如何规范三书一函制度

PAGE如何规范三书一函制度一、总则（一）目的为加强公司/组织内部管理，规范“三书一函”的使用流程，确保其在合法合规的框架内有效运行，充分发挥其在业务沟通、风险防控等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门在涉及商务往来、项目合作、风险提示等相关工作中对“三书一函”的使用与管理。（三）定义1.“三书一函”：指在特定业务场景下使用的具有不同功能和法律效力的三种书面文件及一种函件的统称。具体包括：告知书：用于向特定对象传达重要事项、政策法规、业务要求等信息，旨在使对方明确知晓相关内容。提醒书：针对特定行为、事项或期限等进行提醒，促使对方及时关注并采取相应行动，以避免潜在风险或失误。承诺书：由一方作出承诺，表明其在特定事项上的态度、责任和义务，具有一定的约束性。函件：用于正式的商务沟通、业务协商、信息传递等，以书面形式表达公司/组织的意见、需求或建议等。2.相关法律法规/行业标准：在制定和执行本制度过程中，必须严格遵守国家法律法规，如《中华人民共和国民法典》中关于合同订立、履行、违约责任等相关规定；同时，遵循行业通行的标准和规范，如相关行业的业务操作指南、职业道德准则等。二、“三书一函”的使用原则（一）合法合规原则所有“三书一函”的内容必须符合法律法规的要求，不得含有违法违规、损害国家利益、社会公共利益或他人合法权益的条款。（二）准确清晰原则表述应准确无误，避免模糊不清、歧义或容易引起误解的内容。确保对方能够准确理解“三书一函”所传达的信息和要求。（三）及时有效原则根据业务需要和实际情况，及时制作和发送“三书一函”，确保其能够在关键节点发挥作用，有效推动业务进展或防控风险。（四）留痕可查原则建立完善的记录和存档机制，对“三书一函”的起草、审核、发送、接收等环节进行详细记录，以便日后查询和追溯，作为业务处理和纠纷解决的重要依据。三、“三书一函”的起草与审核（一）起草1.各部门根据业务需求确定需要使用“三书一函”时，应指定专人负责起草。起草人员应深入了解业务背景和相关要求，确保内容准确、完整、清晰。2.起草内容应包括标题、主送对象、正文、落款等基本要素。正文部分应详细阐述目的、依据、具体事项、要求或承诺等内容，逻辑严谨，层次分明。（二）审核1.起草完成后，需提交部门负责人进行初审。部门负责人应从业务合理性、合规性、语言表达等方面进行全面审核，提出修改意见并退回起草人员进行修改完善。2.经部门负责人初审通过后，将“三书一函”提交至公司/组织的合规管理部门或法律事务部门进行终审。终审部门应重点审核内容是否符合法律法规和行业标准，是否存在潜在风险等。如发现问题，应及时与起草部门沟通，提出修改建议，直至审核通过。四、“三书一函”的发送与送达（一）发送方式1.纸质版：对于重要且需要对方签收确认的“三书一函”，可采用纸质版形式发送。通过挂号信、特快专递等方式邮寄，并保留邮寄凭证，以证明送达时间和送达情况。2.电子版：在确保对方能够安全、及时接收的前提下，对于一些时效性较强、内容相对简单的“三书一函”，可采用电子邮件等电子版形式发送。发送时应注意邮件主题明确，正文清晰，并要求对方回复确认收到。同时，应妥善保存邮件发送记录，包括邮件发送时间、收件人邮箱地址等。（二）送达确认1.纸质版送达确认：对方收到纸质版“三书一函”后，应在规定的回执上签字确认，并及时将回执返回给发送方。发送方应妥善保存回执，作为送达的有效证明。2.电子版送达确认：对于电子版“三书一函”，对方应通过回复邮件、短信等方式明确确认收到。发送方应将对方的确认信息进行截图或保存记录，以备查证。五、“三书一函”的存档与管理（一）存档要求1.无论是纸质版还是电子版的“三书一函”，在完成发送和送达确认后，均应及时进行存档。存档内容应包括原件、起草过程中的修改记录、审核意见、送达凭证等相关资料。2.按照业务类型、时间顺序等进行分类整理，建立清晰的档案目录，便于查询和检索。（二）保管期限根据公司/组织的业务特点和相关法律法规要求，确定“三书一函”的保管期限。一般情况下，重要业务的相关“三书一函”应保管[X]年以上，以满足可能的查询和追溯需求。（三）查阅与借阅1.公司/组织内部人员因工作需要查阅“三书一函”档案时，应填写查阅申请表，注明查阅目的、内容范围等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门进行查阅。2.如需借阅“三书一函”档案，应严格按照借阅流程办理手续，经相关领导批准后，在规定期限内归还。借阅期间应妥善保管，不得擅自复制、涂改、转借或泄露档案内容。六、“三书一函”的监督与检查（一）监督机制1.公司/组织设立专门的监督小组或指定相关部门负责对“三书一函”制度的执行情况进行监督检查。监督小组应定期或不定期对各部门“三书一函”的使用、管理情况进行抽查，确保制度的有效落实。2.鼓励员工对违反“三书一函”制度的行为进行举报，对于举报属实的，给予相应的奖励。（二）检查内容1.制度执行情况：检查各部门是否按照本制度规定的流程起草、审核、发送和存档“三书一函”。2.内容合规性：审查“三书一函”的内容是否符合法律法规和行业标准，有无潜在风险或违规行为。3.送达与保管情况：核实“三书一函”的送达方式是否符合要求，送达确认是否有效，档案管理是否规范等。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时向责任部门发出整改通知，要求其限期整改。整改完成后，提交整改报告，由监督小组进行复查。2.对于违反“三书一函”制度，给公司/组织造成损失或不良影响的部门和个人，将依据公司/组织的相关规定进行严肃处理，包括但不限于批评教育、绩效考核扣分、经济处罚等。七、附则（一）解释权本制度由公司/组织[具体部门]负责解释。在执行过程中，如遇本制度未明确规定的事项，由解释