规范报销审批制度汇编

PAGE规范报销审批制度汇编一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范报销审批流程，确保公司各项费用支出合理、合规、透明，提高资金使用效益，特制定本报销审批制度汇编。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在执行公司业务过程中发生的各类费用报销。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的实际发生情况。2.合理性原则：费用支出应符合公司业务实际需要，具有合理性和必要性。3.合规性原则：报销行为必须严格遵守国家法律法规、财务制度以及公司相关规定。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，避免逾期。二、报销范围（一）差旅费1.员工因公务出差发生的交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费等。2.出差审批流程应严格按照公司规定执行，明确出差事由、时间、地点等信息。（二）业务招待费1.因公司业务需要招待客户、合作伙伴等发生的餐饮、住宿、礼品等费用。2.招待费应遵循必要、合理、适度的原则，严格控制支出标准，并提前履行审批手续。（三）办公用品费1.购置办公所需的文具、纸张、电脑耗材、办公设备等费用。2.办公用品采购应遵循集中采购、按需领用的原则，建立相应的采购审批和领用登记制度。（四）通讯费1.员工因工作需要发生的手机通讯费用、固定电话费用等。2.根据公司规定，按照不同岗位和业务需求制定通讯费补贴标准或实报实销规定。（五）培训费1.员工参加与工作相关的培训课程、研讨会、讲座等发生的培训费用。2.培训费用报销需提供培训通知、培训发票、培训考核记录等相关证明材料。（六）会议费1.公司组织召开会议发生的场地租赁、会议设备租赁、资料印刷、餐饮等费用。2.会议费报销应提供会议通知、参会人员名单、会议费用明细清单等资料。三、报销流程（一）费用申请1.员工在费用发生前，应根据业务需要填写相应的费用申请表，详细注明费用事由、金额、预计发生时间等信息。2.费用申请表需经部门负责人审核签字，确认费用的合理性和必要性。（二）报销凭证准备1.员工应在费用发生后及时收集整理相关报销凭证，包括发票、收据、清单、合同等。2.报销凭证应符合国家法律法规和公司财务制度的要求，内容完整、字迹清晰、印章齐全。（三）报销审批1.员工将填写完整的费用报销单及相关凭证提交给部门负责人进行初审。2.部门负责人应重点审核费用的真实性、合理性以及是否符合公司业务需求，审核通过后签字确认。3.报销单及凭证提交给财务部门进行复审。财务人员应审核报销凭证的合法性、合规性以及费用计算的准确性，如有疑问可要求报销人补充说明或提供相关证明材料。4.财务复审通过后，根据公司审批权限规定，提交给相应层级的领导进行最终审批。5.各级领导应根据公司财务政策和实际情况，对报销事项进行全面审查，做出审批决定。（四）报销支付1.经最终审批通过的报销申请，财务部门按照公司规定的支付方式和时间安排进行款项支付。2.对于采用银行转账方式支付的报销款项，财务人员应确保收款信息准确无误；对于采用现金支付的，应严格按照现金管理规定办理。四、报销标准（一）差旅费标准1.交通费飞机票：根据出行目的、时间等因素，按照公司规定等级乘坐相应舱位，具体标准由公司另行制定。火车票：优先选择高铁二等座、动车二等座，特殊情况需乘坐一等座或软卧的，需提前履行审批手续。长途汽车票：按照实际票价报销，但不得超过合理区间。市内交通费：根据出差地区不同，按照一定标准给予报销，可采用定额补贴或实报实销的方式。2.住宿费根据出差地区的经济水平和城市类别，划分不同的住宿标准等级，员工应在标准范围内选择合适的住宿酒店。具体标准如下：一线城市：[X]元/晚二线城市：[X]元/晚三线及以下城市：[X]元/晚3.伙食补助费按照出差自然（日历）天数计算，给予一定标准的伙食补助，具体标准为：一线城市：[X]元/天二线城市：[X]元/天三线及以下城市：[X]元/天4.市内交通费根据出差实际情况，按照一定标准给予市内交通补贴，可采用定额补贴或实报实销的方式，具体标准由公司另行规定。（二）业务招待费标准1.业务招待费应严格控制在公司年度预算范围内，不得超支。2.招待客户时，应根据招待对象的级别、人数、招待事由等合理安排招待标准，一般情况下，人均招待费用不得超过[X]元。3.招待费报销时，应详细注明招待对象、招待时间、招待地点、招待事由等信息，并附上相应的消费清单。