建立生产厂家名录制度

PAGE建立生产厂家名录制度一、总则（一）目的为加强对生产厂家的管理与监督，规范公司/组织与生产厂家的合作流程，确保产品质量、供应稳定性以及符合相关法律法规和行业标准，特制定本生产厂家名录制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织与所有生产厂家的合作关系管理，包括但不限于原材料供应商、零部件制造商、成品生产商等。（三）基本原则1.合法性原则：所有生产厂家的选择、合作与管理必须严格遵守国家法律法规以及行业标准要求。2.质量优先原则：优先选择具备良好质量控制体系和生产能力的生产厂家，确保所采购产品或服务符合公司/组织质量标准。3.公平公正原则：在生产厂家的筛选、评估、合作等环节，遵循公平公正的原则，确保所有潜在厂家享有平等机会。4.动态管理原则：对生产厂家名录进行动态更新和管理，根据厂家实际表现及时调整合作关系。二、生产厂家名录管理机构（一）管理部门设立专门的供应商管理部门，负责生产厂家名录的建立、维护、评估以及合作关系的日常管理工作。（二）职责分工1.供应商管理部门制定和完善生产厂家名录管理制度及相关流程。负责生产厂家的开发、筛选、评估与准入工作。定期对名录内生产厂家进行绩效评估和监督检查。处理与生产厂家合作过程中的各类问题，协调合作关系。根据评估结果调整生产厂家名录，决定是否继续合作或淘汰不符合要求的厂家。2.采购部门根据业务需求，向供应商管理部门提出对生产厂家的需求信息。在供应商管理部门确定的名录范围内选择合适的生产厂家进行采购合作。反馈采购过程中生产厂家的产品质量、交货期、服务等方面的问题，协助供应商管理部门进行评估。3.质量控制部门参与生产厂家的评估工作，对厂家的质量控制体系进行审核。负责对采购产品进行质量检验和抽检，提供质量反馈报告。协助供应商管理部门处理质量问题，提出改进建议和措施。4.法务部门审核与生产厂家签订的各类合同、协议等法律文件，确保合法合规。为公司/组织与生产厂家合作过程中的法律问题提供咨询和支持。监督公司/组织遵守法律法规情况，防范法律风险。三、生产厂家名录建立流程（一）厂家信息收集1.内部需求反馈：采购部门、各业务部门根据业务发展和产品需求，向供应商管理部门提供所需生产厂家的大致信息，如产品类别、生产规模、地理位置等。2.外部渠道收集网络搜索：通过行业网站、企业黄页、搜索引擎等渠道收集潜在生产厂家信息。行业展会：参加各类行业展会，获取生产厂家的资料和联系方式。同行推荐：与同行业企业交流，获取其合作过的生产厂家信息。供应商自荐：接受生产厂家主动提交的合作意向书及相关资料。（二）初步筛选1.基本资质审核供应商管理部门对收集到的厂家信息进行初步审核，检查其是否具备合法经营资质，如营业执照、生产许可证、税务登记证等。核实厂家是否存在违法违规记录，包括但不限于环保违法、产品质量问题、合同纠纷等。2.行业经验与信誉评估了解厂家在行业内的经营年限、生产经验、客户口碑等情况。通过查询信用评级机构报告、行业论坛评价、客户反馈等方式评估厂家信誉。（三）实地考察1.对于初步筛选合格的生产厂家，安排实地考察。考察人员包括供应商管理部门人员、质量控制部门人员、相关业务部门人员等。2.考察内容生产设施与环境：检查厂家的生产场地、设备状况、生产工艺布局等是否符合生产要求和行业标准。质量控制体系：了解厂家的质量管理流程、检验检测设备、质量认证情况等，评估其质量保证能力。人员管理：考察厂家的员工数量、技能水平、人员培训情况等，确保其具备稳定的生产团队。物流配送：了解厂家的物流配送能力，包括运输方式、运输时间、仓储条件等，确保产品能够按时、安全送达。（四）评估与审批1.考察结束后，考察人员填写生产厂家评估报告，对厂家的各方面情况进行综合评价。2.评估指标质量指标：包括产品合格率、次品率、质量稳定性等。价格指标：产品价格合理性、成本控制能力等。交货期指标：按时交货率、交货周期等。服务指标：售后服务响应速度、解决问题能力等。合规指标：遵守法律法规、行业标准情况等。3.根据评估报告，供应商管理部门组织相关部门进行评审，确定是否将该生产厂家纳入名录。评审结果报公司/组织管理层审批。（五）名录录入与发布1.经审批通过的生产厂家信息录入生产厂家名录管理系统，建立电子档案。档案内容包括厂家基本信息、评估报告、合作历史、产品清单等。2.发布生产厂家名录，供采购部门、各业务部门等相关人员查阅和使用。名录发布方式可采用内部办公系统公告、纸质文档发放等形式。四、生产厂家名录维护与管理（一）定期评估1.每年对名录内生产厂家进行一次全面的定期评估。评估内容与建立流程中的考察和评估指标相同。2.评估方式包括厂家自评、实地复查、数据分析、客户反馈收集等。3.