华润招标采购制度规范

PAGE华润招标采购制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范华润集团及下属各公司（以下简称“公司”）的招标采购活动，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，维护公司利益，促进公司健康发展。（二）适用范围本制度适用于华润集团总部及各下属公司的各类货物、工程和服务的招标采购活动。包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、工程项目发包、咨询服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：招标采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有潜在供应商，提供平等的竞争机会，不偏袒任何一方，保证采购结果公平公正。3.公开透明原则：招标采购信息应全面、及时、准确地公开，接受公司内部和社会的监督。4.择优选择原则：在满足采购需求的前提下，选择质量可靠、价格合理、信誉良好的供应商，确保采购效益最大化。5.诚实守信原则：参与招标采购活动的各方应诚实守信，履行各自的责任和义务。二、招标采购组织与职责（一）招标采购决策机构1.采购决策委员会成员构成：由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。职责：负责审议重大招标采购项目的采购策略、预算安排、供应商选择等重大事项，做出最终决策。2.项目采购小组成员构成：根据具体采购项目的需求，由采购部门、需求部门、技术部门等相关人员组成。职责：负责具体采购项目的实施，包括制定采购文件、组织招标活动、评审投标文件、推荐中标候选人等。（二）招标采购执行部门1.采购部门职责：作为招标采购活动的主要执行部门，负责制定采购计划、组织招标采购活动、与供应商沟通谈判、签订采购合同等工作。具体工作内容：定期收集各部门的采购需求，汇总编制年度、月度采购计划。根据采购计划，选择合适的招标采购方式，编制招标文件或采购文件。发布招标采购信息，邀请潜在供应商参与投标或报价。组织开标、评标、谈判等活动，对投标文件或报价进行评审。与中标供应商签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。建立供应商档案，对供应商进行评价和管理。2.需求部门职责：负责提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求等技术参数，参与采购文件的编制和评审工作，协助采购部门与供应商沟通协调，验收采购货物或服务。3.技术部门职责：提供采购项目的技术支持，对采购文件中的技术条款进行审核，参与评标工作，对投标文件的技术方案进行评估，协助需求部门和采购部门解决技术问题。（三）监督部门1.审计部门职责：对招标采购活动进行审计监督，审查采购程序的合规性、采购文件的合法性、采购合同的签订与执行情况等，对发现的问题提出整改意见，并追究相关人员的责任。2.纪检监察部门职责：对招标采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护公司的廉洁自律形象，确保招标采购活动公正廉洁。三、招标采购方式（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。2.招标程序发布招标公告：通过公司官网、专业采购平台、报纸等媒体发布招标公告，公告内容包括招标项目名称、招标范围、技术要求、资质条件、报名时间、开标时间和地点等。报名登记：潜在供应商在规定时间内报名，提交营业执照副本、资质证书、业绩证明等相关资料进行登记。发售招标文件：对报名合格的供应商发售招标文件，招标文件应明确招标项目的详细要求、评标标准、投标文件格式等内容。开标：按照招标文件规定的时间和地点组织开标，开标过程应公开进行，唱标人当众宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。评标：组建评标委员会，评标委员会由采购部门、需求部门、技术部门等相关人员及外部专家组成。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。定标：采购决策委员会根据评标委员会推荐的中标候选人，确定中标人，并发布中标公告。签订合同：中标人在规定时间内与采购部门签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占项目合同金额的比例过大的项目。2.招标程序确定邀请对象：采购部门根据项目需求和供应商信息，从符合条件且信誉良好的供应商中选择若干家作为邀请对象。发出邀请书：向邀请对象发出邀请书，邀请书内容包括招标项目名称、招标范围、技术要求、资质条件、投标时间、开标时间和地点等。发售招标文件：向被邀请的供应商发售招标文件，招标文件内容与公开招标相同。开标、评标、定标、签订合同：程序与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。2.谈判程序成立谈判小组：谈判小组由采购部门、需求部门、技术部门等相关人员组成，成员人数为三人以上单数。制定谈判文件：谈判文件应明确谈判项目的技术、服务要求，以及谈判程序、评定成交的标准等事项。邀请供应商：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判文件。谈判：谈判小组与供应商逐一进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。签订合同：成交供应商与采购部门签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购程序提出申请：需求部门填写单一来源采购申请表，说明采购项目的名称、采购内容、单一来源采购理由等，经部门负责人审核后报采购部门。审核批准：采购部门对申请进行审核，报采购决策委员会批准。协商谈判：采购部门与单一供应商进行协商谈判，确定采购价格、交货时间、质量标准等条款。签订合同：采购部门与单一供应商签订采购合同。（五）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序成立询价小组：询价小组由采购部门、需求部门等相关人员组成，成员人数为三人以上单数。确定被询价的供应商名单：询价小组根据采购项目的需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商：采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。签订合同：成交供应商与采购部门签订采购合同。四、招标采购流程（一）采购计划制定1.各部门根据业务需求，定期向采购部门提交采购申请，采购申请应详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算、需求时间等信息。2.