房地产开发公司工程资料档案管理制度（完整版）

房地产开发公司工程资料档案管理制度（完整版）第一章总则1.1为统一房地产开发项目全生命周期工程资料的管理口径，确保档案真实、完整、可用、安全，依据《城市建设档案管理规定》《建设工程文件归档规范》（GB/T50328）及公司质量、环境、职业健康安全三体系要求，特制定本制度。1.2本制度所称“工程资料档案”系指从项目立项至保修期满全过程中形成的、具有保存价值的文字、图纸、图像、声像、电子数据等各种载体的文件材料及其元数据。1.3本制度适用于公司本部、城市公司、项目公司、代建事业部、合作操盘项目公司（以下统称“各单位”）的所有新建、改建、扩建及装饰装修类房地产开发项目。1.4工程资料档案管理实行“统一标准、分级负责、全程控制、同步归档、信息化支撑、长期可用”的原则，任何部门或个人不得擅自降低标准、拖延移交、损毁或据为己有。第二章管理职责2.1董事会审计委员会：对重大工程档案的真实性与完整性进行抽查审计，每年不少于一次。2.2总裁办公会：审批档案管理战略规划及年度预算，对因档案缺失导致的索赔、纠纷、行政处罚承担最终决策责任。2.3工程管理中心（以下简称“工管中心”）：2.3.1制定并动态修订《工程资料归档范围与保管期限表》《竣工图编制深度规定》《电子档案数据结构标准》；2.3.2组织项目启动会时同步下达《工程资料管理交底书》，明确归档范围、份数、介质、时限、责任人；2.3.3每季度开展一次飞行检查，对资料同步率、完整率、准确率、及时率进行量化评分，评分结果纳入城市公司年度绩效。2.4城市公司工程部：2.4.1设立专职资料室，配备不少于两名具备城建档案管理员证书的资料工程师；2.4.2建立“项目—单位工程—分部工程—检验批”四级台账，确保原始记录与施工进度同步形成、同步收集；2.4.3对监理、施工、勘察、设计、第三方检测等参建单位进行月度考核，考核权重占合同付款节点5%。2.5项目经理部：2.5.1开工前7日内完成《工程资料管理策划书》审批；2.5.2每周召开一次“资料进度”专题例会，会议纪要须由生产经理、总监理工程师联签；2.5.3对隐蔽工程、重大节点、关键工序实行“双同步”：施工同步拍摄带经纬度水印的照片，24小时内上传至“工程影像云”。2.6设计、勘察、施工、监理、造价咨询、第三方检测单位：2.6.1在合同中单列“档案保证金”，金额为合同价的1.5%，竣工档案经工管中心书面确认后28天内无息退还；2.6.2必须指定具有档案继续教育学时的专职资料员，人员名单报城市公司备案，变更须提前5个工作日书面申请；2.6.3对因资料迟报、漏报、错报引起的政府处罚、小业主索赔，由责任方承担全部经济及法律责任。2.7信息化部：2.7.1负责“工程档案管理信息系统”（以下简称“EAMS”）运维，确保RPO≤15分钟，RTO≤30分钟；2.7.2每年组织一次异地灾备演练，演练报告报总裁办公会审议；2.7.3对电子签章、区块链存证、OFD版式文件、电子图纸数字签名进行技术验证，确保法律有效性。第三章文件形成与收集3.1文件形成要求3.1.1纸质文件须使用公司统一印制的“工程资料专用纸”（80克象牙白，无酸），双面打印；3.1.2签字栏必须手签，不得代签或盖私章，日期采用“YYYY-MM-DD”八位数字；3.1.3表格类文件使用公司最新发布的Excel模板，公式锁定，禁止合并单元格；3.1.4图纸采用AutoCAD2018及以上版本绘制，图层命名执行《CAD图层命名标准V3.2》，图签栏必须包含项目代码、阶段代码、版次、设计人、校对、审核、审定五级签字；3.1.5电子文件命名规则：项目代码_单位工程代码_分部工程代码_文件类别代码_版次.扩展名，中间以下划线分隔，版次采用A0、A1…Z9递增。3.2收集节点3.2.1前期阶段：立项批复、选址意见书、用地规划许可、环评批复、地勘报告、水土保持方案、文物调查、地震安全性评价、节能评估、社会稳定性评价等，在取得政府批文后3日内扫描成PDF/A格式上传EAMS；3.2.2设计阶段：方案、扩初、施工图、幕墙、精装、景观、智能化、BIM模型、绿建评估报告、消防专项审查意见、人防审批表、装配式评审意见等，在图审合格证取得后7日内完成收集；3.2.3招标阶段：招标文件、补遗、评标报告、中标通知书、合同及补充协议、履约保函、农民工工资专用账户协议等，在合同签订后3日内归档；3.2.4施工阶段：施工组织设计、开工报告、测量放线记录、原材料合格证及复试报告、隐蔽验收记录、分部分项验收记录、监理通知单及回复、质量巡检记录、实测实量数据、沉降观测、中间结构验收、节能分部验收、消防过程检查、分户验收、竣工报告等，按检验批同步形成，滞后不得超过3日；3.2.5竣工阶段：竣工图、竣工验收备案表、规划核实意见、消防验收意见、人防验收意见、环保验收意见、档案验收认可书、住宅质量保证书及使用说明书、物业移交清单、保修合同等，在竣工备案后30日内完成最终收集。