根据评估结果，对生产厂家进行分类管理：优秀厂家：评估得分在90分以上（满分100分），给予优先合作机会、增加采购份额、推荐参与公司/组织相关项目等奖励措施。合格厂家：评估得分在608九十九分之间，维持现有合作关系，要求其针对存在的问题进行整改，并跟踪整改情况。不合格厂家：评估得分在60分以下，发出警告通知，要求限期整改。如整改后仍不符合要求，将从名录中淘汰。（二）动态调整1.在日常合作过程中，如发现生产厂家出现产品质量问题、交货延迟、违反合同约定等情况，供应商管理部门应及时进行调查和评估。2.根据问题严重程度，采取相应措施：对于一般性问题，要求厂家限期整改，并跟踪整改效果。对于严重问题，暂停合作，直至厂家整改合格后再恢复合作。如问题多次出现且整改不力，直接从名录中淘汰。（三）信息更新1.定期收集生产厂家的信息变更情况，如企业名称、法定代表人、经营范围、联系方式、生产地址等。2.及时更新生产厂家名录管理系统中的相关信息，确保名录信息的准确性和及时性。（四）合作关系管理1.采购部门与名录内生产厂家签订详细的采购合同或合作协议，明确双方的权利义务、产品规格、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.供应商管理部门负责监督合同执行情况，协调解决合作过程中的纠纷和问题。3.建立与生产厂家的沟通机制，定期召开供应商会议，交流合作情况，共同探讨改进措施和合作机会。五、生产厂家质量控制（一）质量协议签订1.在与生产厂家建立合作关系时，签订质量协议。质量协议应明确产品质量标准、检验方法、验收流程、质量问题处理方式等内容。2.质量协议作为采购合同的重要附件，与采购合同具有同等法律效力。（二）进货检验1.采购产品到货后，质量控制部门按照质量协议和相关标准进行进货检验。检验内容包括外观、尺寸、性能、包装等方面。2.对于关键零部件和重要原材料，实行全检；对于一般性产品，可根据情况进行抽检。3.检验合格的产品办理入库手续；检验不合格的产品，按照质量协议约定进行处理，如退货、换货、要求厂家整改等。（三）质量跟踪与改进1.建立产品质量跟踪档案，记录生产厂家产品在公司/组织内部的使用情况、质量反馈等信息。2.定期对质量跟踪数据进行分析，发现质量波动或潜在质量问题时，及时与生产厂家沟通，共同查找原因，采取改进措施。3.鼓励生产厂家开展质量改进活动，如推行质量管理体系升级、采用新技术新工艺等，提高产品质量水平。六、生产厂家交货期管理（一）交货期约定1.在采购合同或合作协议中明确生产厂家的交货期要求，包括具体交货日期、分批交货时间等。2.交货期应根据公司/组织的生产计划和业务需求合理确定，同时考虑生产厂家的生产能力和物流运输时间。（二）进度跟踪1.建立交货期跟踪机制，采购部门定期与生产厂家沟通产品生产进度，掌握生产计划执行情况。2.对于可能影响交货期的因素，如原材料短缺、设备故障、人员变动等，及时了解并协调解决。（三）逾期处理1.如生产厂家出现逾期交货情况，采购部门应及时与厂家沟通，了解原因，并要求厂家给出明确的交货时间承诺。2.根据逾期对公司/组织业务造成的影响程度，采取相应措施：对于轻微逾期，要求厂家加快生产进度，尽量减少对后续业务的影响。对于严重逾期，按照合同约定扣除违约金，并根据实际损失要求厂家赔偿。如逾期交货导致公司/组织重大业务损失，可考虑暂停合作或解除合同。七、生产厂家价格管理（一）价格评估1.定期对生产厂家的产品价格进行评估，与市场同类产品价格进行比较。评估内容包括原材料成本、生产成本、运输成本、利润空间等因素。2.根据价格评估结果，判断厂家价格是否合理，是否具有竞争力。（二）价格调整1.当市场原材料价格波动较大、生产厂家成本发生重大变化等情况下，可协商调整产品价格。2.价格调整应遵循公平合理、协商一致的原则，双方签订价格调整协议，并在采购合同或合作协议中进行相应变更。（三）价格监督1.监督生产厂家是否按照合同约定价格执行，防止出现价格欺诈、擅自提价等行为。2.如发现价格异常情况，及时与厂家核实，要求其作出合理解释，并采取相应措施维护公司/组织利益。八、生产厂家售后服务管理（一）服务协议约定1.在与生产厂家签订的采购合同或合作协议中，明确售后服务条款，包括售后服务内容、响应时间、维修期限、退换货政策等。2.售后服务条款应符合相关法律法规和行业标准要求，保障公司/组织和客户的合法权益。（二）服务投诉处理1.建立售后服务投诉渠道，接受公司/组织内部员工和客户对生产厂家产品质量和售后服务问题的投诉。2.接到投诉后，及时将投诉信息反馈给生产厂家，并跟踪厂家处理进度。3.要求生产厂家在规定时间内给出处理结果和解决方案，确保投诉得到妥善解决。（三）服务质量评估1.定期对生产厂家的售后服务质量进行评估，评估指标包括投