会议室公用制度规范

PAGE会议室公用制度规范一、总则1.目的本制度旨在规范公司会议室的使用，确保会议室资源得到合理利用，提高会议效率，保障公司各项工作的顺利开展。2.适用范围本制度适用于公司全体员工及因工作需要进入公司会议室的外部人员。3.基本原则公平公正原则：所有员工及相关人员在会议室使用上享有平等的权利，按照规定的流程申请和使用。高效利用原则：以提高工作效率为出发点，合理安排会议室的使用时间和资源，避免资源浪费。安全规范原则：确保会议室的使用符合安全要求，维护良好的会议秩序，遵守相关法律法规和行业标准。二、会议室管理职责1.行政部门职责负责会议室的日常管理，包括会议室的安排、设备维护、清洁卫生等工作。制定会议室使用计划，根据各部门的需求合理分配会议室资源。对会议室的使用情况进行统计和分析，定期向管理层汇报。负责会议室钥匙的管理，确保钥匙的安全和正常使用。2.使用部门职责根据工作需要提前申请会议室，填写《会议室使用申请表》，明确会议主题、时间、参会人员等信息。按照规定的时间使用会议室，不得擅自延长或更改使用时间。爱护会议室的设施设备，保持会议室的整洁卫生，使用完毕后及时清理。如发现会议室设施设备损坏或存在安全隐患，应及时通知行政部门。3.参会人员职责遵守会议室的使用制度，听从会议组织者的安排。保持会议室的安静，将手机调至静音或关机状态，不得在会议期间随意走动或大声喧哗。爱护会议室的设施设备，不得随意拆卸、损坏或带走会议室的物品。会议结束后，将椅子摆放整齐，关闭电器设备，带走个人物品。三、会议室使用规定1.预约申请各部门如需使用会议室，应提前至少[X]个工作日填写《会议室使用申请表》，提交至行政部门。申请表应详细填写会议主题、时间、参会人数、预计时长等信息。行政部门根据会议室的使用情况和申请时间进行审核，如申请合理，将在申请表上予以批准，并根据申请安排相应的会议室。如遇多个部门同时申请同一时间段的会议室，行政部门将根据会议的重要性、参会人数等因素进行综合协调，优先安排重要且参会人数较多的会议。2.使用时间会议室的使用时间应严格按照申请时间执行，如需延长使用时间，应提前[X]分钟向行政部门提出申请，经批准后方可延长。如因特殊情况未能按时使用会议室，应提前至少[X]小时通知行政部门，行政部门将根据实际情况重新安排会议室。会议结束后，参会人员应及时清理会议室，将会议室恢复原状，不得无故拖延占用会议室。3.使用范围会议室仅供公司内部会议、培训、商务洽谈等工作相关活动使用，严禁用于私人聚会、娱乐等非工作用途。外部人员因工作需要使用公司会议室，应提前与公司相关部门联系，经批准后按照公司规定的流程申请使用。4.设备使用会议室配备的设备（如投影仪、音响、麦克风、电脑等）由行政部门负责维护和管理，使用人员应正确操作设备，不得擅自拆卸、更改设备的设置。使用过程中如发现设备出现故障或异常情况，应立即停止使用，并及时通知行政部门进行维修。使用完毕后，使用人员应关闭设备电源，整理好设备连接线，保持设备的整洁。5.安全管理会议室应保持良好的通风和照明，确保会议环境舒适安全。严禁在会议室吸烟、使用明火或存放易燃易爆物品。会议期间，参会人员应注意保管好个人物品，防止丢失或被盗。如遇紧急情况（如火灾、地震等），参会人员应听从会议组织者的指挥，有序撤离会议室。四、会议室清洁与维护1.日常清洁行政部门应安排专人负责会议室的日常清洁工作，每天在会议结束后对会议室进行清扫，包括地面吸尘、桌面擦拭、垃圾清理等。定期对会议室的门窗、墙面、天花板等进行清洁，保持会议室的整洁卫生。2.设备维护行政部门应定期对会议室的设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。建立设备维护档案，记录设备的维护情况、维修记录等信息。根据设备的使用情况和使用寿命，及时安排设备的更新和更换。3.物品管理会议室应配备必要的办公用品（如纸张、笔、文件夹等），行政部门应定期进行检查和补充。对会议室的桌椅、沙发等家具进行定期检查和维护，如有损坏及时进行维修或更换。做好会议室物品的出入库登记工作，确保物品的数量和质量准确无误。五、违规处理1.违规行为未按规定提前申请会议室，擅自占用会议室。未按申请时间使用会议室，擅自延长或更改使用时间。将会议室用于非工作用途。损坏会议室的设施设备，未及时通知行政部门或未按规定进行赔偿。在会议室吸烟、使用明火或存放易燃易爆物品。会议结束后未及时清理会议室，或未将会议室恢复原状。其他违反会议室使用制度的行为。2.处理措施对于首次违规的员工，行政部门将给予口头警告，并要求其立即改正违规行为。对于多次违规或情节严重的员工，行政部门将视情节轻重给予书面警告、罚款、限制使用会议室等处理措施，并将处理结果通报全公司。因违规行为给公司造成经济损失的，违规人员应按照公司规定进行赔偿。外部人员违反本制度的，公司有权拒绝其继续使用会议室，并视情节轻重采取相应的措施。六、附则1.本制度自发布之日起生效实施，如有未尽事宜，由行政部门负责解释和修订。2.本制度应根据公司的发展和实际情况进行适时调整和完善，确保制度的有效性和适应性。[公司名称][发布日期]以上是一份关于会议室公用制度规