规范通知制度

PAGE规范通知制度一、总则（一）目的为了加强公司内部沟通与协作，确保信息准确、及时、有效地传达，提高工作效率，特制定本通知制度。本制度旨在规范公司各类通知的发布、接收、处理流程，明确各部门及人员在通知管理中的职责，保障公司运营的顺畅进行。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工、各部门及下属分支机构。（三）基本原则1.准确性原则：通知内容应准确无误，避免模糊、歧义或错误信息的传递。2.及时性原则：重要通知应及时发布，确保相关人员能够及时知晓并采取相应行动，不得拖延。3.规范性原则：通知的格式、语言表达、编号等应符合公司统一规范，保持一致性和严肃性。4.可追溯性原则：所有通知应进行记录，以便查询和追溯信息传递的过程及结果。二、通知的分类及定义（一）行政通知1.定义：传达公司行政管理方面的政策、规定、制度、决策等信息的通知。包括但不限于组织架构调整、人事任免、考勤制度变更、办公区域调整、行政费用报销规定等。2.示例：《关于公司组织架构调整的通知》《关于修订考勤制度的通知》（二）业务通知1.定义：与公司业务相关的通知，如项目进展情况、业务流程变更、客户需求反馈、市场动态等信息的传达。旨在指导员工开展业务工作，确保业务活动的顺利进行。2.示例：《关于[项目名称]阶段性成果汇报的通知》《关于优化业务流程[具体环节]的通知》（三）会议通知1.定义：用于召集公司内部会议，告知会议的时间、地点、参会人员、会议主题、议程安排等信息的通知。会议通知应确保参会人员提前做好准备，准时参加会议。2.示例：《关于召开月度工作例会的通知》《关于[会议主题]专题会议的通知》（四）紧急通知1.定义：因突发事件、紧急任务或其他紧急情况需要立即传达的通知。紧急通知应具有最高优先级，确保接收者能够迅速响应并采取行动。2.示例：《关于[突发事件名称]的紧急通知》三、通知的发布流程（一）通知起草1.责任部门：根据通知内容的性质和涉及范围，由相关部门负责起草通知。行政通知一般由行政部门起草，业务通知由业务部门起草，会议通知由会议组织部门起草，紧急通知由事件相关责任部门起草。2.起草要求：通知起草人应明确通知的主题、目的、内容要点，确保语言简洁明了、逻辑清晰。对于涉及重要事项、政策变更、业务流程调整等通知，起草人应进行充分的调研和沟通，征求相关部门和人员的意见，确保通知内容的合理性和可行性。通知应注明发布部门、发布日期、编号等信息，编号格式为：[部门简称][年份][序号]，例如：行政部[2023]01号。（二）审核与审批1.审核：通知起草完成后，应提交至本部门负责人进行审核。部门负责人应对通知内容的准确性、完整性、合规性进行审核，确保通知符合公司政策、法律法规及行业标准要求。对于涉及多个部门或重大事项的通知，审核人应组织相关部门进行联合审核，充分听取各方意见，避免出现信息不一致或执行困难的情况。2.审批：根据通知的重要程度和涉及范围，部分通知需提交公司领导进行审批。审批流程如下：一般性通知由部门负责人审核后直接发布。重要行政通知、涉及公司战略决策或重大业务调整的通知，经部门负责人审核后，提交公司分管领导审批，审批通过后方可发布。涉及公司全局的重大通知，如公司年度工作计划、重大规章制度修订等，经部门负责人审核、分管领导审批后，还需提交公司总经理审批，审批通过后方可发布。（三）编号与登记1.编号：经审核与审批通过的通知，由行政部门按照编号格式进行统一编号。编号应确保唯一性，便于通知的识别和管理。2.登记：行政部门对发布的通知进行详细登记，登记内容包括通知编号、发布部门、发布日期、通知主题、接收部门、通知内容摘要等信息。通知登记记录应妥善保存，以便查询和追溯。