阅申请表》、借阅归还登记记录步骤8：档案保管与到期处置责任主体：档案管理员（陈十一）、法务负责人（赵六）、分管领导（郑九）操作内容：保管期限：根据合同类型及法规要求确定，如采购/销售合同保管期限为合同终止后10年，服务合同为5年，永久保存类合同（如战略合作协议）需长期保存。到期处置：保管期限届满前3个月，档案管理员会同法务负责人（赵六）对档案进行鉴定，确认无继续保存价值后，填写《档案销毁申请表》（见模板7），经分管领导（郑九）审批后，由2人以上共同监销，保证销毁过程可追溯，并留存销毁记录。输出成果：《档案销毁申请表》、监销记录、销毁清单三、常用工具模板清单模板1：合同提报审批表合同名称合同编号（暂定）对方主体名称合同类型□采购□销售□服务□其他合同金额（元）大写：_________________________履行期限自_年_月_日至_年__月__日业务部门经办人张三提报日期____年__月__日附件清单1.对方营业执照复印件；2.技术协议；3.业务背景说明部门负责人意见________________（签字）日期：____年__月__日法务审核意见________________（签字）日期：____年__月__日财务审核意见________________（签字）日期：____年__月__日分管领导审批意见________________（签字）日期：____年__月__日模板2：合同审核意见表合同名称合同编号审核环节□初审□复审□终审审核部门法务部/财务部审核人王五/周七审核日期____年__月__日审核意见（可附页详细说明，重点标注修改条款及依据）1.主体资格：对方营业执照在有效期内，授权委托书范围明确；2.条款问题：第5条“验收标准”不明确，建议补充“按国家标准XX执行”；3.风险提示：违约责任中“按日千分之五支付违约金”过高，建议调整为“按日万分之三”。修改后复核意见________________（签字）日期：____年__月__日模板3：合同签署登记表合同编号合同名称签署日期签署方式授权签署人对方签署主体原份数存放位置归档人归档日期CG-2023-001原材料采购合同2023-03-15纸质签署冯十XX科技有限公司2档案室-A01-01陈十一2023-03-17FW-2023-012系统维护服务合同2023-04-02电子签署冯十XX信息技术公司1（电子）服务器-2023服务类陈十一2023-04-03模板4：合同管理台账合同编号合同名称合同类型对方主体签订日期金额（元）履行状态归档日期档案编号保管期限存放位置备注CG-2023-001原材料采购合同采购XX科技2023-03-15500,000履行中2023-03-17DA2023-00110年A01-01已支付预付款30%FW-2023-012系统维护服务合同服务XX信息2023-04-02200,000已终止2023-06-20DA2023-0455年A02-122023-06-20到期模板5：合同履行情况表合同编号合同名称履行阶段时间节点履行内容描述责任人相关证明材料备注CG-2023-001原材料采购合同预付款支付2023-03-20支付预付款30%（150,000元）张三银行转账凭证已完成CG-2023-001原材料采购合同货物交付2023-05-10对方交付全部货物，数量、规格符合合同约定张三入库单、送货单已验收模板6：合同档案借阅申请表借阅人所在部门借阅日期预计归还日期张三采购部2023-07-102023-07-15借阅事由（如：审计核查2023年上半年采购合同）借阅档案清单合同编号：CG-2023-001、CG-2023-005部门负责人审批________________（签字）日期：____年__月__日档案管理员登记借出时间：____年__月日:归还时间：__年__月日:__管理员签字：陈十一模板7：档案销毁申请表档案名称合同编号销毁原因保管期限应销毁日期实际销毁日期2022年销售合同XS-2022-*保管期限届满，无保存价值10年2023-12-312023-12-15档案鉴定意见经法务部、行政部共同鉴定，该档案无法律、审计价值，可销毁。鉴定人：赵六、陈十一日期：2023-12-10分管领导审批________________（签字）日期：____年__月__日监销人李四、王五销毁记录已于_年_月_日时_分，在档案室指定销毁点完成销毁，全程录像存档。监销人签字：________、______________四、关键控制点与风险提示合同主体资格审核：严格核查对方营业执照、授权委托书等证明材料，避免与无资质主体签约，保证合同合法性。条款完整性审核：杜绝“口