第四章分类与编码4.1分类框架采用“项目—阶段—专业—文件类型—盒号”五级树状结构，编码总长24位。4.2项目代码：6位，首两位城市字母缩写，中间两位年份，末两位流水号，如“CD2201”；4.3阶段代码：2位，立项01、设计02、招标03、施工04、竣工05、保修06；4.4专业代码：2位，建筑01、结构02、给排水03、电气04、暖通05、幕墙06、精装07、景观08、市政09、其他10；4.5文件类型代码：3位，依据《建设工程文件归档规范》附录B细化，如“隐蔽验收记录”为104，“竣工图”为305；4.6盒号：5位，年度+流水，如“22001”；4.7示例：CD2201-04-02-104-22001，表示成都公司2022年第1号项目施工阶段结构专业隐蔽验收记录第1盒。第五章整理与立卷5.1立卷原则：遵循“文件自然形成规律、保持有机联系、便于数字化、便于检索利用”，采用“单位工程—分部工程—子分部—分项—检验批”逐级组卷。5.2卷内目录：使用公司统一模板，含序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次、备注七栏，页次采用“第×页共×页”格式，目录置于卷首，打印两份，一份随卷，一份交城市公司档案室。5.3页码编写：5.3.1纸质文件以有效内容面开始编页，空白页、作废页不编；5.3.2页码位置：单页右下角，双页左下角，使用2B铅笔书写，禁止用钢笔或圆珠笔；5.3.3图纸折叠成A4幅面，图签栏外露，页码编在图签栏右下角。5.4装订：5.4.1文字材料采用“三孔一线”法，棉线直径1mm，结头打在背面；5.4.2厚度超过25mm时分册立卷，分册时在题名后加注“（一）、（二）…”；5.4.3金属钉、塑料钉、热熔胶一律禁用。5.5卷盒：采用公司统一采购的680g无酸牛皮纸双层卷盒，封面贴“工程档案标签”，标签含二维码，扫码可跳转EAMS卷内目录。第六章数字化与挂接6.1扫描参数：6.1.1分辨率≥300dpi，彩色，JPEG格式，压缩率8；6.1.2图纸采用AO幅面0.5mm卷轴扫描仪，分辨率≥400dpi，TIFF格式；6.1.3扫描后逐页进行去污、纠偏、裁边，不得改变原件信息。6.2OCR识别：文字类文件须进行OCR，双层PDF/A格式，识别率低于98%的页面需人工校对。6.3元数据：挂接时须填写“题名、责任者、日期、页数、关键词、密级、开放程度”七项，关键词不少于3个，以分号分隔。6.4电子签章：电子文件须加盖“工程档案专用章”数字签名，证书采用国密SM2算法，有效期一年，自动续签。6.5挂接时限：纸质文件整理完毕3日内完成扫描挂接，EAMS自动发送“待审核”提醒给城市公司档案工程师，审核通过后锁定条目，任何人不得擅自修改。第七章移交与验收7.1内部移交7.1.1施工单位须在分部工程验收前7日提交“分部工程资料移交清单”，监理单位2日内完成初审，城市公司工程部3日内完成复审；7.1.2移交时填写《工程资料移交书》一式三份，移交人、接收人、监交人三方签字，各执一份，一份随卷；7.1.3未按期移交的，按每延迟1日扣减合同资料保证金0.5%，上不封顶。7.2政府移交7.2.1竣工档案预验收：项目竣工预验收前15日，城市公司向城建档案馆提交“预验收申请”，并附《竣工档案移交目录》电子版；7.2.2预验收反馈的整改项须在3日内完成，整改后提交《整改回复单》及佐证材料；7.2.3正式移交：取得《建设工程档案验收认可书》后7日内，城市公司档案室将两套原件、一套电子档案移交至城建档案馆，并同步在EAMS登记移交状态。7.3公司内部验收7.3.1工管中心在竣工备案后30日内组织“工程档案专项验收”，采用“100%核查+随机抽检”双轨制，抽检比例不低于卷数30%；7.3.2验收指标：完整率≥99%、准确率≥99%、及时率100%、数字化挂接率100%；7.3.3验收不合格的，发给《档案整改通知单》，城市公司须在7日内完成整改并申请复验，复验仍不合格的，扣减城市公司年度绩效2分，并通报总裁办公会。第八章保管与利用8.1保管条件8.1.1纸质档案库房：温度14℃—24℃，相对湿度45%—60%，日波动幅度温度≤±2℃、湿度≤±5%；8.1.2库房采用七氟丙烷气体灭火系统，严禁使用水喷淋；8.1.3密集架荷载≥800kg/层，地面铺设防静电地板，接地电阻≤4Ω；8.1.4每年春季、秋季各进行一次虫霉检查，发现虫蛀立即进行环氧乙烷熏蒸。