企业会议议事制度规范

PAGE企业会议议事制度规范一、总则（一）目的为了规范公司会议议事程序，提高会议效率，确保决策科学、民主、透明，促进公司各项工作的顺利开展，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于董事会会议、经理办公会、部门例会、专题会议等。（三）基本原则1.依法依规原则：会议议事必须符合国家法律法规和行业标准，确保公司运营合法合规。2.民主集中原则：充分发扬民主，广泛听取意见，在民主基础上进行集中决策。3.高效务实原则：注重会议效率，精简会议程序，提高决策质量，解决实际问题。4.公开透明原则：涉及公司重大决策、重要事项的会议，应在规定范围内公开相关信息，确保员工知情权。二、会议分类及职责（一）董事会会议1.职责：对公司发展战略、经营方针、投资计划等重大事项进行决策。选举和更换董事，决定有关董事的报酬事项。审议批准公司的年度财务预算方案、决算方案、利润分配方案和弥补亏损方案。决定公司内部管理机构的设置，聘任或者解聘公司经理及其报酬事项，并根据经理的提名决定聘任或者解聘公司副经理、财务负责人及其报酬事项。制定公司增加或者减少注册资本以及发行公司债券的方案。拟订公司合并、分立、解散或者变更公司形式的方案。审议批准公司的基本管理制度。公司章程规定的其他职权。2.参会人员：全体董事。3.召集与主持：由董事长召集和主持；董事长不能履行职务或者不履行职务的，由半数以上董事共同推举一名董事召集和主持。（二）经理办公会1.职责：贯彻执行董事会决议，组织实施公司年度经营计划和投资方案。拟订公司内部管理机构设置方案。拟订公司的基本管理制度。制定公司的具体规章。提请聘任或者解聘公司副经理、财务负责人。决定聘任或者解聘除应由董事会决定聘任或者解聘以外的负责管理人员。审议公司年度财务预算、决算、利润分配和亏损弥补等方案，并提交董事会审议。审议公司重大投资、融资、资产处置、对外担保等事项，并提交董事会审议。审议公司重要合同、协议的签订和变更事项，并提交董事会审议。协调公司各部门之间的工作，解决工作中的重大问题。其他需要经理办公会审议的事项。2.参会人员：公司经理、副经理、财务负责人等高级管理人员。3.召集与主持：由公司经理召集和主持。（三）部门例会1.职责：总结本部门上周工作完成情况，分析存在的问题及原因。安排本周工作计划，明确工作重点和目标。传达公司相关会议精神和工作要求，确保部门工作与公司整体目标一致。沟通协调部门内部工作，解决工作中出现的矛盾和问题。汇报本部门近期工作进展及需要公司协调解决的事项。2.参会人员：本部门全体员工。3.召集与主持：由部门负责人召集和主持。（四）专题会议1.职责：针对公司特定事项或问题召开，深入研究分析，提出解决方案或建议。2.参会人员：根据会议主题确定，包括相关部门负责人、专业人员及其他相关人员。3.召集与主持：由相关领导或部门负责人根据需要召集和主持。三、会议组织与安排（一）会议计划1.公司办公室负责制定年度会议计划，明确各类会议的召开时间、频率、参会人员等，并报公司领导审批。2.各部门如需召开临时性会议，应提前向公司办公室提交申请，说明会议主题、时间、地点、参会人员等，经批准后纳入会议计划。（二）会议通知1.会议召集人应提前[X]个工作日将会议通知发送给参会人员，通知内容包括会议主题、时间、地点、议程、参会要求等。2.重要会议应采用书面通知或电子邮件通知，并要求参会人员确认是否参加；紧急会议可采用电话通知，但事后应补发书面通知。（三）会议准备1.会议召集人应提前组织相关人员准备会议资料，包括会议议程、汇报材料、议案等，并确保资料内容准确、完整。2.会议主持人应提前熟悉会议议程和资料，明确会议目的和重点，做好会议主持准备。3.会议组织人员应提前安排好会议场地、设备等，确保会议顺利进行。四会议议事程序（一）会议签到参会人员应按时到达会议地点签到，不得无故缺席、迟到或早退。因特殊情况不能参加会议的，应提前向会议召集人请假，并安排人员代为参会。（二）会议开场1.会议主持人宣布会议开始，介绍参会人员，说明会议主题、议程和目的。2.如有需要，主持人可对上次会议决议执行情况进行简要回顾。（三）议题汇报与讨论1.按照会议议程，相关人员依次进行议题汇报，汇报内容应简洁明了、重点突出，数据准确、分析客观。2.参会人员对汇报内容进行讨论，发表意见和建议，充分交流沟通。讨论过程中应尊重他人发言，不得打断或强行发表个人观点。3.主持人应引导会议讨论方向，确保讨论围绕议题进行，避免偏离主题或出现混乱局面。对于讨论中出现的争议和分歧，应组织参会人员进行深入分析，寻求解决方案。（四）决策形成1.对于一般性议题，经充分讨论后，主持人可根据多数人的意见形成决议，并明确决议执行责任人、时间节点和要求。2.对于重大事项或涉及多个部门的复杂议题，应在充分讨论的基础上，进行表决。表决方式可采用举手表决、投票表决等，具体方式由主持人根据议题性质和参会人员情况确定。3.决策形成后，应记录在案，并及时传达给相关部门和人员执行。（五）会议总结1.会议主持人对会议进行总结，强调会议重点和决议要点，明确下一步工作方向和要求。2.主持人宣布会议结束。五、会议记录与纪要（一）会议记录1.公司办公室应指定专人负责会议记录，记录人员应具备良好的文字表达能力和速记能力，确保记录内容准确、完整、清晰。2.会议记录应包括会议基本信息（会议名称、时间、地点、参会人员等）、会议议程、议题汇报内容、讨论发言要点、决策结果等。3.会议记录应采用电子文档和纸质文档两种形式保存，电子文档应定期备份，纸质文档应妥善保管，以备查阅。（二）会议纪要1.会议结束后，会议召集人应及时组织撰写会议纪要，纪要内容应客观、准确地反映会议讨论情况和决策结果。2.会议纪要应在[X]个工作日内完成，并发送给参会人员及相关部门负责人审阅。如有修改意见，应及时反馈给撰写人进行修改。3.经审阅通过的会议纪要应作为公司重要文件存档，作为工作执行和监督检查的依据。六、会议决议执行与监督（一）决议执行1.会议决议形成后，相关部门和人员应按照决议要求认真组织实施，明确工作责任，制定具体工作计划和措施，确保决议得到有效执行。2.决议执行过程中，如遇特殊情况需要调整或变更决议内容的，应及时向会议召集人或公司领导汇报，并经批准后方可进行调整。（二）监督检查1.公司办公室负责对会议决议执行情况进行跟踪检查，定期向公司领导汇报决议执行进展情况。2.对于执行不力或未按决议要求