规范招标采购制度

PAGE规范招标采购制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织招标采购活动的管理，规范招标采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及招标采购活动的部门和项目，包括但不限于工程建设、物资采购、服务外包等各类采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：招标采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与招标采购的供应商应一视同仁，提供公平的竞争机会，确保采购过程和结果的公正性。3.公开透明原则：招标采购信息应全面、及时、准确地公开，接受公司内部和社会公众的监督。4.择优选择原则：通过科学合理的评审标准和程序，选择最符合需求、性价比最高的供应商和产品/服务。5.诚实守信原则：参与招标采购活动的各方应诚实守信，履行各自的责任和义务。二、招标采购范围与标准（一）招标采购范围1.工程建设项目：包括新建、改建、扩建的建筑物、构筑物及其附属设施，以及与工程建设有关的设备、材料等采购。2.物资采购项目：涵盖各类生产资料、办公用品、办公设备、原材料、零部件等物资的采购。3.服务外包项目：如咨询服务、技术服务、劳务服务、物流服务、维修保养服务等。（二）招标采购标准1.金额标准单项采购金额达到[X]元及以上的工程建设项目、物资采购项目和服务外包项目，应采用招标方式进行采购。对于金额虽未达到上述标准，但属于公司/组织规定的重要采购项目或涉及公共利益、国家安全等特殊情况项目，也应按照本制度规定的招标程序进行采购。2.其他标准采购项目技术复杂、专业性强，只有少数潜在供应商能够提供的，经公司/组织相关部门评估认定后，可采用邀请招标方式。对于一些紧急采购项目，若采用招标方式可能影响项目进度的，经批准可采用竞争性谈判、询价等非招标采购方式，但需严格按照相应程序进行。三、招标采购流程（一）采购需求提出1.使用部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、质量标准、交货时间、交货地点等内容。对于工程建设项目，还需提供项目的初步设计方案、施工图等相关资料。对于服务外包项目，应明确服务内容、服务期限、服务质量要求等。2.《采购需求申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门部门负责人需对采购需求的合理性、必要性进行审核，确保需求真实、准确、符合业务实际。（二）采购部门初审1.采购部门收到《采购需求申请表》后，进行初步审查审查采购需求是否符合公司/组织的战略规划和业务发展需要。核对采购项目的金额是否达到招标采购标准，若未达到，判断是否属于特殊情况需采用招标方式。检查采购需求的描述是否清晰、准确，技术要求和质量标准是否明确。2.初审通过后，采购部门制定采购计划根据采购需求，确定采购方式（招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等）。明确采购时间安排，包括招标公告发布时间、投标截止时间、开标时间、评标时间等。组织成立采购项目小组，明确小组成员的职责分工。（三）招标采购文件编制1.采购项目小组根据采购需求和采购方式，编制招标采购文件招标采购文件应包括招标公告（或邀请函）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等内容。对于工程建设项目的招标采购文件，还应包含工程量清单、工程预算控制价等。招标采购文件应明确采购项目的各项要求和标准，确保供应商能够准确理解并作出响应。2.招标采购文件编制完成后，经采购部门负责人审核，报公司/组织分管领导审批审核重点包括文件内容的完整性、准确性、合法性，以及评审标准的合理性、公正性等。分管领导审批通过后，方可发布招标采购文件。（四）招标公告发布（或邀请函发出）1.对于公开招标项目采购部门按照规定的媒体和渠道发布招标公告，公告内容应包括采购项目的基本情况、招标采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间和地点等。招标公告应在公司/组织官方网站、相关行业网站、政府采购信息发布平台等同时发布，确保信息广泛传播。2.对于邀请招标项目采购部门向经过资格预审的潜在供应商发出邀请函，并提供招标采购文件。邀请函应明确邀请供应商的名称、采购项目的详细信息、投标要求等内容。（五）供应商报名与资格审查1.供应商在规定时间内报名参加投标报名时需提交营业执照副本、资质证书、业绩证明、法定代表人授权书等相关证明材料。采购部门对报名供应商进行资格审查，核实其提供资料的真实性、有效性和完整性。2.资格审查合格的供应商，采购部门向其发售招标采购文件收取一定的文件工本费，并开具相应票据。