规范采购制度及流程

PAGE规范采购制度及流程一、总则（一）目的为了加强公司采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司利益，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于公司内所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，确保采购过程公平公正。3.效益原则：在保证质量的前提下，降低采购成本，提高采购效益。4.诚实守信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系。二、采购组织与职责（一）采购部门1.负责采购制度的执行和流程的优化：根据公司需求，制定采购计划，组织实施采购活动。2.供应商管理：开发、评估、选择和管理供应商，建立供应商档案。3.采购合同管理：起草、审核和签订采购合同，跟踪合同执行情况。4.采购成本控制：通过谈判、招标等方式降低采购成本，提高采购效益。（二）需求部门1.提出采购需求：根据业务需要，准确、及时地提出采购申请，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等。2.参与采购过程：协助采购部门进行供应商选择、采购谈判等工作，提供专业意见。3.验收采购物资或服务：对采购的物资或服务进行验收，确保符合要求。（三）财务部门1.资金管理：审核采购预算，确保采购资金的合理安排和使用。2.支付管理：按照采购合同约定，及时办理采购款项的支付手续。3.财务监督：对采购活动进行财务监督，确保采购成本的合理性和合规性。（四）审计部门1.审计监督：对采购活动进行定期或不定期审计，检查采购制度的执行情况和采购流程的合规性。2.问题整改：对审计发现的问题提出整改意见，督促相关部门进行整改。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门填写采购申请表：详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.部门负责人审核：对采购申请的必要性、合理性进行审核，签字确认后提交给采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请后进行初步审核：检查申请内容是否完整、准确，采购需求是否符合公司规定。2.根据采购金额大小进行分级审批：小额采购（金额在[X]元以下）：由采购部门负责人审批。中额采购（金额在[X]元至[X]元之间）：由采购部门负责人审核后，报分管领导审批。大额采购（金额在[X]元以上）：由采购部门负责人审核，分管领导审核后，报总经理审批。（三）采购计划制定1.采购部门根据审批通过的采购申请制定采购计划：明确采购方式、采购时间、采购预算等。2.采购计划应合理安排采购进度：避免因采购不及时影响公司业务正常开展。（四）供应商选择与管理1.供应商开发：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。2.供应商评估：对潜在供应商进行实地考察、资质审核、业绩评估等，综合评估供应商的实力、信誉、产品质量、价格等因素。3.供应商选择：根据评估结果，选择合适的供应商，并与其签订合作协议。4.供应商管理：定期对供应商进行考核，建立供应商激励和淘汰机制，确保供应商持续满足公司需求。（五）采购实施1.采购方式选择：根据采购物资或服务的特点、金额大小等因素，选择合适的采购方式，如招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。2.招标采购：编制招标文件：明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告：通过公司官网、专业招标平台等渠道发布招标公告，吸引潜在供应商参与投标。开标、评标、定标：按照招标文件规定的时间和地点开标，组织评标委员会进行评标，确定中标供应商。3.竞争性谈判采购：确定谈判供应商：从符合条件的供应商中选择不少于三家的供应商进行谈判。谈判文件编制：明确谈判的程序、内容、要求等。谈判过程：与供应商进行谈判，就采购物资或服务的价格、质量、交货期等条款进行协商。确定成交供应商：根据谈判结果，确定成交供应商。4.询价采购：向不少于三家的供应商发出询价函：明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等，要求供应商报价。比较供应商报价：选择报价合理、质量可靠的供应商作为成交供应商。5.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式时，采购部门应提供充分理由，并按照规定的审批程序进行审批。6.签订采购合同：采购部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、质量、价格、交货期、付款方式、违约责任等条款。7.采购合同审核：采购合同签订前，应提交给法务部门和财务部门进行审核，确保合同合法合规、条款清晰、风险可控。8.合同执行跟踪：采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交付物资或服务。（六）验收1.验收准备：需求部门在采购物资或服务到货前，应做好验收准备工作，包括制定验收方案、准备验收工具等。2.验收实施：采购物资或服务到货后，需求部门按照验收方案进行验收，可以邀请质量检验部门、技术部门等相关人员参与验收。验收内容包括物资或服务的数量、规格、质量、性能等方面。3.验收报告：验收合格后，需求部门应填写验收报告，签字确认。验收不合格的，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。（七）付款1.付款申请：采购部门根据采购合同约定和验收情况，填写付款申请单，附上采购合同、验收报告、发票等相关凭证。2.付款审批：付款申请单按照公司财务审批流程进行审批，确保付款的准确性和合规性。3.付款执行：财务部门根据审批通过的付款申请单，及时办理付款手续，支付采购款项。四、采购风险管理（一）风险识别1.供应商风险：供应商破产、违约、产品质量问题等。2.采购价格风险：市场价格波动、采购成本失控等。3.采购合同风险：合同条款不完善、合同执行过程中出现纠纷等。4.采购人员风险：采购人员贪污受贿、泄露公司商业机密等。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估：分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果：确定风险等级，采取相应的风险应对措施。（三）风险应对1.供应商风险管理：加强供应商管理，定期评估供应商，建立供应商风险预警机制，及时发现和解决供应商问题。2.采购价格风险管理：关注市场价格动态，通过谈判、招标等方式降低采购成本，签订价格调整条款，应对价格波动风险。3.采购合同风险管理：加强合同审核，完善合同条款，规范合同执行过程，及时处理合同纠纷。4.采购人员风险管理：加强采购人员培训和监督，建立廉洁自律制度，防止采购人员违规行为。五、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：采购物资或服务的实际采购价格与预算价格的差异率。2.采购质量：采购物资或服务的验收合格率。3.采购交货期：采购物资或服务的按时交货率。4.供应商满意度：供应商对公司采购工作的满意度评价。5.内部客户满意度：需求部门对采购部门工作的满意度评价。（二）评估方法1.定期评估：每月或每季度对采购绩效进行评估，收集相关数据，计算评估指标得分。2.对比分析：将采购绩效与历史数据、同行业数据进行对比分析，找出差距和改进方向。3.问卷调查：通过向供应商和内部客户发放调查问卷方式收集满意度评价。（三）评估结果应用1.根据评估结果：对采购部门和采购人员进行奖惩，激励采购人员提高工作