会议管理制度及规范

PAGE会议管理制度及规范一、总则（一）目的为了规范公司会议管理，提高会议效率，确保会议决策的有效执行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于董事会会议、经理办公会、部门例会、专题会议等。（三）会议原则1.高效务实原则：会议应围绕公司目标和工作重点，注重解决实际问题，提高决策效率和执行效果。2.精简节约原则：严格控制会议数量、规模和时间，避免形式主义，降低会议成本。3.沟通协调原则：通过会议促进各部门之间的沟通与协作，确保公司各项工作的顺利开展。二、会议分类及组织（一）董事会会议1.定义：由公司董事会成员组成，审议公司重大决策、战略规划、财务报告等事项的会议。2.召集：董事会会议由董事长召集和主持，董事长不能履行职务或者不履行职务的，由半数以上董事共同推举一名董事召集和主持。3.召开频率：原则上每季度召开一次，如有特殊情况可临时召开。4.参会人员：董事会成员、监事会成员、高级管理人员等，必要时可邀请相关专家或外部顾问列席。5.会议议程：由董事会秘书根据董事长指示拟订，经董事长审核后确定。会议议程应提前通知参会人员。6.会议记录：董事会秘书负责会议记录，记录内容应包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、发言要点、决议事项等。会议记录应妥善保管，作为公司重要档案资料。（二）经理办公会1.定义：由公司经理层成员组成，研究公司日常经营管理工作，协调各部门工作关系的会议。2.召集：经理办公会由总经理召集和主持，总经理不能履行职务或者不履行职务的，由副总经理召集和主持。3.召开频率：原则上每周召开一次，如有特殊情况可临时召开。4.参会人员：公司经理层成员、各部门负责人等，必要时可邀请相关人员列席。5.会议议程：由总经理办公室拟订，经总经理审核后确定。会议议程应提前通知参会人员。6.会议记录：总经理办公室负责会议记录，记录内容应包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、发言要点、决议事项等。会议记录应及时整理，形成会议纪要，经总经理签发后分发给参会人员和相关部门。（三）部门例会1.定义：各部门定期召开的总结工作、部署任务、沟通协调内部工作的会议。2.召集：部门例会由部门负责人召集和主持。3.召开频率：原则上每周召开一次，具体时间由各部门自行确定。4.参会人员：部门全体员工。5.会议议程：由部门负责人根据部门工作安排拟订，会议议程应提前通知参会人员。6.会议记录：部门指定专人负责会议记录，记录内容应包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、发言要点、工作安排等。会议记录应妥善保管，作为部门工作资料存档。（四）专题会议1.定义：针对公司某一专项工作或特定问题召开的会议。2.召集：根据专项工作需要，由相关领导或部门负责人召集。3.召开频率：根据工作需要适时召开。4.参会人员：与专项工作相关的人员，包括公司领导、部门负责人、专业技术人员等。5.会议议程：由召集人根据专项工作内容拟订，经相关领导审核后确定。会议议程应提前通知参会人员。6.会议记录：指定专人负责会议记录，记录内容应包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、发言要点、决议事项等。会议记录应及时整理，形成会议纪要，经召集人签发后分发给参会人员和相关部门。三、会议准备（一）会议计划1.会议召集人应提前制定会议计划，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程安排等内容。2.会议计划应提前通知相关人员，确保参与者有足够的时间准备。（二）会议资料1.根据会议主题和议程，准备相关的文件、资料、报告等，确保参会人员能够提前了解会议内容。2.会议资料应提前发放给参会人员，或在会议现场提供。（三）会议场地1.根据会议规模和需求，选择合适的会议场地，确保场地设施齐全、环境舒适。2.提前安排好会议场地的布置，包括桌椅摆放、音响设备调试、投影仪设置等。（四）会议通知1.会议通知应明确会议的基本信息，包括主题、时间、地点、参会人员、议程安排等。2.会议通知应提前发送给参会人员，确保他们能够按时参加会议，并提前做好准备。3.对于重要会议，应提前电话或短信提醒参会人员。四、会议流程（一）会议签到1.参会人员应在会议开始前到达会议现场，进行签到。2.会议组织者应安排专人负责签到工作，并对参会人员的签到情况进行记录。（二）会议开场1.会议主持人应准时宣布会议开始，并介绍会议的主题、目的、议程安排等。2.主持人应简要介绍参会人员，营造良好的会议氛围。（三）会议发言1.按照会议议程安排，依次进行发言。发言人员应提前准备好发言内容，确保发言清晰、简洁、有条理。2.发言人员应尊重他人的发言权利，不得打断他人发言。如有不同意见，应在他人发言结束后再进行表达。（四）会议讨论1.对于重要议题，应组织参会人员进行讨论。讨论过程中，应鼓励大家充分发表意见，积极交流。2.主持人应引导讨论方向，确保讨论围绕主题进行，避免偏离主题或出现争吵等情况。（五）会议决策1.根据讨论结果，对会议议题进行决策。决策应明确、具体，具有可操作性。2.决策结果应记录在会议纪要中，并明确责任人和时间节点。（六）会议结束1.会议主持人应总结会议内容，强调会议决策的重点和要求。2.宣布会议结束，参会人员有序离开会议现场。五、会议记录与纪要（一）会议记录1.会议记录应真实、准确、完整地记录会议过程和内容，包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、发言要点、决议事项等。2.会议记录应使用统一的格式和模板，确保记录的规范性和一致性。3.会议记录人员应认真负责，及时记录会议内容，并在会议结束后及时整理和完善。（二）会议纪要1.会议纪要应根据会议记录整理而成，突出会议重点和决策结果。2.会议纪要应语言简洁、条理清晰，避免冗长和复杂的表述。3.会议纪要应经会议主持人审核后签发，并及时分发给参会人员和相关部门。六、会议执行与监督（一）会议执行1.会议决议事项应明确责任人和时间节点，确保决议事项得到有效执行。2.责任部门和责任人应按照会议决议要求，认真组织实施，并及时向相关领导汇报执行情况。（二）会议监督1.公司办公室负责对会议决议事项的执行情况进行跟踪和监督，定期检查决议事项的执行进度和效果。2.对于执行不力的部门和责任人，应及时进行督促和提醒，并向公司领导汇报。3.对因执行不力导致会议决议无法落实的，应追究相关部门和责任人的责任。七、会议纪律（一）参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退或无故缺席。（二）参会人员应遵守会议秩序，关闭手机或调至静音状态，不得在会议期间接听电话、玩手机或从事其他与会议无关的事情。（三）参会人员应认真听取他人发言，尊重他人意见，不得