（四）发布渠道1.公司内部办公系统：作为公司主要的通知发布平台，各类通知应及时在公司内部办公系统中发布。员工应定期登录办公系统查看通知，确保及时获取公司信息。2.电子邮件：对于重要通知或需要员工及时回复确认的通知，可同时通过电子邮件发送至员工个人邮箱。邮件主题应明确通知主题，并在邮件正文详细说明通知内容。3.公告栏：在公司办公区域设置公告栏，对于一些需要全体员工知晓的重要通知，可打印张贴在公告栏上。公告栏应定期更新，确保信息的时效性。4.即时通讯工具：对于一些紧急且简短的通知，可通过公司内部即时通讯工具（如企业微信、钉钉等）进行发布。发布时应确保接收对象明确，通知内容清晰。（五）发布时间1.一般性通知应在工作时间内发布，确保员工能够及时看到。2.紧急通知应立即发布，并通过多种渠道同时传达，确保相关人员能够第一时间获取信息。四、通知的接收与处理（一）接收要求1.员工应养成定期查看公司内部办公系统、电子邮件、公告栏等通知发布渠道的习惯，及时接收各类通知。2.对于通过即时通讯工具发布的通知，接收者应及时关注并回复确认（如有要求）。（二）阅读与理解1.接收通知后，员工应认真阅读通知内容，确保准确理解通知的要求和意图。对于重要通知或涉及自身工作的通知，应仔细研读，如有疑问及时与发布部门或相关负责人沟通。2.对于业务通知，员工应结合自身工作实际，明确通知对工作的影响和要求，制定相应的工作计划或采取必要的行动措施。（三）执行与反馈1.执行：员工应按照通知要求及时执行相关工作任务，并在规定时间内完成。对于涉及多个步骤或需要跨部门协作的通知，员工应积极协调各方资源，确保工作顺利推进。2.反馈：员工在执行通知要求的过程中，如遇到问题或困难，应及时向发布部门或相关负责人反馈，寻求解决方案。对于需要反馈执行结果的通知，员工应在规定时间内将执行情况以书面形式（如报告、总结等）或通过指定渠道反馈给发布部门。反馈内容应客观、准确、详细，包括工作进展、取得的成果、存在的问题及下一步计划等。五、通知的存档与保管（一）存档要求1.行政部门负责对公司发布的各类通知进行存档管理。存档文件应按照通知编号顺序进行整理，确保文件的完整性和连续性。2.通知存档内容应包括通知的纸质文件（如有）、电子文档（如办公系统发布记录、电子邮件正文等），确保两种存档形式的内容一致。（二）保管期限1.一般性通知的存档保管期限为[X]年，重要通知、涉及公司重大决策或历史资料性质的通知应长期保存。2.保管期限届满后，经行政部门负责人审核批准，可按照公司档案管理规定进行销毁处理。销毁过程应进行记录，确保档案信息的安全性和可追溯性。六、监督与考核（一）监督机制1.公司设立通知管理监督小组，由行政部门负责人担任组长，成员包括各部门代表。监督小组负责对公司通知制度的执行情况进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组应重点检查通知发布的及时性、准确性、完整性，以及员工对通知的接收、阅读、执行和反馈情况。对于发现的问题及时进行记录，并督促相关部门和人员进行整改。（二）考核办法1.将通知制度执行情况纳入员工绩效考核体系。对于在通知接收、执行和反馈过程中表现优秀的员工，给予适当的奖励；对于违反通知制度，如未及时接收通知、未按要求执行通知任务、未按时反馈执行结果等情况的员工，视情节轻重给予相应的扣分或处罚。2.部门在通知管理工作中出现严重失误或多次违反通知制度的，将对该部门负责人进行问责，并在部门绩效考核中予以体现。七、附则（一）解释权本制度由公司行政部门负责解释。如有未尽事宜或在执行过程中遇到问题，行政部门应根据公司实际情况进行研究和处理，并及时对制度进行修订和完善。（二）修订与更新1.随着公司业务