告知供应商阅读招标采购文件的注意事项和相关要求。（六）投标文件接收与开标1.在投标截止时间前，供应商将密封的投标文件送达指定地点采购部门安排专人负责接收投标文件，并进行登记。检查投标文件的密封情况，确保投标文件在开标前未被拆封。2.开标时间到达后，采购部门组织开标会议开标会议由采购项目小组主持，邀请公司/组织相关部门人员、监督人员等参加。在开标现场，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标报价、交货期、质量承诺等主要内容，并做好记录。（七）评标1.开标结束后，采购项目小组按照评标办法对投标文件进行评审评标过程应遵循公平、公正、科学、择优的原则，对投标文件的商务部分、技术部分、价格部分等进行综合评审。评审过程中，可要求投标人对投标文件中的疑问进行澄清或说明，但不得改变投标文件的实质性内容。2.评标结果采用综合评分法或最低价评标法等确定中标候选人综合评分法应根据采购项目的特点和需求设置合理的评审因素和权重，对各投标人进行量化打分，得分最高者为中标候选人。最低价评标法在满足采购需求的前提下，选择投标报价最低的投标人为中标候选人。3.评标完成后，采购项目小组编写评标报告评标报告应包括项目概况、评标过程、评标结果等内容，并由评标委员会成员签字确认。（八）中标通知与合同签订1.采购部门根据评标报告，确定中标人，并向中标人发出中标通知书中标通知书应明确中标项目的名称、中标金额、中标范围、交货时间、质量标准等主要内容。同时，将中标结果通知所有未中标的投标人，并退还其投标保证金（如有）。2.中标人在收到中标通知书后的规定时间内，与采购部门签订合同合同应按照招标采购文件和投标文件的内容签订，并明确双方的权利和义务。合同签订前，采购部门应对合同条款进行审核，确保合同合法合规且符合公司/组织利益。（九）采购项目验收1.采购项目完成后，使用部门负责组织验收验收人员应根据合同要求和相关标准，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行逐一核对。对于工程建设项目，应按照工程验收规范进行验收，包括工程质量验收、竣工结算等。对于物资采购项目，应检查物资的外观、性能、质量等是否符合要求。对于服务外包项目，应评估服务的完成情况、服务质量是否达到合同约定标准。2.验收合格后，使用部门填写《采购项目验收报告》，并经相关人员签字确认《采购项目验收报告》应包括采购项目名称、合同编号、验收日期、验收内容、验收结论等内容。验收报告作为支付采购款项的重要依据。四、监督与管理（一）内部监督1.公司/组织设立专门的监督部门或指定专人负责对招标采购活动进行全程监督监督人员应参与招标采购文件的审核、开标、评标等关键环节，确保采购过程合法合规、公正透明。对发现的违规行为及时提出纠正意见，并向公司/组织领导报告。2.建立招标采购活动投诉举报机制鼓励公司/组织内部员工对招标采购过程中的违规行为进行投诉举报。设立专门的投诉举报邮箱和电话，并对投诉举报内容进行及时调查处理，保护举报人权益。（二）外部监督1.主动接受政府相关部门的监督检查对于涉及政府采购、工程建设项目招投标等依法必须进行招标的项目，严格按照国家有关规定接受政府监管部门的监督。积极配合政府部门的检查工作，如实提供相关资料和信息。2.邀请社会公众参与监督在招标公告中明确告知社会公众有权对招标采购活动进行监督，并公布监督渠道。对于社会公众提出的质疑和意见，及时进行回复和处理，维护公司/组织良好形象。（三）档案管理1.采购部门负责建立招标采购项目档案档案内容应包括采购需求申请表、采购计划、招标采购文件、投标文件、评标报告、中标通知书、合同、验收报告等相关资料。档案应按照项目类别和时间顺序进行整理归档，确保档案资料完整、准确、可查。2.招标采购项目档案保存期限按照国家法律法规和公司/组织规定执行一般情况下，档案保存期限不少于[X]年，以备后续审计、查询等需要。五、责任追究（一）对供应商的责任追究1.供应商在招标采购活动中存在以下违规行为的，应承担相应责任提供虚假材料谋取中标、成交的。采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的。向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的。在招标采购过程中拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。2.对于供应商的违规行为，公司/组织有权采取以下措施取消其参与公司/组织招标采购活动的资格，并在一定期限内禁止其进入公司/组织供应商名录。没收其投标保证金（如有），并要求其赔偿公司/组织因此遭受的损失。将供应商的违规行为向相关政府部门报告，建议依法给予行政处罚。（二）对公司/组织内部人员的责任追究1.公司/组织内部人员在招标采购活动中存在以下违规行为的，应给予相应处分违反招标采购程序，擅自决定采购方式、采购结果的。泄露招标采购机密信息的。