刻章保管制度规范要求

PAGE刻章保管制度规范要求一、总则（一）目的为加强公司/组织刻章的管理，确保印章的安全使用，维护公司/组织的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部所有刻制的印章，包括但不限于公章、财务章、合同章、法人章、部门章等。（三）基本原则1.合法性原则：印章的刻制、使用和保管必须符合国家法律法规及相关行业标准的要求。2.安全性原则：确保印章的安全存放，防止印章被盗用、冒用、丢失等情况发生。3.规范性原则：印章的使用必须严格按照规定的程序和权限进行，确保使用的规范性和准确性。4.责任性原则：明确印章保管和使用人员的责任，对违规行为进行严肃追究。二、印章的刻制（一）刻制申请1.因工作需要刻制印章的部门或个人，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章的名称、用途、规格等信息。2.《印章刻制申请表》需经部门负责人审核签字后，报公司/组织管理层审批。（二）刻制审批1.公司/组织管理层根据工作实际需要，对印章刻制申请进行审批。2.审批通过后，由行政部门负责联系具有合法资质的印章刻制单位进行刻制。（三）印章备案1.印章刻制完成后，行政部门应及时将印章的样式、规格等信息报公安机关备案。2.备案完成后，行政部门应将印章的备案回执复印件存档保存。三、印章的保管（一）保管人员1.公司/组织应指定专人负责印章的保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心。2.印章保管人员不得擅自将印章交予他人保管或使用。（二）保管地点1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.严禁将印章存放在办公室无人值守的地方，或与易燃、易爆、腐蚀性物品存放在一起。（三）保管要求1.印章保管人员应妥善保管印章，确保印章的安全。如发现印章丢失、被盗用等情况，应立即报告公司/组织管理层，并采取相应的措施进行处理。2.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章的完好无损。如发现印章有损坏、变形等情况，应及时报告公司/组织管理层，并申请更换印章。3.印章保管人员应严格遵守印章保管制度，不得擅自使用印章或为他人违规使用印章提供便利。四、印章的使用（一）使用范围1.公司/组织印章的使用必须严格按照规定的范围进行，不得超出规定的使用范围使用印章。2.印章的使用范围一般包括但不限于以下方面：以公司/组织名义对外签订的合同、协议等文件；公司/组织的各类公文、函件、报表等；公司/组织的财务收支凭证、税务申报资料等；其他需要使用印章的文件或事项。（二）使用流程1.用印申请：因工作需要使用印章的部门或个人，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印的事由、文件名称、文号、用印数量等信息。2.审核签字：《印章使用申请表》需经部门负责人审核签字后，报公司/组织管理层审批。3.审批通过：公司/组织管理层根据工作实际需要，对用印申请进行审批。审批通过后，方可使用印章。4.印章使用：印章保管人员应根据审批通过的《印章使用申请表》，在指定的位置加盖印章，并在《印章使用登记表》上登记用印的日期、事由、文件名称、文号、用印数量、审批人等信息。5.用印监督：印章使用过程中，印章保管人员应进行现场监督，确保印章的正确使用。如发现违规使用印章的情况，应立即制止，并报告公司/组织管理层。（三）特殊情况处理1.紧急情况下需要使用印章的，可由公司/组织管理层授权相关人员先行使用印章，但事后必须及时补办用印申请手续。2.因工作需要在空白纸张、合同文本等上预先加盖印章的，必须经公司/组织管理层批准，并在使用完毕后及时收回。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司/组织名称变更、机构调整、印章损坏等原因，需要停用印章的，由行政部门填写《印章停用申请表》，报公司/组织管理层审批。2.审批通过后，行政部门应及时通知印章保管人员停止使用印章，并将印章收回妥善保管。（二）销毁1.停用的印章应及时进行销毁，销毁工作由行政部门负责组织实施。2.印章销毁前，行政部门应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章的名称、规格、停用原因等信息，并报公司/组织管理层审批。审批通过后，方可进行印章销毁。3.印章销毁时，应至少有两名以上人员在场监督，并在《印章销毁登记表》上签字确认。印章销毁后，应将销毁的印章拍照存档保存。六、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织应建立健全印章管理的内部监督机制，定期对印章的保管、使用情况进行检查。2.内部审计部门应定期对印章管理情况进行审计，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）外部监督1.公司/组织应积极配合公安机关等相关部门的监督检查，如实提供印章管理的有关情况。2.如发现印章管理存在违规行为，应及时整改，并接受相关部门的处罚。七、责任追究（一）违规行为界定1.未经批准擅自刻制印章的；2.擅自使用印章或为他人违规使用印章提供便利的；3.印章保管不善，导致印章丢失、被盗用、冒用等情况发生的；4.未按规定程序使用印章的；5.其他违反印章保管制度规范要求的行为。（二）责任追究措施1.对于违反印章保管制度规范要求的行为，公司/组织将视情节轻重，给予相应的纪律处分，包括警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等。2.如因违规行为给公司/组织造成经济损失的，应依法承担赔偿责任。3.如构成犯罪的，将依法追究刑事责任。八、附则（一）解释权本制度由公司