建筑材料询价制度规范

PAGE建筑材料询价制度规范一、总则（一）目的为规范公司建筑材料询价行为，确保采购过程的公正、透明、高效，降低采购成本，保证工程质量，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及建筑材料采购的项目，包括新建工程、改建工程、扩建工程等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保询价活动合法合规。2.公正性原则：询价过程应公平、公正，不受任何利益相关方的干扰，保证所有供应商享有平等的机会。3.透明性原则：询价信息、流程、结果等应公开透明，接受公司内部监督。4.效益性原则：在保证材料质量的前提下，通过合理询价降低采购成本，提高公司经济效益。二、询价职责分工（一）采购部门1.负责组织建筑材料询价工作，制定询价计划，明确询价范围、时间节点等要求。2.收集、整理供应商信息，建立供应商数据库，并定期更新维护。3.向潜在供应商发送询价文件，接收报价文件，进行初步审核和比较分析。4.与供应商进行商务谈判，确定最终采购价格、交货期、质量标准等条款。5.负责采购合同的签订、执行和跟踪，协调解决采购过程中的问题。（二）工程部门1.根据工程设计要求和施工进度计划，提供准确的建筑材料规格、型号、数量等技术要求。2.协助采购部门对供应商提供的产品进行技术评审，确保其符合工程实际需求。3.参与采购合同的技术条款审核，对材料质量验收标准提出意见和建议。4.在施工过程中，对采购材料的质量进行监督检查，及时反馈质量问题。（三）质量部门1.制定建筑材料质量检验标准和验收流程，确保采购材料符合质量要求。2.参与供应商的考察和评估，对供应商的质量管理体系进行审核。3.负责对采购材料进行到货检验和抽检，出具质量检验报告。4.对不合格材料的处理提出意见和建议，跟踪整改情况。（四）财务部门1.参与询价文件和采购合同中涉及价格、付款方式等财务条款的审核。2.负责采购资金的预算安排和支付管理，确保资金及时、准确支付。3.对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持和决策建议。三、询价流程（一）询价准备1.采购部门根据工程进度和需求，制定询价计划，明确询价的建筑材料名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间等详细信息。2.收集市场上相关建筑材料的供应商信息，包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、产品质量、价格水平、售后服务等，建立供应商数据库。3.根据询价计划，准备询价文件，询价文件应包括询价函、报价清单、技术规格要求、质量标准、交货期要求、售后服务条款等内容。（二）询价发出1.采购部门向供应商数据库中筛选出的潜在供应商发送询价文件，询价文件应通过邮件、传真、书面送达等方式发送，并确保供应商能够清晰收到。2.在询价文件中明确报价截止时间，要求供应商在规定时间内将报价文件密封送达指定地点或通过指定邮箱发送。（三）报价接收与初步审核1.采购部门在报价截止时间后，接收供应商的报价文件，并进行初步审核。审核内容包括报价文件的完整性、报价的准确性、交货期的合理性、质量标准的响应情况等。2.对于不符合要求的报价文件，采购部门应及时与供应商沟通，要求其补充或修正相关内容。（四）供应商筛选与比较1.根据初步审核结果，采购部门对符合要求的供应商进行筛选，选择至少三家以上供应商进入详细比较环节。2.对筛选后的供应商报价进行详细比较，分析价格差异、产品质量、交货期、售后服务等因素，综合评估各供应商的优势和劣势。3.可以采用价格比较法、综合评分法等方法进行供应商比较，确定潜在的中标供应商。（五）商务谈判1.采购部门与潜在中标供应商进行商务谈判，进一步明确采购价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.在谈判过程中，采购部门应坚持原则，争取最有利的采购条件，同时也要充分考虑供应商的合理诉求，寻求双方都能接受的解决方案。3.谈判结束后，采购部门应整理谈判记录，形成谈判纪要，双方签字确认。（六）确定中标供应商1.根据商务谈判结果，采购部门综合考虑各方面因素，确定中标供应商，并填写《建筑材料采购中标供应商审批表》。2.《建筑材料采购中标供应商审批表》应包括供应商名称、地址、联系方式、采购材料名称、规格、型号、数量、中标价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等内容，报公司相关领导审批。3.经公司领导审批同意后，采购部门向中标供应商发出中标通知书，同时通知未中标供应商。（七）合同签订1.