采购部门汇总各部门的采购申请，结合公司库存情况、市场价格波动等因素，编制年度、月度采购计划。采购计划应明确采购项目的类别、采购时间、采购方式等内容，并报采购决策委员会审批。（二）采购文件编制1.根据采购计划和采购方式，采购部门组织相关人员编制采购文件。采购文件应包括采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、投标文件格式等内容。2.技术部门负责对采购文件中的技术条款进行审核，确保技术要求明确、合理、可行；需求部门负责对采购文件中的商务条款进行审核，确保商务条款符合公司利益和实际需求；采购部门负责对采购文件的整体格式、内容完整性等进行审核。3.采购文件编制完成后，经采购部门负责人、需求部门负责人、技术部门负责人签字确认，并报采购决策委员会审批。（三）招标采购信息发布1.对于公开招标和邀请招标项目，采购部门通过公司官网、专业采购平台、报纸等媒体发布招标公告或邀请书。招标公告或邀请书应明确招标项目的基本信息、报名时间、开标时间和地点等内容。2.对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，采购部门向符合条件的供应商直接发出采购文件或询价通知书。（四）供应商报名与资格审查1.潜在供应商在规定时间内报名参加招标采购活动，并提交营业执照副本、资质证书、业绩证明、财务状况等相关资料。2.采购部门对报名供应商的资格进行审查，审查内容包括供应商的经营范围、资质等级、业绩情况、信誉状况等。对于资格审查合格的供应商，采购部门将其列入合格供应商名单；对于资格审查不合格的供应商，采购部门应及时通知其原因。（五）开标、评标、谈判与定标1.开标按照招标文件规定的时间和地点组织开标，开标过程应公开进行。开标时，唱标人当众宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。采购部门对开标过程进行记录，并存档备查。2.评标对于公开招标和邀请招标项目，组建评标委员会进行评标。评标委员会由采购部门、需求部门、技术部门等相关人员及外部专家组成。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。评标过程中，评标委员会成员应独立评审，不得相互串通。评标委员会可以要求投标人对投标文件中的有关内容进行澄清或说明，但澄清或说明不得超出投标文件的范围或改变投标文件的实质性内容。3.谈判对于竞争性谈判项目，谈判小组与供应商逐一进行谈判。谈判过程中，谈判小组应明确谈判的重点和要求，与供应商就采购项目的技术、服务、价格等条款进行协商。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。供应商应在规定时间内做出响应，并提交最终报价。4.定标采购决策委员会根据评标委员会或谈判小组推荐的中标候选人，确定中标人。确定中标人的原则是符合采购需求、质量和服务相等且报价合理最低。采购部门向中标人发出中标通知书，并将中标结果通知所有未中标的供应商。（六）合同签订与履行1.中标人在收到中标通知书后，应在规定时间内与采购部门签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购部门负责跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。需求部门负责对采购货物或服务进行验收，验收合格后出具验收报告。3.供应商应按照合同约定履行义务，按时、按质、按量提供采购货物或服务。如供应商未履行合同义务，采购部门有权按照合同约定追究其违约责任。（七）采购档案管理1.采购部门负责建立采购档案，对招标采购活动中的各类文件、资料进行整理、归档和保管。采购档案应包括采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、中标通知书、采购合同、验收报告等。2.采购档案的保管期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行，一般为项目结束后[X]年。在保管期限内，采购档案应妥善保管，不得擅自销毁或丢失。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，明确供应商应具备的基本条件，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、生产能力、质量保证体系、信誉状况等。2.采购部门定期收集供应商信息，对潜在供应商进行调查和评估。评估内容包括供应商的生产经营状况、产品质量、价格水平、售后服务、信誉口碑等。3.对于符合准入标准的供应商，采购部门将其列入合格供应商名单，并建立供应商档案。供应商档案应包括供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、合作记录等内容。（二）供应商评价与考核1.采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价和考核。评价和考核方式可以采用定期评估、不定期抽查、客户反馈等方式。2.建立供应商评价指标体系，明确各项评价指标的权重和评分标准。评价指标可以包括产品质量合格率、交货准时率、价格合理性、售后服务响应时间等。3.根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理。对于评价优秀的供应商，给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于评价不合格的供应商，及时发出整改通知，要求其限期整改。如供应商整改后仍不符合要求，采购部门应暂停与其合作，并将其从合格供应商名单中剔除。（三）供应商淘汰与重新引入1.对于出现严重质量问题、交货期延误、价格欺诈、售后服务差等情况的供应商，采购部门应及时将其淘汰，并从合格供应商名单中剔除。2.被淘汰的供应商在[X]年内不得重新申请加入公司合格供应商名单。3.采购部门根据业务发展需要，定期对合格供应商名单进行更新，适时引入新的供应商。引入新供应商时，应按照供应商准入程序进行调查和评估，确保新供应商符合公司要求。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对招标采购活动进行审计监督，审查采购程序的合规性、采购文件的合法性、采购合同的签订与执行情况等。审计部门可以采用定期审计、专项审计等方式，对发现的问题提出整改意见，并追究相关人员的责任。2.纪检监察部门对招标采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护公司的廉洁自律形象。纪检监察部门可以通过受理举报、开展专项检查等方式，对发现的违规违纪行为进行严肃查处。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，积极配合政府部门的工作，及时提供相关资料和信息。2.主动接受社会公众的监督，通过公司官网及时公开招标采购信息，接受社会公众的查询和监督。对于社会公