合同管理标准化流程及风险评估表

合同管理标准化流程及风险评估工具指南一、适用业务场景本工具适用于各类企业对外合作中的合同全生命周期管理，包括但不限于：采购与供应商合作合同、销售与客户签订的购销合同、服务外包合同、技术开发合同、租赁合同等。通过标准化流程及风险评估，可规范合同起草、审核、签订、履行等环节，降低法律纠纷、履约违约及合规风险，保证合同管理高效、合规、可控。二、标准化操作流程详解（一）合同起草阶段明确需求与目标业务部门根据合作需求（如采购内容、服务范围、交付标准等），填写《合同需求申请表》，明确合同主体、标的、金额、履行期限等核心要素。涉及跨部门合作的，需提前与法务、财务、技术等部门沟通，保证需求可执行、合规。拟定合同条款依据《合同法》及相关行业法规，参考标准合同模板，拟定合同条款，至少包含：合同主体信息（名称、地址、法定代表人）、标的描述（名称、规格、数量）、权利义务（双方责任、付款方式、交付验收）、违约责任、争议解决方式、生效条件等。特殊条款（如保密条款、知识产权归属、不可抗力等）需根据业务特性单独拟定，保证无遗漏。内部初审业务部门负责人对合同内容的完整性、业务合理性进行审核，重点核对需求与条款的一致性，签署《合同初审意见表》。（二）合同审核阶段法务审核法务部门重点审核合同的法律合规性：主体资格是否有效（如营业执照、授权委托书）、条款是否违反法律法规、违约责任是否明确、争议解决方式是否合法等，形成《法务审核记录》，对风险条款提出修改建议。财务审核财务部门审核合同中的财务条款：付款方式与进度是否合理、税费承担约定是否清晰、发票开具要求是否符合规定、资金预算是否匹配等，签署《财务审核意见》。业务部门复核业务部门根据法务、财务的审核意见，与对方协商修改条款，达成一致后，形成《合同修订说明》，附修订前后条款对比。（三）合同签订阶段签署准备确认合同文本最终版本，打印一式X份（根据份数需求），保证双方签字页信息准确（名称、盖章、日期）。若涉及授权代表签署，需审核授权委托书（载明授权范围、权限期限、委托人签字），保证授权有效。正式签署双方同时或依次签署合同，加盖公章或合同专用章（需预留公章备案样本），骑缝章（多页合同）需完整覆盖所有页面。签署完成后，业务部门收回合同原件，扫描电子版存档，并在3个工作日内将合同信息录入合同管理系统。副本分发按部门职责分发合同副本：法务部门留存1份（法律档案）、财务部门留存1份（付款依据）、业务部门留存1份（履约依据），对方提供的合同原件由业务部门统一保管。（四）合同履行阶段履行跟踪业务部门指定专人（如*经理）作为合同履约负责人，定期跟踪履行进度（如交付节点、付款节点），填写《合同履行跟踪表》，记录履行情况及问题。变更管理履行过程中需变更合同内容（如标的、金额、期限）的，双方应签订《补充协议》，经原审核流程审核后方可生效，严禁口头约定。验收与确认合同标的交付后，业务部门联合技术、质检等部门按照约定标准验收，签署《验收确认书》，作为付款及履约完成的依据。（五）合同归档阶段整理归档合同履行完毕或终止后，业务部门将合同文本、附件、审核记录、履行记录、验收文件等资料整理成册，标注合同编号及归档日期。电子备份将合同扫描件及电子文档至企业档案管理系统，设置查阅权限（仅相关部门负责人及经授权人员可访问），保证信息安全。档案移交每季度末，业务部门将归档合同移交至档案管理部门，办理移交手续，填写《档案移交清单》，双方签字确认。三、核心工具模板（一）合同基本信息表序号合同编号合同名称签订日期甲方信息（名称/地址/联系人）乙方信息（名称/地址/联系人）合同金额（元）履行期限主要内容摘要备注1CG-2024-001设备采购合同2024-03-01XX科技有限公司/*经理XX设备公司/*总监500,0002024-03-01至2024-12-31采购精密设备10台，含安装调试分三期付款2FW-2024-005技术服务合同2024-04-15XX集团/*主管XX软件公司/*技术顾问300,0002024-05-01至2025-04-30提供系统维护服务年付（二）合同风险评估表风险点风险等级（高/中/低）风险描述可能后果控制措施责任部门责任人检查周期主体资格风险中乙方为未注册的“皮包公司”，无履约能力合同无效，造成损失审核营业执照、年检报告，要求提供资质证明，必要时通过“国家企业信用信息公示系统”核查法务部门*律师签订前付款条款风险高付款进度前置（如预付50%），未约定逾期付款违约责任资金回收困难，增加坏账风险优化付款节点（如验收后付70%），明确逾期付款的日万分之五违约金财务部门*主任起草阶段履约能力风险中乙方过往履约记录差，存在延迟交付案例影响项目进度，承担违约责任要求乙方提供履约保证金（合同金额10%），约定延迟交付的每日违约金比例业务部门*经理签订前争议解决风险低约定管辖法院为乙方所在地，增加维权成本诉讼成本高，维权周期长优先约定甲方所在地法院或仲裁机构为争议解决地法务部门*律师审核阶段保密条款风险中未约定保密期限及泄密责任，导致商业秘密泄露核心信息被第三方获取，竞争力下降明保证密范围（技术数据、客户信息）、保密期限（合同终止后3年）、泄密赔偿责任法务部门*律师起草阶段四、关键风险提示条款严谨性避免使用“大概”“尽快”等模糊表述，所有时间、金额、数量、标准需量化（如“7个工作日内交付”“验收合格率≥95%”）。违约责任条款需对等，不可仅约定单方责任，同时明确违约金的计算方式（如“按逾期金额的日万分之五计算”）。审核全面性法务审核需覆盖合同全部条款，避免“形式审核”，重点排查无效条款（如“合同签订后无需书面即可变更”）。财务审核需关注发票类型（如增值税专用发票需提供纳税人识别号）、税费承担方（如“含税/不含税”），保证财务处理合规。履行动态跟踪业务部门需建立《合同履行台账》，记录关键节点（如交付、验收、付款）的完成情况，对逾期风险提前预警（如提前7天提醒对方履约）。履行过程中发觉对方违约（如延迟交付），需在3个工作日内发送《履约催告函》，保留催告证据（邮件、快递签收记录）。档案安全管理合同原件需存放于带锁档案柜，电子文档加密存储，严禁通过QQ等非加密工具传输合同文件。档案查阅需履