8.2利用权限8.2.1公司内部员工通过EAMS提交“档案利用申请”，经部门经理、档案室双重审批后，可在阅览室查阅，禁止拍照、复制；8.2.2外部单位须持单位介绍信、经办人身份证，填写《外部利用登记表》，经城市公司分管副总审批后方可查阅，涉密文件须报工管中心备案；8.2.3绝密级档案（含成本测算、招投标底标、战略协议）原则上不提供原件，可在屏蔽敏感信息后提供复印件，并加盖“限制利用”章。8.3借阅时限8.3.1普通文件借期不超过7日，续借1次；竣工图不超过3日；8.3.2借阅人须当面清点页数，出现污损、缺页按每页200元赔偿，造成档案丢失的，按每卷5000元赔偿并追究管理责任。8.4统计与分析8.4.1档案室每月5日前在EAMS生成《档案利用统计月报》，分析高频利用文件、利用目的、利用效果，作为优化收集范围的依据；8.4.2对连续三个月利用率低于1%的档案，经工管中心批准后，可转入“低频库”，采用高密度密集架存放，节省库房面积。第九章变更与补录9.1变更情形：设计变更、施工变更、竣工图修改、政府批文替换、电子文件格式升级等。9.2变更流程9.2.1变更提出人填写《工程资料变更申请表》，附变更依据、变更内容、影响分析；9.2.2城市公司工程部3日内完成技术审核，档案室2日内完成版本比对，工管中心1日内完成审批；9.2.3审批通过后，档案室在EAMS创建新版本，原版本自动标记“历史版本”，并建立双向链接。9.3补录要求9.3.1因滞后形成的补录文件，须在文件题名后注明“补录”字样，并在备注栏说明滞后原因；9.3.2补录文件须由项目经理、总监理工程师、城市公司工程部经理三级签字确认，并对真实性负连带责任；9.3.3补录文件超过原归档时限6个月的，须报工管中心专项说明，否则不予验收。第十章鉴定与销毁10.1鉴定组织10.1.1成立“工程档案鉴定小组”，由工管中心、审计监察部、法律合规部、城市公司档案室组成，每三年开展一次全面鉴定；10.1.2鉴定采用“直接鉴定法”，对每份文件提出“永久保存”“定期30年”“定期10年”“销毁”四种意见。10.2销毁标准10.2.1已超保管期限且失去保存价值、重复文件、过程草稿、无签章的草图、作废版本；10.2.2涉及未结诉讼、未结质保金、未结政府审计的项目档案，即使到期也不得销毁；10.2.3电子档案销毁须采用“覆写+物理粉碎”双轨制，覆写次数≥7次，粉碎颗粒≤5mm×5mm。10.3销毁流程10.3.1鉴定小组编制《工程档案销毁清册》，列出序号、题名、数量、鉴定意见，经城市公司分管副总、工管中心、审计监察部、法律合规部、工会代表五方会签；10.3.2销毁时由两人以上监销，全程录像，录像保存3年；10.3.3销毁完成3日内，档案室在EAMS注销条目，生成《销毁报告》，永久保存。第十一章保密与信息安全11.1密级划分11.1.1绝密：成本测算、招投标底标、战略合作协议；11.1.2机密：未公开财务数据、未开售户型图、未披露重大合同条款；11.1.3秘密：内部会议纪要、供应商名录、客户敏感信息；11.1.4内部：一般技术文件、普通会议纪要；11.1.5公开：已通过政府官网公示的批文、竣工备案信息。11.2保密措施11.2.1纸质绝密文件须存放于密码保险柜，双人双锁，进出登记；11.2.2电子绝密文件采用国密SM4加密，密钥长度128位，存储于加密硬盘，硬盘序列号报信息化部备案；11.2.3绝密文件复印、打印、截屏、拍照需经工管中心书面批准，操作过程全程录像。11.3信息安全11.3.1EAMS采用“三权分立”：系统管理员、安全管理员、审计管理员，任何一人无法单独导出数据；11.3.2每年聘请第三方进行渗透测试，高危漏洞24小时内修复；11.3.3离职人员账户须在HR发起离职流程后30分钟内禁用，15日内完成数据交接与审计。第十二章考核与奖惩12.1考核指标12.1.1资料同步率=（实际形成文件数/应形成文件数）×100%，目标值100%；12.1.2完整率=（实际归档文件数/应归档文件数）×100%，目标值≥99%；12.1.3准确率=（抽查无误文件数/抽查文件数）×100%，目标值≥99%；12.1.4及时率=（按期归档文件数/应归档文件数）×100%，目标值100%；12.1.5数字化挂接率=（已挂接电子文件数/应挂接电子文件数）×100%，目标值100%。12.2评分规则12.2.1季度考核得分=（资料同步率×20%+完整率×20%+准确率×20%+及时率×20%+数字化挂接率×20%）×100；12.2.2得分≥95分，全额发放资料保证金；90—94分，扣减10%；85—89分，扣减30%；80—84分，扣减50%；＜80分，全额扣减并通报批评。12.3奖励