（三）办公用品费标准1.办公用品采购应遵循性价比原则，优先选择质量可靠、价格合理的产品。2.对于批量采购的办公用品，应通过招标、询价等方式确定供应商，确保采购价格合理。3.办公用品的购置应根据实际需求进行，避免浪费。对于价值较高的办公设备，应按照公司固定资产管理规定进行采购和管理。（四）通讯费标准1.根据公司不同岗位的工作性质和业务需求，制定相应的通讯费补贴标准。管理人员：[X]元/月销售人员：[X]元/月其他岗位：[X]元/月2.员工通讯费采用实报实销方式的，应提供正规发票，并确保发票开具内容与实际通讯费用相符。（五）培训费标准1.员工参加外部培训课程，应选择具有资质、信誉良好的培训机构。2.培训费用应根据培训内容、培训时长、培训师资等因素合理确定，报销时需提供培训合同、培训发票等相关证明材料。3.对于公司内部组织的培训，应严格控制培训成本，合理安排培训场地、培训师资等资源。（六）会议费标准1.会议场地租赁应根据会议规模、会议地点等因素选择合适的场地，并签订租赁合同。2.会议设备租赁应根据会议需求合理配备，确保设备正常运行。3.会议资料印刷应控制印刷数量和印刷成本。4.会议餐饮应根据会议时长、参会人数等合理安排标准，避免铺张浪费。会议费报销时，应提供会议费用明细清单，详细注明各项费用支出情况。五、审批权限（一）一般费用审批1.单次报销金额在[X]元以下的费用，由部门负责人审批后，提交财务部门复审即可。2.单次报销金额在[X]元至[X]元之间的费用，经部门负责人审核签字后，报分管领导审批，再提交财务部门复审。（二）重大费用审批1.单次报销金额在[X]元以上的费用，除部门负责人和分管领导审核签字外，还需提交公司总经理审批，最后由财务部门复审。2.涉及重大项目、特殊业务或超过公司年度预算的费用报销，需经过公司管理层集体审议通过后方可报销。六、报销凭证要求（一）发票1.报销发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整、准确，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务内容、金额、税率、税额等。2.发票上应加盖销售方发票专用章，印章清晰可辨。3.对于增值税专用发票，报销人应确保发票已通过税务机关认证，否则不予报销。（二）收据1.行政事业性收费收据、政府性基金收据等财政监制的收据，在规定范围内可作为报销凭证。2.企业自制的收据，如收款收据、内部结算收据等，一般不得作为报销凭证，但在特定情况下，如支付给个人的小额款项、押金等，经公司财务部门认可后可作为报销补充凭证。（三）清单1.对于购买商品或接受服务较多、发票无法详细列示明细的，应提供相应销售方开具的清单，并加盖发票专用章。2.清单内容应与发票内容相符，包括商品名称、规格型号、数量、单价、金额等信息。（四）合同1.涉及经济业务的报销，如采购合同、租赁合同、服务合同等，应提供合同原件或复印件，并加盖合同双方公章或合同专用章。2.合同应明确约定双方的权利义务、费用标准、支付方式、结算期限等条款，作为报销审核的重要依据之一。七、报销时间规定（一）日常费用报销员工应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续，将报销单及相关凭证提交给部门负责人。部门负责人应在收到报销申请后的[X]个工作日内完成初审，财务部门应在收到初审通过的报销单后的[X]个工作日内完成复审和支付。（二）差旅费报销员工出差归来后，应在[X]个工作日内整理好差旅费报销凭证，填写报销单并提交给部门负责人。部门负责人应在收到报销申请后的[X]个工作日内完成初审，财务部门应在收到初审通过的报销单后的[X]个工作日内完成复审和支付。（三）特殊情况处理如因特殊原因无法在规定时间内办理报销手续的，员工应提前向部门负责人和财务部门说明情况，并提交书面申请。经批准后，可适当延长报销时间，但最长不得超过[X]个工作日。八、监督与检查（一）财务监督1.财务部门应定期对公司报销业务进行检查，审查报销凭证的真实性、合法性、合规性以及报销流程的执行情况。2.对于发现的问题，财务部门应及时与相关部门和人员沟通，要求其限期整改，并跟踪整改情况。（二）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对报销审批制度的执行情况进行审计，检查报销业务是否符合公司规定和财务制度要求。2.审计过程中如发现违规行为，应及时提出审计意见和建议，并按照公司规定进行处理。（三）员工