采购部门与中标供应商签订采购合同，采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购材料的规格、型号、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应提交公司法律部门或法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。3.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。四、询价文件编制规范（一）基本要求1.询价文件应内容完整、表述清晰、逻辑严谨，避免出现模糊不清或歧义性的条款。2.询价文件应符合国家法律法规及相关行业标准的要求，确保采购活动的合法性。（二）内容构成1.询价函：明确询价的目的、范围、要求等基本信息，告知供应商报价截止时间、报价方式等相关事项。2.报价清单：列出询价建筑材料的名称、规格、型号、数量、单价、总价等详细信息，要求供应商按照统一格式填写报价。3.技术规格要求：详细描述建筑材料的技术参数、性能指标、质量标准等要求，确保供应商提供的产品符合工程实际需求。4.质量标准：明确建筑材料的质量验收标准和方法，包括验收依据、验收流程、验收人员等内容。5.交货期要求：规定建筑材料的交货时间、交货地点等要求，确保供应商能够按时、按地交货。6.售后服务条款：明确供应商应提供的售后服务内容，如质保期、维修保养、技术支持等要求。7.其他条款：根据具体询价项目的特点，可增加其他相关条款，如包装要求、运输方式、保险责任等。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应根据询价项目的需求，从供应商数据库中筛选出符合要求的潜在供应商。潜在供应商应具备合法经营资质、良好的商业信誉、稳定的生产能力、可靠的产品质量、合理的价格水平和完善的售后服务体系。2.对于新的供应商，采购部门应进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、生产设备、技术能力、人员素质等情况，并收集相关证明材料。3.采购部门可以邀请工程部门、质量部门等相关人员参与供应商的考察和评估，综合各方面意见确定最终的供应商名单。（二）供应商评估1.采购部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合度等方面。2.评估方式可以采用问卷调查、实地考察、数据分析、客户反馈等多种形式，确保评估结果客观、准确。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，可给予更多的合作机会和优惠政策；对于不合格供应商，应及时淘汰，并在供应商数据库中删除其信息。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对于表现优秀的供应商，给予表彰、奖励、优先合作等激励措施，提高供应商的积极性和合作意愿。2.建立供应商约束机制，对于违反采购合同约定、产品质量出现问题、交货期延误等情况的供应商，采取警告、罚款、暂停合作、终止合同等约束措施，维护公司的合法权益。六、询价监督与审计（一）内部监督1.公司内部设立专门的监督部门或岗位，对建筑材料询价过程进行全程监督，确保询价活动的公正、透明、合规。2.监督部门或岗位应定期检查询价文件的编制、发出、接收、审核等环节，检查供应商筛选、比较、谈判等过程的合规性，检查采购合同的签订、执行等情况。3.对于发现的问题，监督部门或岗位应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到妥善解决。（二）审计监督1.公司审计部门应定期对建筑材料采购项目进行审计，包括询价过程、采购合同、采购成本、采购效益等方面的审计。2.审计部门应审查询价文件的合法性、完整性，审查采购合同的签订、执行情况，审查采购成本的核算和控制情况，审查采购效益的实现情况等。3.对于审计发现的问题，审计部门应出具审计报告，提出改进建议，并督促相关部门进行整改。七、询价档案管理（一）档案内容1.询价文件：包括询价计划、询价函、报价清单、技术规格要求、质量标准、交货期要求、售后服务条款等。2.报价文件：供应商提交的报价文件，包括报价单、技术方案、质量保证文件等。3.谈判记录：与供应商商务谈判的记录，包括谈判纪要、双方签字确认的文件等。4.中标供应商审批表：确定中标供应商的审批文件，包括供应商基本信息、采购材料信息、中标价格、交货期、质量标准等。5.采购合同：与中标供应商签订的采购合同。6.其他相关文件：如供应商考察报告、评估报告、监督检查记录、审计报告等。（二）档案管理要求1.采购部门应指定专人负责询价档案的管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性。2.询价档案应按照项目分类，建立电子档案和纸质档案，电子档案应进行备